Digitale Arbeitsanweisungen für die Produktion

Digitale Arbeitsanweisungen für die Produktion bündeln Informationen aus mehreren Quellen in einer einfachen, einheitlichen Ansicht, damit Ihre Werker schnell Entscheidungen treffen können. Klassische Arbeitsanweisungen auf Papier sind nicht ideal. Lang, umständlich und aufwendig in der Erstellung, verursacht ein Handbuch auf Papier oft mehr Probleme, als es löst. Es ist schwer aktuell zu halten, schwer zu finden und leicht zu ignorieren. Digitale Arbeitsanweisungen für die Produktion helfen dabei. Gut umgesetzt, unterstützen sie bessere Qualität, weniger Ausschuss und Nacharbeit und sichereres Arbeiten.

Wie erstellt man gute digitale Arbeitsanweisungen?

Gute digitale Arbeitsanweisungen und Standards verhindern, dass Fehler entstehen. Damit sich digitale Arbeitsanweisungen gut schreiben (aus Sicht des Unternehmens) und gut verstehen lassen (aus Sicht der Anwender), müssen wir ihnen eine klare und logische Struktur geben. Dazu sollten sie:

• nutzerzentriert und aufgabenorientiert sein,
• wirksam und leicht verständlich sein,
• mühelos zu erstellen und zu veröffentlichen sein,
• verfügbar und sofort auffindbar sein.

Um eine gute digitale Arbeitsanweisung zu erstellen, sollten Sie das Ziel der Arbeitsanweisung festlegen. Ihre Schritte sollten dann so gestaltet sein, dass sie den Betrachter zu diesem Ziel führen. Ergänzen Sie jeden Schritt um sehr klare Bilder. Wo es auf die Bewegung ankommt, nutzen Sie Video, denn es zeigt die Handlung, statt sie zu beschreiben. Fügen Sie jedem Schritt einen kurzen, handlungsorientierten Text hinzu. Denken Sie daran, dass Ihr Anwender ein Mensch ist, der unter Umständen in einer gefährlichen Umgebung arbeitet. Manchmal müssen zusätzliche Informationen ergänzt werden, um ein sicheres und effektives Arbeitsumfeld zu gewährleisten.

Die Vorteile digitaler Arbeitsanweisungen in der Produktion

Gute digitale Arbeitsanweisungen sind für jedes produzierende Unternehmen entscheidend, denn sie erklären auf standardisierte Weise, wie ein bestimmter Ablauf am besten auszuführen ist. Sie übersetzen Verfahren in eine menschengerechte Arbeitsweise, mit der alle Mitarbeitenden in der Fertigung die jeweilige Aufgabe sicher und effizient erledigen können. Wenn Sie Ihrem Team klare und präzise digitale Arbeitsanweisungen an die Hand geben, können Sie Folgendes erwarten:

• kontinuierlich verbesserte Prozesse,
• höhere Effizienz und Sicherheit im Betrieb,
• kürzere Rüst- und Stillstandszeiten der Maschinen,
• wirksamere Schulungsabläufe,
• Erfahrungswissen sichern und teilen,
• motiviertere Mitarbeitende.

Versionskontrolle, Freigabe und Bestätigung

Eine digitale Arbeitsanweisung nützt nur, wenn alle mit der richtigen Version arbeiten. Genau hier versagen die meisten „digitalen“ Systeme, die in Wahrheit gemeinsame Ordner sind. Vier Dinge zählen:

• Versionskontrolle. Jede Änderung erzeugt eine neue Version, und die alte bleibt erhalten. Sie sehen, was sich wann und warum geändert hat, und können bei Bedarf zurückgehen.
• Freigabe. Eine Änderung wird geprüft und freigegeben, bevor sie in die Fertigung gelangt. Nicht nur der Ersteller prüft sie, und nichts Halbfertiges geht live.
• Eine gültige Version. Sobald ein Revisionsstand freigegeben ist, wird die vorherige Version überall gleichzeitig zurückgezogen. Es bleiben keine alten Ausdrucke oder lokalen Kopien an der Station.
• Bestätigung und Nachweis. Werker bestätigen, dass sie die neue Version gelesen haben. So entsteht ein Nachweis, wer welche Version welcher Arbeitsanweisung wann gesehen hat.

Genau diesen Nachweis verlangen Qualitätsteams und Auditoren. Tritt ein Fehler auf, beantwortet er die Frage „Hat dieser Werker mit der aktuellen Arbeitsanweisung gearbeitet?“, ohne dass jemand Schulungsordner durchwühlen muss.

Welche Software für digitale Arbeitsanweisungen?

Wenn Sie überzeugt sind, dass Sie sich von Arbeitsanweisungen auf Papier verabschieden sollten, gibt es mehrere Möglichkeiten, ein System für digitale Arbeitsanweisungen in Ihrem Unternehmen einzuführen. Die erste Option: Sie wandeln einfach alle Papieranweisungen in PDFs um. Das würden wir allerdings nicht empfehlen. Die großen Probleme von Papieranweisungen sind damit nicht gelöst – Ihre Mitarbeitenden lesen nur dasselbe auf einem Bildschirm. PDFs auf einem Netzlaufwerk bieten außerdem keinen Freigabeprozess und keinen Nachweis, wer was gelesen hat.

Wenn Sie wirklich gute digitale Arbeitsanweisungen erstellen wollen, müssen Sie über den Tellerrand hinausdenken. In unserer Arbeit mit Herstellern haben wir festgestellt, dass Video in der Welt der Arbeitsanweisungen ein zu wenig genutztes Medium ist. Anders als Text und Bilder zeigt ein Video genau, was Sie tun sollen, und lässt deutlich weniger Raum für Fehlinterpretationen.

Um Video-Arbeitsanweisungen zu erstellen, könnten Sie ein Videoschnittprogramm wie Adobe Premiere nutzen, doch das ist für Ihren technischen Redakteur vielleicht etwas zu viel. Sie müssten ihn in Medienverwaltung und Videoschnitt schulen. Ein spezielles Tool für Arbeitsanweisungen hält die Bearbeitung einfach und übernimmt Versionen, Freigabe und Verteilung für Sie.

Wo REWO ins Spiel kommt

REWO Guides macht aus Video, Bildern und Text Schritt-für-Schritt-Arbeitsanweisungen, mit zweistufiger Freigabe und vollständiger Versionshistorie. Werker bestätigen, was sie gelesen haben, und REWO Analytics führt den Nachweis, wer welche Version angesehen und bestätigt hat, mit Audit-Trail und CSV-Export. Wenn Sie es mit Ihren eigenen Arbeitsanweisungen sehen möchten, vereinbaren Sie eine Demo.

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