Kaj so delovna navodila, skladna s standardi ISO, in kako jih napisati?

Standardi ISO določajo, kako večina proizvajalcev dokumentira svoje delo. V tem prispevku pojasnimo, kaj pomeni skladnost s standardi ISO, kako se kaže v vaši dokumentaciji in kaj to pomeni za pisanje delovnih navodil. Za začetek opredelimo ISO. Mednarodna organizacija za standardizacijo s sedežem v Ženevi v Švici pripravlja in objavlja mednarodne standarde, med njimi tudi standarde za sisteme vodenja kakovosti (QMS) iz skupine ISO 9000. ISO 9001, najbolj znan med njimi, določa zahteve za sistem vodenja kakovosti, ki dosledno zagotavlja izdelke, ki izpolnjujejo zahteve kupcev in predpisov.

Kaj je skladnost s standardi ISO?

Podjetje je skladno s standardom ISO, če izpolnjuje zahteve standarda, ki ga upošteva. Standardi ISO so prostovoljni; noben zakon podjetja ne sili, da jih sprejme.

Certificiranje je formalna potrditev te skladnosti. Certifikata ne izda ISO, temveč neodvisni certifikacijski organi po presoji, kupcem in poslovnim partnerjem pa daje zagotovilo. Med standardi skupine ISO 9000 je ISO 9001 tisti, po katerem se lahko certificirate.

Certifikacijska presoja zahteva čas in denar, zato se nekatera podjetja, zlasti manjša, odločijo, da se z ISO 9001 uskladijo brez certificiranja. V reguliranih panogah in panogah, ki jih narekujejo dobavne verige, to le redko pride v poštev. Kupci od dobaviteljev avtomobilske industrije pričakujejo certifikat po IATF 16949, od proizvajalcev medicinskih pripomočkov pa po ISO 13485. Za te obrate je certifikat pogoj za to, da sploh lahko dobavljajo.

Kako napisati delovna navodila, skladna s standardi ISO

Standardi ISO določajo zahteve za vaš sistem vodenja kakovosti, ne določajo pa oblike vaših dokumentov. Pri pisanju delovnih navodil, skladnih s standardi ISO, se osredotočite na štiri točke:

1. Razumite zahteve ISO

Natančno preberite standard in se seznanite z zahtevami za sistem vodenja kakovosti, ki veljajo za vas. Vaš sistem vodenja kakovosti lahko vključuje politike, priročnike, cilje, postopke in diagrame poteka. Preden začnete pisati, se prepričajte, da razumete razliko med procesom, postopkom in delovnim navodilom.

2. Dokumentacijo oblikujte dosledno

ISO ne ponuja predlog. Določite osebo, običajno vodjo kakovosti, ki bo odgovorna za strukturo dokumentacije: predloge, številčenje, poteke odobritve in mesto hranjenja dokumentov.

3. Pomislite na uporabnike in pišite zanje

Vaši uporabniki so vaši sodelavci. Veliko jih ne bere rado, zato naj bo dokumentacija čim bolj vizualna in razumljiva. Uporabljajte preprost jezik in izraze, ki jih poznajo vsi. V en dokument ne stlačite preveč, a tudi ne ustvarjajte veliko dokumentov o isti temi. To ustvarja birokracijo in otežuje iskanje.

4. Upoštevajte dobro prakso tehničnega pisanja

Če imate izkušnje s pisanjem tehnične dokumentacije, veste, kaj deluje. Če jih nimate, je tu nekaj priporočil za delovna navodila, skladna s standardi ISO:

• dolžina: manj je več; najbolje delujejo kratki stavki z eno glavno mislijo
• struktura: uporabite jasno, logično strukturo; oštevilčene korake namesto odstavkov, brez zapletenih povedi
• tabele in slike: kjer pomagajo, vključite fotografije, diagrame, tabele in druge vizualne elemente
• revizije: vodite zgodovino revizij, ki navaja, kaj se je spremenilo in zakaj, da imate jasen pregled nad vsemi spremembami

Kaj preverjajo presojevalci

Presojevalec le redko ocenjuje besedilo posameznega navodila. Preverja, ali so vaša navodila obvladovana in ali ljudje delajo po veljavni različici. Pričakujte vprašanja o:

• Obvladovanju dokumentov. Točka 7.5.3 standarda ISO 9001 zahteva, da so dokumentirane informacije na voljo in primerne za uporabo tam in takrat, ko so potrebne, spremembe pa obvladovane. V praksi: navodilo na delovnem mestu je veljavna različica, zastarele različice niso v uporabi.
• Odobritvah. Kdo je navodilo pregledal in sprostil ter kdaj. Neodobren osnutek na liniji je ugotovitev presoje.
• Zgodovini revizij. Kaj se je med različicami spremenilo in zakaj, sledljivo do zahtevka za spremembo, reklamacije ali izboljšave, ki jo je sprožila.
• Dokazilih o usposabljanju. Dokaz, da so bili ljudje, ki delo opravljajo, usposobljeni za veljavno različico, ne za tisto izpred dveh revizij. Točka 7.2 standarda ISO 9001 zahteva, da hranite dokazila o kompetentnosti.

Za avtomobilske obrate IATF 16949 dodaja posebna pričakovanja glede navodil za operaterje na delovnem mestu. Preberite članek delovna navodila po IATF 16949 na delovnem mestu.

Vloga platforme REWO

REWO delovna navodila ohranja obvladovana: dvostopenjska odobritev in zgodovina različic v modulu Guides ter modul REWO Analytics kot evidenca o tem, kdo si je ogledal in potrdil katero različico in kdaj, z revizijsko sledjo in izvozom v CSV.

Dobra delovna navodila, skladna s standardi ISO, se začnejo z jasnim razumevanjem standarda. Več o pisanju delovnih navodil na splošno preberite v celovitem vodniku po delovnih navodilih v proizvodnji.

Preberite tudi: Delovna navodila po IATF 16949 na delovnem mestu · REWO Analytics · REWO za kakovost in skladnost