Матрица на уменията в производството: практически насоки

Повечето началници смяна носят матрицата на уменията в главата си. Знаят кой може да работи на кое работно място, кой може да отстрани задръстване и кого още не бива да оставят сам на новата линия. Това работи, докато началникът на смяната не излезе в отпуск, докато одит не поиска доказателства или докато трима души не се разболеят в една и съща нощ.

Матрицата на уменията събира тези знания на една страница. В тази статия ще видите как да изградите такава матрица за производствен екип, как да откривате пропуските в нея и как да я поддържате вярна.

Какво е матрица на уменията

Матрицата на уменията е таблица. Хората са изредени отстрани, работните места или уменията — най-отгоре, а всяка клетка показва колко добре даденият човек може да изпълнява дадената работа. Повечето заводи добавят и втора част за квалификациите със срок на валидност, например свидетелство за мотокар или квалификационна група по електробезопасност.

Матрицата отговаря на практически въпроси:

Кой може да поеме това работно място тази нощ, ако обичайният оператор отсъства?
Кои работни места зависят от един-единствен човек?
Кого да обучим следващ и на какво?
Кой може да обучава новопостъпилите на това работно място?
На кого изтичат сертификатите следващия месец?

Матрицата е и доказателство. Стандартите за управление на качеството, като ISO 9001, изискват да определите необходимата компетентност на хората и да съхранявате доказателства за нея. Матрица на уменията, подкрепена със записи от обученията, е обичайният начин заводите да покажат това с един поглед.

Скала с четири нива

Нужна ви е скала, която всички разчитат по един и същ начин. Много заводи използват четири нива, често изобразени като кръг, запълнен на четвъртини. Това е разпространена скала, а не стандарт, и формулировките трябва да се пригодят към вашия завод. Някои площадки добавят ниво 0 за „не е обучен“, а други използват скалата ILUO, която се основава на същата идея.

Ниво	Значение
1	В процес на обучение. Може да работи на работното място под надзор.
2	Може да работи самостоятелно според стандарта: качество, безопасност и време на цикъла.
3	Може да се справя с проблеми и варианти: задръствания, пренастройки, други номера на детайли, дребни неизправности.
4	Може да обучава други на това работно място.

Две правила правят скалата полезна:

Всяко ниво изисква доказателство. Преминаването от ниво 1 към ниво 2 трябва да означава, че служител с ниво 4 е наблюдавал човека как работи според стандарта и го е потвърдил с подпис, а не само че човекът е присъствал на обучение.
Където е нужно, определете нивата за всяко работно място. „Справя се с варианти“ означава едно на преса и друго на крайния монтаж. За всяко работно място запишете по един ред какво изисква там ниво 3.

Разгледан пример

Ето малка матрица за една смяна на монтажна линия с четири работни места.

Оператор	Преса 1	Заваръчна клетка	Краен монтаж	Тест за херметичност
Оператор A	4	2	3	2
Оператор B	3	1	2	—
Оператор C	2	3	2	1
Оператор D	—	2	4	3
Оператор E	1	—	2	2

Прочитането ѝ по редове и по колони ви казва много:

Заваръчната клетка има само един човек с ниво 3 (оператор C). Ако C отсъства, никой в тази смяна не може да се справи с неизправност в клетката.
В заваръчната клетка освен това няма никой с ниво 4, така че никой в тази смяна не може да обучи нов заварчик. Обучението зависи от друга смяна.
Тестът за херметичност има един човек с ниво 3 и двама с ниво 2. Покритието е слабо, но работещо.
Крайният монтаж е добре покрит: всички са на ниво 2 или по-високо, а оператор D може да обучава.
Оператор A е най-гъвкавият човек в смяната. Това е добре, но е и риск. Ако A напусне, Преса 1 остава без единствения си обучаващ.

Оттук следващите приоритети за обучение са ясни: втори човек в заваръчната клетка трябва да достигне ниво 3, а там трябва да се планира и някой да стигне до ниво 4.

Квалификации със срок на валидност и подновяване

Някои умения идват със сертификат, който изтича: свидетелства за мотокар и кран, квалификационни групи по електробезопасност, първа помощ, сертификати за запояване или заваряване, одобрения, специфични за клиента. Те също принадлежат на матрицата, но с дати вместо нива.

За всяко от тях запишете:

човека и квалификацията,
датата на придобиване и датата на изтичане,
колко време отнема подновяването, включително срока за записване на курс.

След това гледайте напред, а не само днешния ден. Сертификат, който изтича след шест седмици, е проблем още сега, ако курсът за подновяване е запълнен за два месеца напред. Сортирайте по дата на изтичане и преглеждайте списъка всеки месец.

Откриване на пропуски

Задайте цел за всяко работно място и сравнете матрицата с нея. Една типична цел може да бъде: на смяна поне трима души с ниво 2 или по-високо, поне двама с ниво 3 и поне един с ниво 4. Числата зависят от работното място, от големината на смяната и от това колко критично е работното място.

След това потърсете тези чести пропуски:

Единични точки на отказ. Работно място с един човек с ниво 3 или с един човек с ниво 2 в дадена смяна. Един ден болничен спира или забавя работното място.
Няма кой да обучава. Работно място без човек с ниво 4 в дадена смяна означава, че новопостъпилите в тази смяна чакат или се учат от някого, който не е готов да обучава.
Изтичащи сертификати в нощната смяна. Нощните смени и смените през уикенда често са по-малки и едно изтекло свидетелство може да ги остави без нито един квалифициран човек за дадена задача. Проверявайте всяка смяна поотделно.
Хора, заседнали на ниво 1. Някой, който е „в процес на обучение“ от месеци, или трябва да получи потвърждение с подпис, или се нуждае от помощ.
Прекомерна зависимост от няколко гъвкави служители. Ако едни и същи две имена запълват всеки пропуск, самите те са риск.

Кръстосаното обучение е начинът да затворите повечето от тези пропуски. Матрицата ви показва откъде да започнете.

Поддържане на матрицата актуална

Матрицата на уменията е полезна само ако е вярна. Повечето остаряват, защото никой не отговаря за тях.

Определете отговорник. Обикновено това е началникът на смяната или ръководителят на участъка. Те я актуализират, не HR.
Актуализирайте я, когато нещо се случи. Потвърждение с подпис, новопостъпил, напуснал, нов вариант на продукта, нова машина.
Актуализирайте я, когато инструкциите се променят. Ако се промени стъпка на дадено работно място, хората с ниво 2 и по-високо трябва да видят новата версия. Докато не я видят, нивото им за това работно място е под въпрос.
Позволете на нивата да падат. Някой, който дълго не е работил на дадено работно място, може вече да не е на ниво 3. Решете колко дълго едно ниво остава валидно без практика и след това го проверете отново.
Преглеждайте я по график. Кратък месечен преглед за всеки участък плюс проверка преди всеки одит.

Откъде идват записите от обученията

Матрицата е обобщение. Доказателствата са под нея:

завършени обучения и резултати от оценки,
потвърждения с подпис на работните инструкции, които показват кой коя версия е потвърдил и кога,
потвърждения с подпис след наблюдение от обучаващ с ниво 4,
сертификати с дати на издаване и изтичане.

Ако тези записи са на хартия или са разпръснати в различни таблици, поддържането на матрицата актуална се превръща в досадно задължение и тя престава да се обновява. Колкото по-голяма част от доказателствата се записва дигитално в момента на обучението, толкова по-лесно се поддържа матрицата.

Новопостъпилите и работниците от агенции изискват специално внимание, защото те се изкачват най-бързо по скалата и напускат най-скоро. Вижте въвеждане на работници от агенции и чуждестранни работници в производството.

Мястото на REWO

REWO Courses не е матрица на уменията. Модулът предоставя записите от обученията и сертификатите, от които се изгражда матрицата на уменията: учебни пътеки, които съчетават инструкции и оценки, критерии за успешно преминаване и сертификати с видимост върху подновяването. Analytics показва кой коя версия на дадена инструкция е видял или потвърдил, а данните могат да се експортират като CSV в таблицата, HR системата или друг инструмент, в който се поддържа вашата матрица.

Прочетете още: Кръстосано обучение в производството · REWO Courses · Какво са неписаните знания?