Qualifikationsmatrix in der Produktion: eine praktische Anleitung

Die meisten Schichtleiter haben eine Qualifikationsmatrix im Kopf. Sie wissen, wer welche Station fahren kann, wer eine Störung beheben kann und wen man an der neuen Linie besser noch nicht allein lässt. Das funktioniert, bis der Schichtleiter im Urlaub ist, ein Audit Nachweise verlangt oder in derselben Nacht drei Leute krank sind.

Eine Qualifikationsmatrix bringt dieses Wissen auf eine Seite. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine Matrix für ein Produktionsteam aufbauen, wie Sie darin Lücken erkennen und wie Sie sie auf dem aktuellen Stand halten.

Was eine Qualifikationsmatrix ist

Eine Qualifikationsmatrix ist eine Tabelle. Auf der einen Seite stehen die Mitarbeitenden, oben die Stationen oder Fähigkeiten, und jede Zelle zeigt, wie gut diese Person diese Tätigkeit beherrscht. Die meisten Werke ergänzen einen zweiten Teil für befristete Qualifikationen, etwa einen Staplerschein oder die Qualifikation als elektrotechnisch unterwiesene Person.

Sie beantwortet ganz praktische Fragen:

Wer kann heute Nacht diese Station übernehmen, wenn der übliche Werker fehlt?
Welche Stationen hängen an einer einzigen Person?
Wen sollten wir als Nächstes schulen, und worin?
Wer kann neue Mitarbeitende an dieser Station einarbeiten?
Wessen Zertifikate laufen nächsten Monat ab?

Sie ist außerdem ein Nachweis. Qualitätsmanagementnormen wie ISO 9001 verlangen, dass Sie die erforderliche Kompetenz der Mitarbeitenden bestimmen und Nachweise darüber aufbewahren. Eine Qualifikationsmatrix, gestützt auf Schulungsnachweise, ist der übliche Weg, wie Werke das auf einen Blick zeigen.

Eine vierstufige Skala

Sie brauchen eine Skala, die alle gleich lesen. Viele Werke arbeiten mit vier Stufen, oft dargestellt als Kreis, der viertelweise gefüllt wird. Das ist eine verbreitete Skala, keine Norm, und Sie sollten die Formulierungen an Ihr Werk anpassen. Manche Standorte ergänzen eine Stufe 0 für „nicht geschult“, andere nutzen die ILUO-Skala, die nach demselben Prinzip funktioniert.

Stufe	Bedeutung
1	In Einarbeitung. Kann unter Aufsicht an der Station arbeiten.
2	Kann selbstständig nach Standard arbeiten: Qualität, Sicherheit und Taktzeit.
3	Kann mit Problemen und Varianten umgehen: Störungen, Rüstvorgänge, andere Teilenummern, kleinere Fehler.
4	Kann andere an dieser Station schulen.

Zwei Regeln machen die Skala brauchbar:

Jede Stufe braucht einen Nachweis. Der Schritt von 1 auf 2 sollte bedeuten, dass jemand mit Stufe 4 die Person bei der Arbeit nach Standard beobachtet und das abgezeichnet hat, nicht nur, dass sie an einer Schulung teilgenommen hat.
Definieren Sie die Stufen bei Bedarf je Station. „Mit Varianten umgehen“ bedeutet an einer Presse etwas anderes als in der Endmontage. Schreiben Sie für jede Station eine Zeile, was Stufe 3 dort voraussetzt.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Hier eine kleine Matrix für eine Schicht an einer Montagelinie mit vier Stationen.

Werker	Presse 1	Schweißzelle	Endmontage	Dichtheitsprüfung
Werker A	4	2	3	2
Werker B	3	1	2	–
Werker C	2	3	2	1
Werker D	–	2	4	3
Werker E	1	–	2	2

Wer die Matrix zeilen- und spaltenweise liest, erfährt eine Menge:

Schweißzelle: Nur eine Person hat Stufe 3 (Werker C). Fehlt C, kann in dieser Schicht niemand eine Störung in der Zelle beheben.
Schweißzelle: Außerdem hat niemand Stufe 4, also kann in dieser Schicht niemand einen neuen Schweißer einarbeiten. Die Schulung hängt von einer anderen Schicht ab.
Dichtheitsprüfung: Eine Person hat Stufe 3, zwei haben Stufe 2. Das ist knapp, aber machbar.
Endmontage ist gut abgedeckt: Alle haben mindestens Stufe 2, und Werker D kann schulen.
Werker A ist die flexibelste Person in der Schicht. Das ist gut und zugleich ein Risiko. Geht A, verliert Presse 1 ihren einzigen Trainer.

Daraus ergeben sich klare nächste Schulungsprioritäten: eine zweite Person in der Schweißzelle auf Stufe 3 bringen und planen, dass dort jemand Stufe 4 erreicht.

Befristete Qualifikationen und ihre Erneuerung

Manche Fähigkeiten sind an ein Zertifikat gebunden, das abläuft: Stapler- und Kranschein, Qualifikation als elektrotechnisch unterwiesene Person, Erste Hilfe, Löt- oder Schweißzertifikate, kundenspezifische Freigaben. Auch sie gehören in die Matrix, allerdings mit Datum statt Stufe.

Erfassen Sie für jede Qualifikation:

die Person und die Qualifikation,
das Datum des Erwerbs und das Ablaufdatum,
wie lange die Erneuerung dauert, einschließlich der Vorlaufzeit für die Kursbuchung.

Schauen Sie dann nach vorn, nicht nur auf heute. Ein Zertifikat, das in sechs Wochen abläuft, ist schon jetzt ein Problem, wenn der Auffrischungskurs zwei Monate im Voraus ausgebucht ist. Sortieren Sie nach Ablaufdatum und prüfen Sie die Liste jeden Monat.

Lücken erkennen

Legen Sie für jede Station ein Ziel fest und vergleichen Sie die Matrix damit. Ein typisches Ziel könnte lauten: pro Schicht mindestens drei Personen mit Stufe 2 oder höher, mindestens zwei mit Stufe 3 und mindestens eine mit Stufe 4. Die Zahlen hängen von der Station, der Schichtgröße und davon ab, wie kritisch die Station ist.

Achten Sie dann auf diese typischen Lücken:

Schlüsselpersonen ohne Vertretung. Eine Station mit nur einer Person auf Stufe 3 oder nur einer Person auf Stufe 2 in einer Schicht. Ein Krankheitstag legt die Station still oder bremst sie aus.
Kein Trainer. Hat eine Station in einer Schicht niemanden mit Stufe 4, warten neue Mitarbeitende in dieser Schicht oder lernen von jemandem, der noch nicht so weit ist, andere anzulernen.
Ablaufende Zertifikate in der Nachtschicht. Nacht- und Wochenendschichten sind oft kleiner, und ein abgelaufener Schein kann dazu führen, dass niemand mehr für eine Aufgabe qualifiziert ist. Prüfen Sie jede Schicht einzeln.
Menschen, die auf Stufe 1 festhängen. Wer seit Monaten „in Einarbeitung“ ist, braucht entweder eine Bestätigung oder Unterstützung.
Zu starke Abhängigkeit von wenigen flexiblen Leuten. Wenn immer dieselben zwei Namen jede Lücke füllen, sind sie selbst ein Risiko.

Mit Cross-Training schließen Sie die meisten dieser Lücken. Die Matrix zeigt Ihnen, wo Sie anfangen.

Die Matrix aktuell halten

Eine Qualifikationsmatrix nützt nur, wenn sie stimmt. Die meisten veralten, weil sich niemand verantwortlich fühlt.

Legen Sie einen Verantwortlichen fest. In der Regel der Schichtleiter oder Meister des Bereichs. Er pflegt die Matrix, nicht die Personalabteilung.
Aktualisieren Sie sie, wenn etwas passiert. Eine Bestätigung, ein Neuzugang, ein Abgang, eine neue Produktvariante, eine neue Maschine.
Aktualisieren Sie sie, wenn sich Arbeitsanweisungen ändern. Ändert sich ein Arbeitsschritt an einer Station, müssen alle ab Stufe 2 die neue Version sehen. Bis dahin ist ihre Stufe für diese Station fraglich.
Lassen Sie Stufen verfallen. Wer lange nicht an einer Station gearbeitet hat, ist womöglich nicht mehr auf Stufe 3. Legen Sie fest, wie lange eine Stufe ohne Praxis gültig bleibt, und prüfen Sie danach erneut.
Überprüfen Sie sie regelmäßig. Eine kurze monatliche Durchsicht je Bereich, dazu eine Prüfung vor jedem Audit.

Woher die Schulungsnachweise kommen

Die Matrix ist eine Zusammenfassung. Die Nachweise liegen darunter:

abgeschlossene Schulungen und Testergebnisse,
Bestätigungen von Arbeitsanweisungen, aus denen hervorgeht, wer welche Version wann bestätigt hat,
Beobachtungsbestätigungen durch einen Trainer mit Stufe 4,
Zertifikate mit Ausstellungs- und Ablaufdatum.

Liegen diese Nachweise auf Papier vor oder sind sie über Tabellen verstreut, wird die Pflege der Matrix zur lästigen Pflicht, und irgendwann aktualisiert sie niemand mehr. Je mehr Nachweise schon bei der Schulung digital erfasst werden, desto leichter lässt sich die Matrix pflegen.

Neue Mitarbeitende und Zeitarbeitskräfte brauchen besondere Aufmerksamkeit, weil sie am schnellsten auf der Skala aufsteigen und am frühesten wieder gehen. Siehe Einarbeitung von Zeitarbeitskräften und fremdsprachigen Mitarbeitenden in der Fertigung.

Wo REWO ins Spiel kommt

REWO Courses ist keine Qualifikationsmatrix. Es liefert die Schulungs- und Zertifikatsnachweise, aus denen eine Qualifikationsmatrix aufgebaut wird: Schulungspfade, die Arbeitsanweisungen und Wissenstests kombinieren, Bestehenskriterien und Zertifikate mit Blick auf anstehende Erneuerungen. Analytics zeigt, wer welche Version einer Arbeitsanweisung angesehen oder bestätigt hat, und die Daten lassen sich als CSV in die Tabelle, das HR-System oder das Tool exportieren, in dem Ihre Matrix liegt.

Weiterlesen: Cross-Training in der Produktion · REWO Courses · Was ist Erfahrungswissen?