Cross-training in produzione: cos’è e perché è importante

Il cross-training, o formazione incrociata, nelle attività aziendali è noto anche come multiskilling o polivalenza e consiste nel formare i dipendenti per rispondere in modo flessibile ai cambiamenti dei piani di produzione. La formazione incrociata punta semplicemente a sviluppare le competenze di tutti in azienda. In questo modo ognuno capisce meglio che cosa serve davvero per mandare avanti l’attività. L’idea è mettere i dipendenti in condizione di dare supporto dall’interno dell’azienda, invece di ricorrere all’esterno o di sovraccaricare un solo gruppo di persone nei periodi più frenetici.

La formazione incrociata è strettamente legata alla produzione a celle. Una sua stretta alleata è la rotazione delle mansioni. In altre parole, perché un dipendente polivalente mantenga il proprio livello di competenza, deve ruotare periodicamente tra le mansioni che richiedono quelle competenze. E deve farlo abbastanza spesso da non perderle.

I vantaggi della formazione incrociata in produzione

Anche se a quasi tutti piace una certa prevedibilità nel lavoro, i tempi in cui si svolgeva un solo compito semplice dalle nove alle cinque sono quasi finiti. E naturalmente, a livello organizzativo, avere personale formato su più mansioni apre nuove possibilità. Ecco alcuni dei principali vantaggi che le aziende manifatturiere ottengono dopo aver adottato la formazione incrociata.

Flessibilità nella pianificazione

Con commesse che spesso hanno scadenze strette, personale formato su più mansioni ti dà più scelta quando pianifichi i turni. E con una pianificazione che non sovraccarica uno o più dipendenti aiuti anche a prevenire il burnout. Il risultato è personale più sano e soddisfatto e un minore assenteismo.

Miglioramento dei processi

Quando i dipendenti lavorano a compartimenti stagni, ognuno per conto proprio, immaginare miglioramenti dei processi è spesso quasi impossibile. Con personale formato su più mansioni e incoraggiato a condividere idee per eliminare gli sprechi e aumentare l’efficienza, i miglioramenti dei processi si individuano e si realizzano molto più facilmente.

Coinvolgimento del personale

Quando i dipendenti vedono crescere le proprie competenze e capiscono di contribuire al successo dell’azienda con più di una responsabilità, si sentono parte di un quadro più ampio. E quando il coinvolgimento cresce, cresce anche la fidelizzazione del personale, il che aiuta molto l’azienda a restare competitiva sul mercato del lavoro.

Servizio migliore

Quando la linea di produzione si ferma perché l’unica persona in grado di svolgere un compito è impegnata su un altro progetto, il servizio ne risente. Se invece hai più dipendenti qualificati, capaci di svolgere molti compiti, sei molto più pronto a offrire un servizio migliore ai tuoi clienti.

Pianificazione della successione

Man mano che le persone della tua azienda imparano le une dalle altre, capisci anche molto meglio quali dipendenti sono più pronti a passare a ruoli con maggiori responsabilità. Questo significa che, con la formazione incrociata, acquisisci anche una consapevolezza fondamentale per una pianificazione strategica della successione.

Schizzo di un addetto alla produzione su una linea di produzione

La formazione incrociata ha degli svantaggi?

Alcuni dipendenti potrebbero vedere la formazione incrociata come una responsabilità in più senza un aumento di stipendio. È importante, mentre valorizzi i punti di forza di ciascuno, bilanciare il più possibile il carico di lavoro.

Certo, vuoi ottenere il massimo della produttività dai tuoi dipendenti proteggendo al tempo stesso i conti, ma il rischio di burnout è alto se aggiungi troppo e troppo in fretta. I dipendenti devono capire che apprezzi le loro capacità, non che li consideri bestie da soma.

Un altro rischio possibile è costruire un’azienda piena di generalisti, cioè persone che sanno un po’ di tutto ma non molto di nessuna cosa. Questo può essere molto utile per coprire i buchi quando qualcuno è in malattia (soprattutto in una piccola azienda), ma rischi di dare l’impressione di avere competenze larghe un chilometro e profonde un centimetro nel tuo settore.

I tipi di formazione che supportano la formazione incrociata

La formazione incrociata raramente si esaurisce in una sola sessione. Di solito combina tre tipi di formazione.

Formazione di inserimento

La formazione di inserimento, od onboarding, introduce nel sito i nuovi dipendenti, i collaboratori esterni e i visitatori, perché possano lavorare in sicurezza e nel rispetto delle procedure aziendali. Copre le regole di sicurezza, gli orari di lavoro, i prodotti realizzati, i principali metodi di produzione e le aspettative di qualità. È la base su cui poi si costruisce la formazione specifica per la mansione.

Addestramento sul posto di lavoro

L’addestramento sul posto di lavoro (on-the-job training, OJT) insegna le competenze per una mansione specifica nel luogo in cui la mansione si svolge, con gli strumenti, le macchine e i documenti reali. Non c’è distanza tra l’ambiente di formazione e il posto di lavoro, quindi ciò che si impara si trasferisce direttamente. Può avvenire nella postazione vera e propria durante il lavoro normale, oppure in una postazione dedicata alla formazione. La maggior parte della formazione incrociata è addestramento sul posto di lavoro: un operatore impara una seconda o una terza postazione da qualcuno che la conosce già bene, con il supporto di istruzioni chiare a cui può tornare.

Formazione di aggiornamento

La formazione di aggiornamento è per chi è già qualificato. Aggiorna le competenze quando cambia uno standard o un processo e verifica che le competenze usate di rado non siano andate perse. Per i dipendenti formati su più mansioni è ancora più importante, perché una competenza usata una volta al mese svanisce più in fretta di una usata ogni giorno.

Inizia con la formazione incrociata mettendo in ordine la documentazione del know-how

La formazione incrociata deve essere coerente, pianificata e organizzata. Definisci cosa rende un ruolo efficace. Che cosa si dovrà ottenere e quali conoscenze e competenze serviranno? Sii specifico. Il dipendente che viene formato deve sapere esattamente in cosa consiste il nuovo lavoro e cosa ci si aspetta da lui. Una matrice delle competenze aiuta: mostra chi è qualificato per quale postazione, dove dipendi da una sola persona e chi dovresti formare per primo. Brevi istruzioni video rendono più facile mostrare esattamente come si svolge il lavoro e cosa ci si aspetta da chi guarda.

A quel punto verifica che il processo o i passaggi siano corretti; di solito può convalidarli la persona che ricopre il ruolo. Se non lo sono, apporta le correzioni. Come ogni nuovo processo, le cose funzionano meglio dopo qualche iterazione.

L’obiettivo è costruire e affinare un piano per formare con continuità i dipendenti su un ruolo critico o su competenze specifiche. È un processo simile a quello dell’inserimento di un nuovo dipendente.

Dove si inserisce REWO

REWO Courses combina guide in video e verifiche in percorsi formativi con criteri di superamento e certificati, e mostra quando i certificati devono essere rinnovati. I risultati possono alimentare la tua matrice delle competenze, così vedi chi è qualificato per quale postazione.