Formación cruzada en la industria: qué es y por qué es importante

La formación cruzada en las operaciones de una empresa, también conocida como polivalencia, consiste en formar a los empleados para que puedan responder con flexibilidad a los cambios en la planificación de la producción. Su objetivo es sencillamente desarrollar las competencias de todas las personas de la empresa. Así, todos entienden mejor qué hace falta exactamente para que el negocio funcione. La idea es que los propios empleados puedan dar apoyo desde dentro de la empresa, en lugar de recurrir a la subcontratación o sobrecargar a un grupo de empleados en los momentos de más trabajo.

La formación cruzada ha estado muy ligada a la fabricación celular. Su complemento natural es la rotación de puestos: para que un empleado polivalente mantenga su nivel de competencia, tiene que rotar periódicamente entre los puestos que requieren esas habilidades, y hacerlo con la frecuencia suficiente para que no se deterioren.

Ventajas de la formación cruzada en la industria

Aunque a la mayoría nos gusta cierto grado de previsibilidad en el trabajo, la época de hacer una única tarea sencilla de nueve a cinco casi ha pasado a la historia. Y, por supuesto, para la organización, contar con una plantilla polivalente también abre puertas. Estas son algunas de las principales ventajas que obtienen los fabricantes cuando apuestan por la formación cruzada de sus empleados.

Flexibilidad en la planificación

Como los trabajos suelen llegar con plazos ajustados, una plantilla con formación cruzada le da más opciones a la hora de planificar. Y con una planificación que no sobrecargue a uno o varios empleados, también ayuda a prevenir el agotamiento. El resultado es una plantilla más sana y más contenta, y menos absentismo.

Mejoras de procesos

Cuando los empleados trabajan aislados unos de otros, a menudo es casi imposible concebir mejoras de procesos. Con una plantilla con formación cruzada a la que se anima a compartir ideas para eliminar desperdicios y aumentar la eficiencia, las mejoras de procesos se identifican y se consiguen con mucha más facilidad.

Implicación de los trabajadores

Cuando los empleados ven que sus competencias crecen y que contribuyen al éxito de la empresa con más de una responsabilidad, se sienten parte de algo más grande. Y cuando aumenta la implicación de los trabajadores, también aumenta la retención de la plantilla, lo que ayuda mucho a que su organización siga siendo competitiva en el mercado laboral.

Mejor servicio

Cuando su línea de producción se detiene porque la única persona que sabe hacer una tarea está trabajando en otro proyecto, el servicio se resiente. En cambio, cuando cuenta con varios empleados cualificados capaces de hacer muchas tareas, está mucho mejor preparado para dar un mejor servicio a sus clientes.

Planificación de la sucesión

A medida que los miembros de su empresa aprenden unos de otros, usted también sabe mucho mejor qué empleados están más preparados para asumir puestos de mayor responsabilidad. Es decir, con la formación cruzada también obtiene una visión que es fundamental para una planificación estratégica de la sucesión.

¿Tiene algún inconveniente la formación cruzada?

Algunos empleados pueden ver la formación cruzada como una responsabilidad añadida sin un sueldo añadido. Es importante que, al aprovechar los puntos fuertes de cada empleado, equilibre su carga de trabajo en la medida de lo posible.

Es lógico que quiera obtener el máximo nivel de productividad de sus empleados sin perder de vista la cuenta de resultados, pero el riesgo de agotamiento es alto si añade demasiado y demasiado deprisa. Lo que quiere es que los empleados sepan que valora sus capacidades, no que los considera bestias de carga.

Otro posible riesgo es acabar con una empresa llena de generalistas: empleados que saben un poco de muchas cosas, pero no demasiado de ninguna. Aunque esto puede ser muy útil para cubrir huecos cuando alguien está de baja (sobre todo en una empresa pequeña), corre el riesgo de dar la impresión de tener mucha amplitud y poca profundidad en cuanto a conocimientos de su sector.

Tipos de formación que respaldan la formación cruzada

La formación cruzada rara vez se resuelve en una sola sesión. Normalmente combina tres tipos de formación.

Formación de acogida

La formación de acogida, o incorporación, presenta la planta a los nuevos empleados, contratistas y visitantes para que puedan trabajar de forma segura y conforme a los procedimientos de la empresa. Abarca las normas de seguridad, el horario de trabajo, los productos que se fabrican, los principales métodos de producción y las expectativas de calidad. Es la base sobre la que se construye después la formación específica de cada puesto.

Formación en el puesto de trabajo

La formación en el puesto de trabajo (OJT, por sus siglas en inglés) enseña las habilidades de un trabajo concreto en el lugar donde se realiza, con las herramientas, máquinas y documentos reales. No hay distancia entre el entorno de formación y el lugar de trabajo, así que lo aprendido se aplica directamente. Puede hacerse en el propio puesto durante el trabajo normal o en un puesto de formación dedicado. La mayor parte de la formación cruzada es formación en el puesto de trabajo: un operario aprende un segundo o un tercer puesto de la mano de alguien que ya lo domina, con el apoyo de instrucciones claras a las que puede volver.

Formación de reciclaje

La formación de reciclaje es para personas que ya están cualificadas. Actualiza sus competencias cuando cambia un estándar o un proceso, y comprueba que no se han perdido las habilidades que se usan poco. Para los empleados con formación cruzada es especialmente importante, porque una habilidad que se usa una vez al mes se pierde más deprisa que una que se usa a diario.

Empiece con la formación cruzada poniendo en orden la documentación del conocimiento

La formación cruzada tiene que ser coherente, planificada y organizada. Defina qué hace que el puesto se desempeñe con éxito. ¿Qué se va a conseguir y qué conocimientos y habilidades se necesitarán? Sea concreto. El empleado que recibe la formación cruzada debe saber exactamente en qué consiste el nuevo trabajo y qué se espera de él. Una matriz de polivalencia ayuda en este punto: muestra quién está cualificado para cada puesto, dónde depende de una sola persona y a quién conviene formar a continuación. Las instrucciones breves en vídeo facilitan mostrar exactamente cómo se hace el trabajo y qué se espera de quien las ve.

A partir de ahí, compruebe si su proceso o sus pasos son correctos; normalmente, la persona que ocupa el puesto puede validar el proceso. Si no lo son, haga ajustes. Como cualquier proceso nuevo, las cosas funcionan mejor después de algunas iteraciones.

El objetivo es crear y afinar un plan para formar de forma sistemática a los empleados en un puesto crítico o en habilidades concretas. Este proceso es parecido al de la incorporación de un nuevo empleado.

El papel de REWO

REWO Courses combina guías en vídeo y evaluaciones en itinerarios formativos con criterios de aprobación y certificados, y muestra cuándo toca renovar los certificados. Los resultados pueden alimentar su matriz de polivalencia, para que vea quién está cualificado para cada puesto.

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