Uvajanje agencijskih in tujih delavcev, ko ne govorite istega jezika

Ponedeljek zjutraj je. Agencija je za novo izmeno poslala dvanajst ljudi. Pet jih govori ukrajinsko, štirje nepalsko, trije nekaj angleško, nihče pa ne govori jezika, v katerem so napisana vaša navodila. Linija začne ob šestih.

Za vse več obratov v srednji Evropi je to običajen ponedeljek. Kljub temu so bile metode uvajanja, na katere se zanaša večina obratov, zasnovane za stalno delovno silo, ki z inštruktorji govori isti jezik.

Zakaj učenje ob sodelavcu odpove prvo

Večina obratov uvaja nove ljudi tako, da ti spremljajo izkušenega sodelavca: izkušen operater novincu kaže delo, dokler ga ta ne zna opraviti sam. To deluje, ko oba govorita isti jezik in ima mentor čas. Pri večjezični skupini novincev pa gredo hkrati narobe tri stvari.

• Razlaga ne doseže cilja. Če mentor razlaga v lokalnem jeziku in novi sodelavec kima, to še ne pomeni razumevanja. V podjetju Aluflexpack ustna navodila v hrvaščini pogosto niso dosegla mednarodnih zaposlenih.
• Vsak mentor uči drugače. Pri učenju ob sodelavcu se prenaša mentorjeva različica dela, vključno z njegovimi bližnjicami.
• Vaši najboljši ljudje nehajo proizvajati. Vsaka ura, ki jo vaš najmočnejši operater porabi za ponavljanje iste razlage, je ura, ko njegov stroj ne dela.

Aluflexpack je učenje ob sodelavcu zamenjal z videonavodili na tablicah. Novi operaterji na osnovnih strojih se zdaj usposobijo v petih dneh namesto v dveh do treh tednih, ne da bi zaradi usposabljanja ustavljali proizvodnjo.

Kaj deluje namesto tega

1. Pokažite na videu

Video prenese večino pomena brez jezika: kam gredo roke, kateri del gre prvi, kako je videti „pravilno nameščeno“. Besedilo naj bo kratko – eno dejanje na korak, en stavek na dejanje. Posnetek pravilnega rezultata ob fotografiji pogoste napake pove več kot odstavek besedila.

2. Preostale besede prevedite – in prevode preglejte

Strojno prevajanje je danes dovolj dobro, da v nekaj minutah pripravi uporaben prvi osnutek v skoraj vsakem jeziku. Ni pa dovolj dobro, da bi mu pri varnostnih in kakovostnih korakih zaupali brez preverjanja. Z njim pripravite osnutek, nato pa naj kritične korake pregleda dvojezični sodelavec ali koordinator agencije. Vodite kratek glosar imen delov in orodij, da „spona“, „vpenjalna priprava“ in „šablona“ v ukrajinščini ne postanejo tri različne besede.

Izvirno besedilo napišite tako, da se dobro prevaja: kratki stavki, brez frazemov, brez okrajšav, ki jih uporablja le vaš obrat, enote in števila pa vsakič zapisani enako.

3. Operater naj sam izbere jezik

Navodilo na delovnem mestu naj se odpre v operaterjevem jeziku, ne v jeziku obrata. Če mora operater sodelavca prositi, naj mu prevede zaslon, ste spet pri učenju ob sodelavcu.

4. Prve dni razdelite na plasti

Ne poskušajte naučiti vsega naenkrat. Najprej varnost in pravila lokacije, nato eno delovno mesto, nato točke tega delovnega mesta, ki so kritične za kakovost, nato naslednje delovno mesto. Vsaka plast je kratko navodilo ali skupina navodil, ne pa sklop prosojnic.

5. Razumevanje preverite v njihovem jeziku

Podpis na obrazcu, ki ga oseba ni mogla prebrati, ne dokazuje ničesar. Nekaj vprašanj s slikami – „kateri od teh je pravilno sestavljen?“, „kaj storite, če je del opraskan?“ – v operaterjevem jeziku pokaže, ali je navodilo doseglo svoj namen. Naj bo kratko: tri do pet vprašanj na kritični korak.

6. Mentorja ohranite za zadnji korak

Videonavodila in preverjanja znanja razbremenijo vaše izkušene ljudi ponavljanja. Ne nadomestijo pa trenutka, ko nekdo opazuje novinca pri delu na pravi liniji in reče: „Da, zdaj lahko delate sami.“ To potrditev ohranite in jo zabeležite skupaj z zapisom o usposabljanju.

7. Agencijske delavce v evidenci obravnavajte enako kot vse druge

V avtomobilski industriji IATF 16949 zahteve glede usposabljanja na delovnem mestu izrecno razširja na pogodbeno in agencijsko osebje. Tudi zunaj avtomobilske industrije bo presojevalec ali kupec vprašal, kdo je delal na liniji in kako je bil usposobljen. Agencijski delavci sodijo v isto evidenco usposabljanja kot zaposleni, z istimi revizijami navodil.

Petdnevna struktura

To je izhodišče, ne standard. Prilagodite ga zahtevnosti svojih delovnih mest.

• 1. dan – Lokacija in varnost. Pravila obrata, osebna varovalna oprema, poti za evakuacijo, varnostna pravila za območje. Kratka navodila v operaterjevem jeziku, na koncu kratko preverjanje znanja.
• 2. dan – Prvo delovno mesto pod nadzorom. Navodilo za delovno mesto na tablici ali zaslonu na delovnem mestu. Novinec sledi navodilu korak za korakom, izkušen operater pa ga opazuje. Metodo nosi navodilo, operater le nadzoruje.
• 3. dan – Prvo delovno mesto samostojno s podporo. Operater dela na delovnem mestu po navodilu, vodja linije pa se oglaša in preverja. Koraki, kritični za kakovost, imajo svoje kratko preverjanje znanja.
• 4. dan – Kakovost in kaj storiti, ko gre kaj narobe. Napake, kaj storiti s sumljivim delom, koga poklicati. Drugo delovno mesto, če ga vloga zahteva.
• 5. dan – Potrditev. Končno preverjanje znanja, nato mentorjeva praktična potrditev na liniji, zabeležena tako, kot jo beležite danes. Zapis o usposabljanju pokaže, katera navodila, katere revizije in kakšni rezultati.

Ko se navodilo pozneje spremeni, poskrbite, da ljudje, ki so bili usposobljeni po njem, vidijo novo različico in pri kritičnih korakih ponovno opravijo kratko preverjanje.

Vloga platforme REWO

REWO znanje vaših strokovnjakov pretvori v vizualna navodila po korakih, ki jih operaterji odprejo na delovnem mestu v svojem jeziku – s prevodom v več kot 100 jezikov, ki ga vaša ekipa pregleda pred sprostitvijo. Modul Courses združi navodila in preverjanja znanja iz modula Forms v program uvajanja z merili za uspešno opravljeno preverjanje in certifikati, vsak ogled, rezultat in potrditev pa so v eni evidenci za vsako osebo – tako za zaposlene kot za agencijske delavce.

Preberite tudi: Courses · Za operaterje · Kako prevajanje z umetno inteligenco ohrani pomen · Študija primera Aluflexpack