IATF 16949 на работното място: какво проверяват одиторите в работните инструкции

Повечето доставчици в автомобилната индустрия имат процедура за управление на документите, която би издържала всяка проверка на бюро. Ревизиите са номерирани, одобренията са подписани, основният списък е актуален. След това одиторът излиза от заседателната зала, отива до работно място във втората смяна и моли оператора да покаже инструкцията за работата, която върши в момента.

Именно оттам често идват несъответствията по IATF 16949, свързани с работните инструкции: от разминаването между процедурата и работното място.

Какво изисква стандартът на работното място

Три части на IATF 16949 (в допълнение към ISO 9001) се срещат на работното място.

Стандартизирана работа (8.5.1.2). Документите за стандартизирана работа — инструкциите за операторите и визуалните стандарти — трябва да бъдат съобщени на хората, които вършат работата, и разбрани от тях, да са четливи, да са на езика или езиците, които тези хора разбират, и да са достъпни в определената работна зона. Те трябва да съдържат и правилата за безопасност на оператора.

Обучение на работното място (7.2.2). Всеки, който поема нови или променени отговорности, влияещи върху съответствието с изискванията за качество, преминава обучение на работното място, като това изрично включва персонала по договор и наетите чрез агенция. Обхватът на обучението трябва да съответства на образованието на човека и на сложността на задачата, а хората, чиято работа може да повлияе на качеството, трябва да бъдат информирани за последиците от несъответствие с изискванията на клиента.

Управление на документираната информация (ISO 9001, 7.5.3). Документите трябва да са налични и подходящи за използване там и тогава, където и когато са необходими, а промените трябва да се управляват — което на практика означава, че операторът трябва да работи по актуалната ревизия, а не по тази, която е отпечатана миналата пролет.

Нищо от това не е ново. Трудното е, че всяко от тези изисквания се отнася до това, което се случва на работното място, във всяка смяна, за всеки човек — включително за работника от агенция, който е започнал в понеделник.

(Резюметата на точките са преразказани. Сверете точния текст с вашето копие на стандарта и със специфичните изисквания на вашите клиенти.)

Въпросите, които ще чуете в цеха

Одиторите са различни, но въпросите на работното място следват определен модел. Всеки от тях проверява различно изискване.

1. „Покажете ми инструкцията за това, което правите в момента.“ Достъпна ли е в работната зона и може ли операторът да я намери без чужда помощ?
2. „Това актуалната ревизия ли е? Откъде знаете?“ Съвпада ли копието на работното място с пуснатата версия? Има ли начин все още да се използва стара страница от папката?
3. „Можете ли да прочетете това?“ На език, който операторът разбира, ли е инструкцията — и ако е преведена, актуализиран ли е преводът, когато е бил променен оригиналът?
4. „Кой ви обучи за това и кога?“ Има ли запис, който свързва този човек с тази задача, преди да е започнал да я изпълнява?
5. „Какво става, ако тази характеристика е извън спецификацията?“ Знае ли операторът последиците за клиента — а не само стъпката?
6. „Тази инструкция беше променена миналия месец. Кой е видял промяната?“ Можете ли да покажете кои оператори са информирани за новата ревизия и кои все още не са?

Въпроси 4 и 6 са тези, които болят. Подписана матрица на обученията от седмицата на въвеждането не отговаря на въпроса „кой е видял промяната от миналия месец“, а лист с подписи на работното място не доказва, че човекът, който се е подписал, е разбрал какво се е променило.

Къде се провалят системите на хартия и в споделени папки

Начините, по които се стига до проблем, са познати на всеки, който се е подготвял за надзорен одит:

• Разминаване в ревизиите. Промяната е пусната в системата за документи, но в класьора на работно място 14 все още стои предишната страница. Никой не забелязва, докато някой не я извади пред одитора.
• Преводите изостават. Немският или словенският оригинал е актуализиран, а украинската или непалската версия, която ползва половината нощна смяна, не е.
• Записите от обученията се пазят другаде. HR пази потвърждението от въвеждащото обучение, ръководителят на линията пази таблица, а връзката между тази ревизия и този човек съществува само в нечия памет.
• Персоналът от агенции пропада между системите. Те са на линията, точка 7.2.2 се отнася и до тях, но често не фигурират в същите записи като служителите.
• Правилата за безопасност са в отделен документ. Точка 8.5.1.2 очаква те да са в документите за стандартизирана работа. В някои заводи са на плакат на входа на халето.

Как изглеждат добрите доказателства

Не ви трябват повече документи, за да отговорите на въпросите в цеха. Трябва ви един свързан запис:

• Една пусната версия на всяка инструкция, с история на одобренията и промените, и нищо друго достъпно на работното място.
• Достъп директно на работното място — QR код на работното място или инструкция, отворена от MES заедно с работната поръчка, — за да не се налага операторът да търси.
• Преводи, които се преглеждат и пускат отново при всяка промяна на оригинала, така че никоя езикова версия да не изостава.
• Запис за всеки човек и всяка ревизия: кой е отворил инструкцията, кой я е потвърдил и кога. Служителите и персоналът от агенции — в един и същ запис.
• Кратка проверка на разбирането за критичните или променените стъпки — няколко въпроса на езика на оператора — вместо само подпис.
• Повторно квалифициране, когато сертификатът подлежи на подновяване, и нова проверка на разбирането, когато се промени критична стъпка.

Когато това е налице, въпрос 6 се превръща във филтър: ревизия 7 на тази инструкция, пусната на тази дата, видяна и потвърдена от тези хора, все още непотвърдена от тези.

Проверка преди одит, която можете да направите тази седмица

Изберете три работни места, включително едно в нощна смяна или смяна през уикенда, и проверете:

1. Може ли операторът да отвори актуалната инструкция за по-малко от минута, без да пита никого?
2. Съвпада ли ревизията на работното място с пуснатата ревизия в системата ви за документи?
3. Всяка езикова версия на работното място на същата ревизия като оригинала ли е?
4. Съдържат ли инструкциите правилата за безопасност на оператора за това работно място?
5. За последната промяна на всяка инструкция можете ли да изброите кой е информиран — и кой не е?
6. Можете ли да покажете записи от обученията на работник от агенция, който в момента работи на тази линия?
7. Може ли операторът да обясни какво би означавал дефект на неговото работно място за клиента?

Ако някой отговор е „ще ни трябва един ден, за да го намерим“, точно там ще бъде несъответствието.

Мястото на REWO

REWO затваря тази празнина. Инструкциите се създават като визуални инструкции стъпка по стъпка с двустепенно одобрение и пълна история на версиите, превеждат се на езиците, които операторите ви четат, и се доставят на работното място чрез QR код или във вашата MES система. Всяко отваряне и потвърждение се записва за конкретния човек и конкретната ревизия, а кратки оценки, създадени с Forms, проверяват разбирането след промяна.

Във VHIT отпечатаните инструкции са заменени от слой с документи в MES: одобрените актуализации достигат веднага до всяка смяна, а всеки преглед се записва към баджа на оператора. Hidria поддържа стандартизираната си работа на видео, което се отваря от терминалите на MES.

Една граница е важна за одиторите: REWO записва как инструкциите са били съобщени, проверени и потвърдени с подпис. Дали въртящият момент е бил правилен, остава във вашата MES система и в контрола на процесите.

Прочетете още: REWO за доставчици в автомобилната индустрия · За екипите по качество и съответствие · Записът в Analytics