Was sind ISO-konforme Arbeitsanweisungen und wie schreibt man sie?

ISO-Normen prägen, wie die meisten Hersteller ihre Arbeit dokumentieren. In diesem Beitrag erklären wir, was ISO-Konformität bedeutet, wie sie sich in Ihrer Dokumentation zeigt und was das für das Schreiben von Arbeitsanweisungen heißt. Zunächst zur ISO selbst: Die Internationale Organisation für Normung mit Sitz in Genf in der Schweiz entwickelt und veröffentlicht internationale Normen, darunter die Normen der ISO-9000-Familie für Qualitätsmanagementsysteme (QMS). Die ISO 9001, die bekannteste davon, legt die Anforderungen an ein QMS fest, das beständig Produkte liefert, die Kunden- und behördliche Anforderungen erfüllen.

Was ist ISO-Konformität?

Ein Unternehmen ist ISO-konform, wenn es die Anforderungen der Norm erfüllt, nach der es sich richtet. ISO-Normen sind freiwillig; kein Gesetz zwingt ein Unternehmen, sie anzuwenden.

Die Zertifizierung ist die formale Bestätigung dieser Konformität. Sie wird nicht von der ISO selbst erteilt, sondern nach einem Audit von unabhängigen Zertifizierungsstellen, und sie gibt Kunden und Geschäftspartnern Sicherheit. Innerhalb der ISO-9000-Familie ist die ISO 9001 die Norm, nach der Sie sich zertifizieren lassen können.

Das Zertifizierungsaudit kostet Zeit und Geld, und manche Unternehmen, vor allem kleinere, richten sich nach der ISO 9001, ohne sich zertifizieren zu lassen. In regulierten Branchen und in Branchen, die von Lieferketten geprägt sind, ist das selten eine Option. Von Automobilzulieferern erwarten die Kunden eine Zertifizierung nach IATF 16949, von Medizinprodukteherstellern eine nach ISO 13485. Für diese Werke ist die Zertifizierung Voraussetzung dafür, überhaupt liefern zu dürfen.

Wie Sie ISO-konforme Arbeitsanweisungen schreiben

ISO-Normen stellen Anforderungen an Ihr QMS, legen aber nicht das Format Ihrer Dokumente fest. Achten Sie beim Schreiben ISO-konformer Arbeitsanweisungen auf vier Punkte:

1. Die ISO-Anforderungen verstehen

Lesen Sie die Norm sorgfältig und machen Sie sich mit den QMS-Anforderungen vertraut, die für Sie gelten. Ihr QMS kann Leitlinien, Handbücher, Ziele, Verfahren und Ablaufdiagramme umfassen. Stellen Sie vor dem Schreiben sicher, dass Sie den Unterschied zwischen einem Prozess, einer Verfahrensanweisung und einer Arbeitsanweisung verstehen.

2. Die Dokumentation einheitlich gestalten

Die ISO stellt keine Vorlagen bereit. Benennen Sie eine verantwortliche Person, meist den Qualitätsmanager, für die Struktur der Dokumentation: Vorlagen, Nummerierung, Freigabewege und Ablageorte der Dokumente.

3. An die Nutzer denken und für sie schreiben

Ihre Nutzer sind Ihre Kolleginnen und Kollegen. Viele von ihnen lesen nicht gern, also gestalten Sie die Dokumentation so visuell und leicht verständlich wie möglich. Verwenden Sie einfache Sprache und Begriffe, die alle kennen. Packen Sie nicht zu viel in ein Dokument, erstellen Sie aber auch nicht viele Dokumente zum selben Thema. Das schafft Bürokratie und erschwert die Suche.

4. Gute Praxis der technischen Redaktion anwenden

Wenn Sie Erfahrung mit technischer Dokumentation haben, wissen Sie, was funktioniert. Falls nicht, hier einige Empfehlungen für ISO-konforme Arbeitsanweisungen:

• Länge: Weniger ist mehr; kurze Sätze mit jeweils einem Hauptgedanken funktionieren am besten
• Struktur: Verwenden Sie einen klaren, logischen Aufbau; nummerierte Schritte statt Fließtext, keine verschachtelten Sätze
• Tabellen und Abbildungen: Nutzen Sie Fotos, Diagramme, Tabellen und andere visuelle Elemente überall dort, wo sie helfen
• Revisionsstände: Führen Sie eine Änderungshistorie, aus der hervorgeht, was sich warum geändert hat, damit Sie alle Änderungen im Blick haben

Worauf Auditoren achten

Ein Auditor bewertet selten den Wortlaut einer einzelnen Anweisung. Er prüft, ob Ihre Anweisungen gelenkt sind und ob die Mitarbeitenden nach der aktuellen Version arbeiten. Rechnen Sie mit Fragen zu:

• Dokumentenlenkung. Abschnitt 7.5.3 der ISO 9001 verlangt, dass dokumentierte Information dort und dann, wo und wann sie benötigt wird, verfügbar und für die Verwendung geeignet ist und dass Änderungen gelenkt werden. In der Praxis heißt das: Die Anweisung am Arbeitsplatz ist die aktuelle Version, und veraltete Versionen sind nicht im Umlauf.
• Freigaben. Wer hat die Anweisung geprüft und freigegeben, und wann? Ein nicht freigegebener Entwurf an der Linie ist eine Feststellung.
• Änderungshistorie. Was sich zwischen den Versionen geändert hat und warum, rückverfolgbar bis zum Änderungsantrag, zur Reklamation oder zur Verbesserung, die den Anlass gab.
• Schulungsnachweise. Der Nachweis, dass die Mitarbeitenden, die die Arbeit ausführen, auf die aktuelle Version geschult wurden und nicht auf eine, die zwei Revisionsstände zurückliegt. Abschnitt 7.2 der ISO 9001 verlangt, Nachweise der Kompetenz aufzubewahren.

Für Automobilwerke stellt die IATF 16949 zusätzliche, spezifische Anforderungen an Werkeranweisungen am Arbeitsplatz. Mehr dazu in Arbeitsanweisungen nach IATF 16949 am Arbeitsplatz.

Wo REWO ins Spiel kommt

REWO hält Arbeitsanweisungen unter Lenkung: zweistufige Freigabe und Versionshistorie in Guides und REWO Analytics als Nachweis, wer welche Version wann angesehen und bestätigt hat, mit Audit-Trail und CSV-Export.

Gute ISO-konforme Arbeitsanweisungen beginnen mit einem klaren Verständnis der Norm. Mehr zum Schreiben von Arbeitsanweisungen allgemein finden Sie im vollständigen Leitfaden zu Arbeitsanweisungen in der Fertigung.

Weiterlesen: Arbeitsanweisungen nach IATF 16949 am Arbeitsplatz · REWO Analytics · REWO für Qualität & Compliance