IATF 16949 am Arbeitsplatz: Was Auditoren bei Ihren Arbeitsanweisungen prüfen

Die meisten Automobilzulieferer haben ein Verfahren zur Dokumentenlenkung, das jede Prüfung am Schreibtisch übersteht. Revisionsstände sind nummeriert, Freigaben unterschrieben, die Dokumentenliste ist aktuell. Dann verlässt der Auditor den Besprechungsraum, geht in der Spätschicht an eine Station und bittet den Werker, die Arbeitsanweisung für die Tätigkeit zu zeigen, die er gerade ausführt.

Genau dort entstehen IATF-16949-Abweichungen zu Arbeitsanweisungen oft: in der Lücke zwischen Verfahren und Arbeitsplatz.

Was die Norm am Arbeitsplatz verlangt

Drei Teile der IATF 16949 (zusätzlich zu ISO 9001) treffen am Arbeitsplatz zusammen.

Standardisierte Arbeit (8.5.1.2). Dokumente der standardisierten Arbeit – Arbeitsanweisungen und visuelle Standards – müssen den Mitarbeitenden, die die Arbeit ausführen, vermittelt und von ihnen verstanden werden, lesbar sein, in der Sprache bzw. den Sprachen vorliegen, die diese Mitarbeitenden verstehen, und im festgelegten Arbeitsbereich zugänglich sein. Außerdem müssen sie Regeln zur Sicherheit der Werker enthalten.

Schulung am Arbeitsplatz (7.2.2). Wer neue oder geänderte Aufgaben übernimmt, die sich auf die Erfüllung der Qualitätsanforderungen auswirken, erhält eine Schulung am Arbeitsplatz, und das schließt ausdrücklich Vertrags- und Zeitarbeitspersonal ein. Die Tiefe der Schulung soll zur Ausbildung der Person und zur Komplexität der Aufgabe passen, und Mitarbeitende, deren Arbeit die Qualität beeinflussen kann, müssen über die Folgen einer Nichterfüllung von Kundenanforderungen informiert werden.

Lenkung dokumentierter Information (ISO 9001 7.5.3). Dokumente müssen dort und dann verfügbar und für die Verwendung geeignet sein, wo und wann sie benötigt werden, und Änderungen müssen gelenkt werden. In der Praxis heißt das: Der Werker muss mit dem aktuellen Revisionsstand arbeiten, nicht mit dem, der im letzten Frühjahr ausgedruckt wurde.

Nichts davon ist neu. Schwierig wird es, weil sich jede dieser Anforderungen darauf bezieht, was an der Station passiert, in jeder Schicht und für jede Person – auch für die Zeitarbeitskraft, die am Montag angefangen hat.

(Die Zusammenfassungen der Normabschnitte sind sinngemäß wiedergegeben. Prüfen Sie den genauen Wortlaut anhand Ihres Exemplars der Norm und Ihrer kundenspezifischen Anforderungen.)

Die Fragen, die Sie in der Fertigung hören werden

Auditoren sind verschieden, doch die Fragen an der Station folgen einem Muster. Jede prüft eine andere Anforderung.

1. „Zeigen Sie mir die Arbeitsanweisung für das, was Sie gerade tun.“ Ist sie im Arbeitsbereich zugänglich, und findet der Werker sie ohne Hilfe?
2. „Ist das der aktuelle Revisionsstand? Woher wissen Sie das?“ Stimmt die Fassung an der Station mit der freigegebenen Version überein? Könnte irgendwo noch eine alte Seite aus dem Ordner im Einsatz sein?
3. „Können Sie das lesen?“ Liegt die Arbeitsanweisung in einer Sprache vor, die der Werker versteht – und wenn sie übersetzt wurde, wurde die Übersetzung aktualisiert, als sich das Original geändert hat?
4. „Wer hat Sie dafür geschult, und wann?“ Gibt es einen Nachweis, der diese Person mit dieser Tätigkeit verknüpft, und zwar bevor sie damit angefangen hat?
5. „Was passiert, wenn dieses Merkmal außerhalb der Spezifikation liegt?“ Kennt der Werker die Folgen für den Kunden – nicht nur den Arbeitsschritt?
6. „Diese Arbeitsanweisung wurde letzten Monat geändert. Wer hat die Änderung gesehen?“ Können Sie zeigen, welche Werker über den neuen Revisionsstand informiert wurden und welche noch nicht?

Die Fragen 4 und 6 sind die unangenehmen. Eine unterschriebene Schulungsmatrix aus der Einarbeitungswoche beantwortet nicht, wer die Änderung vom letzten Monat gesehen hat, und eine Unterschriftenliste an der Station beweist nicht, dass die Person, die unterschrieben hat, verstanden hat, was sich geändert hat.

Wo Papier und Netzlaufwerke an ihre Grenzen stoßen

Die Schwachstellen kennt jeder, der schon ein Überwachungsaudit vorbereitet hat:

• Abweichende Revisionsstände. Eine Änderung wird im Dokumentensystem freigegeben, doch im Ordner an Station 14 steckt noch die alte Seite. Das fällt niemandem auf, bis jemand sie vor einem Auditor herauszieht.
• Übersetzungen hinken hinterher. Das deutsche oder slowenische Original ist aktualisiert, die ukrainische oder nepalesische Fassung, mit der die halbe Nachtschicht arbeitet, nicht.
• Schulungsnachweise liegen woanders. Die Personalabteilung hat die Bestätigung der Einarbeitung, der Linienverantwortliche eine Tabelle, und die Verbindung zwischen diesem Revisionsstand und dieser Person existiert nur im Gedächtnis von jemandem.
• Zeitarbeitskräfte fallen durchs Raster. Sie stehen an der Linie, 7.2.2 gilt auch für sie, doch in denselben Nachweisen wie die Stammbelegschaft tauchen sie oft nicht auf.
• Sicherheitsregeln stehen in einem separaten Dokument. 8.5.1.2 erwartet sie in den Dokumenten der standardisierten Arbeit. In manchen Werken hängen sie als Plakat am Halleneingang.

Wie gute Nachweise aussehen

Um die Fragen in der Fertigung zu beantworten, brauchen Sie nicht mehr Papierkram. Sie brauchen einen zusammenhängenden Nachweis:

• Eine freigegebene Version pro Arbeitsanweisung mit Freigabe- und Änderungshistorie, und an der Station ist nichts anderes erreichbar.
• Zugriff direkt am Arbeitsplatz – ein QR-Code an der Station oder die Arbeitsanweisung, die mit dem Fertigungsauftrag aus dem MES geöffnet wird –, damit der Werker nie suchen muss.
• Übersetzungen, die bei jeder Änderung am Original geprüft und neu freigegeben werden, damit keine Sprachfassung hinterherhinkt.
• Ein Nachweis pro Person und Revisionsstand: wer die Arbeitsanweisung geöffnet hat, wer sie bestätigt hat und wann. Stammbelegschaft und Zeitarbeitskräfte im selben Nachweis.
• Ein kurzer Verständnistest für kritische oder geänderte Schritte – ein paar Fragen in der Sprache des Werkers – statt nur einer Unterschrift.
• Requalifizierung, wenn ein Zertifikat erneuert werden muss, und ein neuer Verständnistest, wenn sich ein kritischer Schritt ändert.

Wenn das steht, wird Frage 6 zum Filter: Revisionsstand 7 dieser Arbeitsanweisung, freigegeben an diesem Datum, von diesen Personen gesehen und bestätigt, bei diesen noch offen.

Ein Vor-Audit-Check, den Sie diese Woche durchführen können

Wählen Sie drei Stationen aus, darunter eine in der Nacht- oder Wochenendschicht, und prüfen Sie:

1. Kann ein Werker die aktuelle Arbeitsanweisung in weniger als einer Minute öffnen, ohne jemanden zu fragen?
2. Stimmt der Revisionsstand an der Station mit dem freigegebenen Revisionsstand in Ihrem Dokumentensystem überein?
3. Ist jede Sprachfassung an der Station auf demselben Revisionsstand wie das Original?
4. Enthalten die Arbeitsanweisungen die Sicherheitsregeln für die Werker an dieser Station?
5. Können Sie für die letzte Änderung jeder Arbeitsanweisung auflisten, wer informiert wurde – und wer nicht?
6. Können Sie Schulungsnachweise für eine Zeitarbeitskraft vorlegen, die gerade an dieser Linie arbeitet?
7. Kann der Werker erklären, was ein Fehler an seiner Station für den Kunden bedeuten würde?

Lautet eine Antwort „Dafür bräuchten wir einen Tag“, dann wird genau dort die Abweichung liegen.

Wo REWO ins Spiel kommt

REWO schließt diese Lücke. Arbeitsanweisungen werden als visuelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit zweistufiger Freigabe und vollständiger Versionshistorie erstellt, in die Sprachen übersetzt, die Ihre Werker lesen, und per QR-Code oder direkt im MES an der Station bereitgestellt. Jedes Ansehen und jede Bestätigung wird zur Person und zum Revisionsstand dokumentiert, und kurze Wissenstests, erstellt mit Forms, prüfen nach einer Änderung das Verständnis.

Bei VHIT wurden gedruckte Arbeitsanweisungen durch eine Dokumentenebene im MES ersetzt: Freigegebene Änderungen erreichen jede Schicht sofort, und jede Durchsicht wird zum Werksausweis des Werkers dokumentiert. Hidria betreibt seine Standardarbeit mit Videos, die an MES-Terminals geöffnet werden.

Eine Grenze ist für Auditoren wichtig: REWO dokumentiert, wie Arbeitsanweisungen vermittelt, geprüft und bestätigt wurden. Ob das Drehmoment stimmte, bleibt in Ihrem MES und Ihrer Prozessüberwachung.

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