Mik az ISO-nak megfelelő munkautasítások, és hogyan kell megírni őket?

Az ISO-szabványok meghatározzák, hogyan dokumentálja a munkáját a legtöbb gyártó. Ebben a cikkben elmagyarázzuk, mit jelent az ISO-megfelelőség, hogyan jelenik meg a dokumentációban, és mit jelent mindez a munkautasítások megírására nézve. Kezdjük az ISO meghatározásával. A svájci Genfben székelő Nemzetközi Szabványügyi Szervezet nemzetközi szabványokat dolgoz ki és tesz közzé, köztük az ISO 9000 szabványcsalád minőségirányítási rendszerre (QMS) vonatkozó szabványait. Közülük a legismertebb, az ISO 9001 annak a minőségirányítási rendszernek a követelményeit határozza meg, amely következetesen a vevői és a jogszabályi követelményeknek megfelelő termékeket állít elő.

Mi az ISO-megfelelőség?

Egy vállalkozás akkor felel meg az ISO-nak, ha teljesíti az általa követett szabvány követelményeit. Az ISO-szabványok önkéntesek; egyetlen jogszabály sem kötelezi a vállalatokat az alkalmazásukra.

A tanúsítás ennek a megfelelőségnek a hivatalos megerősítése. Nem maga az ISO adja ki, hanem független tanúsító szervezetek egy auditot követően, és biztosítékot nyújt a vevőknek és az üzleti partnereknek. Az ISO 9000 szabványcsaládon belül az ISO 9001 az a szabvány, amely szerint tanúsíttatni lehet.

A tanúsító audit időbe és pénzbe kerül, ezért egyes vállalatok, különösen a kisebbek, úgy döntenek, hogy tanúsítás nélkül igazodnak az ISO 9001-hez. A szabályozott és az ellátási lánc által meghatározott ágazatokban ez ritkán lehetséges. Az autóipari beszállítóktól a vevőik elvárják az IATF 16949 szerinti tanúsítást, az orvostechnikai eszközök gyártóitól pedig az ISO 13485 szerintit. Ezeknél az üzemeknél a tanúsítás a beszállítás feltételei közé tartozik.

Hogyan írjon ISO-nak megfelelő munkautasításokat

Az ISO-szabványok követelményeket támasztanak a minőségirányítási rendszerrel szemben, de a dokumentumok formátumát nem határozzák meg. Az ISO-nak megfelelő munkautasítások írásakor négy szempontra összpontosítson:

1. Értse meg az ISO követelményeit

Olvassa el figyelmesen a szabványt, és ismerkedjen meg a minőségirányítási rendszerre vonatkozó, Önre érvényes követelményekkel. A rendszer tartalmazhat politikákat, kézikönyveket, célokat, eljárásokat és folyamatábrákat. Az írás előtt győződjön meg róla, hogy érti a különbséget a folyamat, az eljárás és a munkautasítás között.

2. Formázza egységesen a dokumentációt

Az ISO nem ad sablonokat. Jelöljön ki egy felelőst, jellemzően a minőségügyi vezetőt, aki a dokumentáció felépítéséért felel: sablonok, számozás, jóváhagyási útvonalak és a dokumentumok tárolási helye.

3. Gondoljon a felhasználókra, és nekik írjon

A felhasználók a munkatársai. Sokan közülük nem szeretnek olvasni, ezért a dokumentáció legyen a lehető legvizuálisabb és legkönnyebben érthető. Egyszerű nyelvet és mindenki által ismert kifejezéseket használjon. Ne zsúfoljon túl sokat egyetlen dokumentumba, de ugyanarról a témáról se hozzon létre sok dokumentumot. Ez bürokráciát szül, és megnehezíti a dolgok megtalálását.

4. Alkalmazza a jó műszaki írás gyakorlatát

Ha van tapasztalata műszaki dokumentáció írásában, tudja, mi működik. Ha nincs, íme néhány javaslat az ISO-nak megfelelő munkautasításokhoz:

• terjedelem: a kevesebb több; a rövid, egy-egy fő gondolatot tartalmazó mondatok működnek a legjobban
• szerkezet: használjon világos, logikus szerkezetet; bekezdések helyett számozott lépéseket, összetett mondatok nélkül
• táblázatok és ábrák: használjon fényképeket, diagramokat, táblázatokat és más vizuális elemeket, ahol csak segítenek
• revíziók: vezessen revíziótörténetet, amely rögzíti, mi és miért változott, így világos áttekintése lesz minden változásról

Mit keresnek az auditorok

Az auditor ritkán ítéli meg egy-egy utasítás megfogalmazását. Azt ellenőrzi, hogy az utasítások szabályozottak-e, és hogy a dolgozók az érvényes verzió szerint dolgoznak-e. Számítson kérdésekre az alábbiakról:

• Dokumentumkezelés. Az ISO 9001 7.5.3. pontja előírja, hogy a dokumentált információ ott és akkor, ahol és amikor szükség van rá, rendelkezésre álljon és alkalmas legyen a használatra, a változtatások pedig szabályozottak legyenek. A gyakorlatban: a munkaállomáson lévő utasítás az érvényes verzió, az elavult verziók pedig nincsenek használatban.
• Jóváhagyások. Ki vizsgálta felül és adta ki az utasítást, és mikor. Egy jóvá nem hagyott tervezet a gyártósoron auditmegállapítást jelent.
• Revíziótörténet. Mi változott az egyes verziók között és miért, visszakövethetően arra a változtatási kérelemre, reklamációra vagy fejlesztésre, amely kiváltotta.
• A képzés igazolása. Bizonyíték arra, hogy a munkát végzők az érvényes verzióról kaptak képzést, nem egy két revízióval korábbiról. Az ISO 9001 7.2. pontja előírja, hogy őrizze meg a felkészültség (kompetencia) bizonyítékait.

Az autóipari üzemek számára az IATF 16949 konkrét elvárásokat is támaszt a munkaállomáson elérhető operátori utasításokkal szemben. Lásd: IATF 16949 szerinti munkautasítások a munkaállomáson.

Hol kap szerepet a REWO

A REWO szabályozott keretek között tartja a munkautasításokat: kétlépcsős jóváhagyás és verziótörténet a Guides modulban, a REWO Analytics modul pedig nyilvántartja, ki melyik verziót nézte meg és erősítette meg, és mikor, auditnaplóval és CSV-exporttal.

A jó, ISO-nak megfelelő munkautasítások a szabvány világos megértésével kezdődnek. A munkautasítások írásáról általánosságban a gyártási munkautasításokról szóló teljes körű útmutatónkban olvashat bővebben.

Olvassa el ezt is: IATF 16949 szerinti munkautasítások a munkaállomáson · REWO Analytics · REWO a minőség és megfelelőség területén