Erfahrungswissen in der Produktion: Was ist das und wie sichern Sie es?

Jedes Werk läuft zum Teil mit Wissen, das nirgends aufgeschrieben ist. Der Einrichter, der weiß, dass die alte Presse eine halbmillimeterdicke Unterlegscheibe unter der Vorrichtung braucht, bevor das erste Teil passt. Der Werker, der eine Minute vor dem Stau hört, dass der Zuführer anders klingt. Der Notbehelf der Nachtschicht für einen Sensor, der klemmt, wenn die Halle kalt ist. Nichts davon steht in der Arbeitsanweisung. Und doch hält all das die Linie am Laufen.

Das ist Erfahrungswissen: das, was erfahrene Leute über ihre Arbeit wissen und was die Dokumentation nicht erfasst. Es ist wertvoll, es ist flüchtig, und meist verlässt es das Werk zusammen mit der Person.

Dieser Beitrag erklärt, was Erfahrungswissen ist, warum es ein Risiko darstellt, wie Sie herausfinden, wer es hat, wie Sie es sichern und wie Sie verhindern, dass es nach der Sicherung veraltet.

Was Erfahrungswissen ist

Erfahrungswissen ist praktisches Know-how, das bei einer kleinen Gruppe von Menschen liegt und mündlich weitergegeben wird, wenn überhaupt. In der Fertigung lässt es sich meist einigen Typen zuordnen:

• Kniffe beim Einrichten. Die Reihenfolge, in der man Spannelemente anzieht, damit sich eine Vorrichtung nicht verzieht, der Versatz, der an einer Maschine funktioniert, aber nicht an ihrer baugleichen Schwester, das Coil eines bestimmten Lieferanten, das einen langsameren Vorschub braucht.
• Frühe Warnzeichen. Das Geräusch, der Geruch, die Vibration oder die Farbe, an denen eine erfahrene Person erkennt, dass gleich etwas schiefgeht.
• Notbehelfe. Was Leute tun, weil die offizielle Methode nicht ganz funktioniert: ein Sensor, gegen den man klopfen muss, ein Teil, das von Hand vorgebogen werden muss, ein Programm, das zweimal neu gestartet werden muss.
• Ermessensentscheidungen. Wann man die Linie anhält, wann ein Grenzteil noch in Ordnung ist, wen man bei welchem Problem anruft.
• Vorgeschichte. Warum ein Schritt auf eine bestimmte Weise gemacht wird, was man vorher versucht hat und warum es nicht funktioniert hat.

Manches davon sollte zur Standardarbeit werden. Manches ist das Symptom eines Problems, das man beheben statt aufschreiben sollte. Erst wenn Sie das Wissen sichern, erkennen Sie, was was ist.

Warum es ein Risiko ist

Erfahrungswissen ist kein Problem, solange die Menschen, die es haben, da sind. Das Problem entsteht, wenn sie nicht da sind.

• Ruhestand. Der Einrichter, der dreißig Jahre an denselben Maschinen gearbeitet hat, geht in Rente. Sein Nachfolger lernt durch Versuch und Irrtum, und Ausbringung und Qualität sinken über Monate.
• Fluktuation. Zeitarbeitskräfte und Beschäftigte mit kurzer Betriebszugehörigkeit nehmen mit, was sie gelernt haben. Wurde das Know-how immer nur durch Über-die-Schulter-Schauen weitergegeben, startet jede neue Kraft mit einer schwächeren Kopie.
• Abwesenheit. Eine Schlüsselperson ist im Urlaub oder krank, und eine Station wird langsamer oder steht, weil niemand sonst den Kniff kennt.
• Linienverlagerungen. Wenn eine Linie in ein anderes Werk oder Land umzieht, wandern die Dokumente mit. Das Erfahrungswissen bleibt bei den Menschen zurück. Genau daran scheitern viele Verlagerungen. Mehr dazu unter Verlagerung von Produktionslinien. Coloplast hat dieselben REWO-Anweisungen genutzt, um die Verlagerung einer Produktionslinie nach Costa Rica zu unterstützen.
• Verdeckte Probleme. Ein Notbehelf, den nur eine Schicht kennt, kann einen echten Fehler an der Anlage oder in der Konstruktion verdecken. Die Technik kann nichts beheben, von dem sie nichts weiß.

Wie Sie herausfinden, wer es hat

Ein formales Wissensaudit brauchen Sie selten. Ein paar praktische Fragen führen meist schnell zu den richtigen Personen:

• Wer wird gerufen? Fragen Sie Schichtleiter und Werker: „Wenn diese Maschine steht und niemand sie wieder zum Laufen bringt, wen rufen Sie dann an?“ Es fallen immer wieder dieselben wenigen Namen.
• Was wird langsamer, wenn jemand fehlt? Achten Sie darauf, an welchen Stationen Ausbringung oder Qualität sinken, wenn eine bestimmte Person im Urlaub ist.
• Wo steht in Ihrer Qualifikationsmatrix nur ein Name? Eine Station, an der nur eine Person Probleme lösen kann, ist ein Single Point of Failure. Eine Qualifikationsmatrix macht solche Stellen sichtbar.
• Was unterscheidet die Schichten? Hat eine Schicht auf derselben Linie weniger Stillstände oder weniger Ausschuss, macht sie wahrscheinlich etwas, was die anderen nicht tun.
• Was steht nicht in der Anweisung? Bitten Sie erfahrene Werker, die aktuelle Anweisung durchzugehen und zu sagen, was fehlt. Das wissen sie meist sofort.

Dann setzen Sie Prioritäten. Beginnen Sie mit Wissen, das nur eine Person hat, das Sicherheit, Qualität oder Verfügbarkeit betrifft und das bald verloren zu gehen droht.

Wie Sie es sichern

Experten zu bitten, ihr Wissen aufzuschreiben, funktioniert selten. Sie haben wenig Zeit, und vieles von dem, was sie wissen, tun sie, ohne darüber nachzudenken. Gerade die Details, auf die es am meisten ankommt, lassen sie weg. Sie bei der Arbeit zu beobachten und aufzuzeichnen funktioniert weit besser.

1. Wählen Sie eine Aufgabe. Nicht „alles, was der erfahrene Einrichter weiß“, sondern ein Einrichtvorgang, ein Rüstvorgang, eine Störungsbehebung nach einem Stau.
2. Filmen Sie den Experten bei der Arbeit. Nehmen Sie ein Smartphone. Filmen Sie die echte Aufgabe an der echten Station. Bitten Sie ihn, nebenbei zu sagen, was er tut und warum, besonders an den Stellen, an denen er prüft, hinhört oder nachstellt. Kurze Clips pro Schritt lassen sich später leichter nutzen als eine lange Aufnahme. Unser Leitfaden für Videoaufnahmen in der Fertigung behandelt Bildausschnitt, Ton und Licht.
3. Stellen Sie die Was-wäre-wenn-Fragen. Fragen Sie nach der Aufnahme: „Was machen Sie, wenn das Teil nicht richtig sitzt? Wenn das Material vom anderen Lieferanten kommt? Wenn Sie dieses Geräusch hören?“ Diese Antworten sind oft der wertvollste Teil.
4. Gliedern Sie es in Schritte. Machen Sie aus der Aufnahme eine Schritt-für-Schritt-Anleitung: ein Clip oder Foto pro Schritt, eine kurze Textzeile, wichtige Werte ausgeschrieben und der Grund für jeden nicht offensichtlichen Schritt.
5. Lassen Sie eine zweite Person danach arbeiten. Geben Sie den Entwurf jemandem, der die Aufgabe noch nie gemacht hat, und beobachten Sie, wie er sie ohne Hilfe ausführt. Wo er zögert oder etwas falsch macht, fehlt etwas in der Anweisung. Dieser Test deckt mehr Lücken auf als jede Review-Besprechung.
6. Prüfen Sie das Ergebnis. Gehen Sie es mit dem Experten und mit der Prozesstechnik oder der Qualität durch. Entscheiden Sie, welche Kniffe zur Standardmethode werden, welche Notbehelfe als zu behebende Probleme an die Technik gehen und welche Schritte eine Sicherheits- oder Qualitätsprüfung brauchen.

Tun Sie das, solange der Experte noch da ist und Fragen beantworten kann. Wissen in den letzten zwei Wochen vor dem Ausscheiden zu sichern ist weit schwerer, als es über ein Jahr hinweg kontinuierlich zu tun.

Wie Sie es lebendig halten

Gesichertes Wissen veraltet wie jedes andere Dokument. Maschinen werden umgebaut, Materialien ändern sich, und der Kniff, der letztes Jahr funktioniert hat, ist vielleicht nicht mehr nötig. Damit es nützlich bleibt:

• Geben Sie jeder Anweisung einen Verantwortlichen. Meist der Prozessingenieur oder der Schichtleiter für den Bereich. Der Verantwortliche aktualisiert sie, wenn sich etwas ändert.
• Lassen Sie Werker Probleme melden. Wer die Anweisung täglich nutzt, merkt als Erster, wenn sie falsch ist. Geben Sie ihnen eine schnelle Möglichkeit, das direkt an der Station zu melden, und sorgen Sie dafür, dass jemand reagiert.
• Prüfen Sie nach Plan. Prüfen Sie Anweisungen mit hohem Risiko in festen Abständen und immer nach einer Prozessänderung, einem Qualitätsvorfall oder einer neuen Maschine.
• Binden Sie den Experten ein. Bitten Sie den ursprünglichen Experten, Aktualisierungen zu prüfen, solange er noch im Unternehmen ist. Danach übernehmen die Leute, die er eingearbeitet hat, diese Rolle.
• Wissen Sie, wer was gesehen hat. Ändert sich ein Schritt, müssen Sie wissen, welche Werker die neue Version gesehen haben und wer noch aus dem Gedächtnis nach der alten arbeitet.

Wo REWO ins Spiel kommt

REWO Guides macht aus Aufnahmen von Experten Schritt-für-Schritt-Anleitungen aus Video, Bildern und Text, mit zweistufiger Freigabe und Versionshistorie. Werker können ein Problem in einer Anweisung direkt von der Station aus melden, und Analytics zeigt, wer welche Version angesehen oder bestätigt hat. Für einen Werksleiter heißt das: Die Linie hängt weniger von einigen wenigen Personen ab. Siehe REWO für Werksleiter.

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