Arbeitsanweisungen, Arbeitshilfen und Leitlinien: die Unterschiede

Wer Begriffe wie „SOPs“, „Arbeitsanweisungen“ und „Arbeitshilfen“ nicht regelmäßig verwendet, hält sie vielleicht für dasselbe – verständlicherweise. Tatsächlich gibt es verschiedene Arten von Vorgabedokumenten, die regeln, wie Unternehmen, Abteilungen und einzelne Mitarbeitende arbeiten, und jede leistet auf andere Weise ihren Beitrag. Im Folgenden zeigen wir, wie sich Arbeitshilfen und Arbeitsanweisungen unterscheiden und wo Leitlinien ihren Platz haben.

Was sind Arbeitsanweisungen?

Wenn SOPs das „Was“ und das „Wer“ einer Arbeit festlegen, beschreiben Arbeitsanweisungen das „Wie“. Diese Schritt-für-Schritt-Anweisungen sind meist abteilungs- oder tätigkeitsspezifisch und erklären, wie eine bestimmte Aufgabe innerhalb einer SOP ausgeführt wird. Eine Arbeitsanweisung erklärt zum Beispiel, wie eine Wartungsprüfung an einer Maschine durchgeführt wird. Arbeitsanweisungen sind konkret, folgen einer festen Reihenfolge und sind im Idealfall so visuell wie möglich. Die meisten Unternehmen haben in gewissem Umfang Arbeitsanweisungen, viele könnten aber gründlichere gebrauchen, die leichter zu befolgen sind.

Ein Beispiel: Eine Instandhaltungsanweisung beschreibt Schritt für Schritt die wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Prüfungen an einer Anlage. Die Arbeitsanweisung ist auf eine SOP für die vorbeugende Instandhaltung abgestimmt.

Was sind Arbeitshilfen?

Eine Arbeitshilfe ist ein bestimmtes Hilfsmittel, das jemandem helfen soll, eine Aufgabe wirksamer auszuführen. Gut gemachte Arbeitshilfen sparen Zeit, erhöhen die Genauigkeit und verbessern die Leistung. Eine Arbeitsanweisung kann in manchen Situationen als Arbeitshilfe gelten, doch Arbeitshilfen umfassen mehr als Anweisungen: Checklisten, beschriftete Fotos von Anlagenteilen, Referenztabellen, Diagramme und jedes andere unterstützende Material, das jemandem hilft, eine Aufgabe zu erledigen. Die meisten Unternehmen haben bereits Arbeitshilfen, für komplexe technische Aufgaben braucht es aber oft bessere.

Arbeitshilfen liefern genau die richtige Information zur richtigen Zeit. Sie ersetzen die Arbeitsanweisung nicht, sondern unterstützen sie in dem Moment, in dem die Arbeit erledigt wird.

Ein Beispiel: Eine beschriftete Zeichnung einer Maschine ist eine Arbeitshilfe. Sie ergänzt die Arbeitsanweisung, die erklärt, wie die SOP für die vorbeugende Instandhaltung umgesetzt wird.

Was sind Leitlinien?

Leitlinien sind allgemeine Empfehlungen, die gute Praxis beschreiben und einen Rahmen dafür setzen, wie an die Arbeit herangegangen werden soll. Sie machen das Handeln der Mitarbeitenden berechenbarer und einheitlicher, beschreiben aber keine einzelnen Schritte.

• Eine Leitlinie ist nicht verbindlich, sondern eine empfohlene Best Practice.
• Sie gibt eine Richtung vor statt exakter Schritte und lässt Raum für eigenes Urteil.
• Sie kann sich häufiger ändern als Richtlinien und Standards und sollte öfter überprüft werden.

Viele schreiben Arbeitsanweisungen und nennen sie Leitlinien, oder umgekehrt. Der Test ist einfach: Sagt das Dokument genau, welche Schritte in welcher Reihenfolge auszuführen sind, ist es eine Arbeitsanweisung. Beschreibt es Grundsätze und überlässt die Methode der Person, ist es eine Leitlinie.

Fazit

Ihr Unternehmen braucht all diese Dokumente, hat sie aber vielleicht nicht. SOPs werden oft gar nicht erst geschrieben oder veralten, weil niemand Zeit hat, sie zu pflegen. Arbeitsanweisungen entstehen oft, wenn jemand gebeten wird, „aufzuschreiben, was er tut“, und das Ergebnis ist uneinheitlich oder unvollständig. Wenn klar ist, welche Art von Dokument Sie schreiben, wissen die Mitarbeitenden leichter, was sie erwartet und wo sie nachschauen müssen.

Wo REWO ins Spiel kommt

REWO Guides macht aus Video, Bildern und Text Schritt-für-Schritt-Arbeitsanweisungen mit Freigabe und Versionshistorie, und REWO Forms deckt Checklisten ab. Vereinbaren Sie eine Demo, wenn Sie sehen möchten, wie es funktioniert.

Weiterlesen: Standardarbeitsanweisungen und SOPs · Der vollständige Leitfaden zu Arbeitsanweisungen · Was sind Qualitätschecklisten?