Какво са неписаните знания в производството и как да ги документирате?

Всеки завод работи отчасти със знания, които не са записани никъде. Настройчикът, който знае, че старата преса има нужда от подложка от половин милиметър под приспособлението, преди първият детайл да излезе както трябва. Операторът, който чува промяна в звука на подаващото устройство минута преди то да заседне. Заобиколното решение на нощната смяна за сензор, който залепва, когато в халето е студено. Нищо от това не е в работната инструкция. Всичко това поддържа линията в движение.

Това са неписаните знания: това, което опитните хора знаят за работата и което документацията не съдържа. Те са ценни, крехки и обикновено напускат завода заедно с човека.

В тази статия ще разгледаме какво са неписаните знания, защо са риск, как да откриете кой ги притежава, как да ги документирате и как да не допуснете да остареят, след като веднъж са записани.

Какво са неписаните знания

Неписаните знания са практическо ноу-хау, което притежава малка група хора и което се предава устно, ако изобщо се предава. В производството те обикновено попадат в няколко вида:

• Трикове при настройка. Редът, в който се затягат скобите, за да не се изкриви приспособлението, отместването, което работи на една машина, но не и на нейния близнак, рулонът от определен доставчик, който изисква по-бавно подаване.
• Ранни предупредителни сигнали. Звукът, миризмата, вибрацията или цветът, които подсказват на опитния човек, че нещо предстои да се обърка.
• Заобиколни решения. Нещата, които хората правят, защото официалният метод не работи съвсем: сензор, по който трябва да се почука, детайл, който трябва предварително да се огъне на ръка, програма, която трябва да се рестартира два пъти.
• Решения по преценка. Кога да се спре линията, кога един граничен детайл е приемлив, на кого да се звънне за кой проблем.
• История. Защо дадена стъпка се прави точно по този начин, какво е опитвано преди и защо не е проработило.

Част от тези знания трябва да станат стандартизирана работа. Друга част е симптом на проблем, който трябва да се отстрани, а не да се записва. Документирането е начинът да разберете кое е кое.

Защо са риск

Неписаните знания не са проблем, докато хората, които ги притежават, са на място. Проблемът е какво става, когато ги няма.

• Пенсиониране. Настройчикът с трийсет години стаж на едни и същи машини се пенсионира. Заместникът му се учи чрез проба и грешка, а производителността и качеството спадат за месеци.
• Текучество. Работниците от агенции и служителите с кратък стаж отнасят със себе си наученото. Ако ноу-хау се е предавало само чрез наблюдение на по-опитен колега, всеки новопостъпил започва от все по-бледо копие.
• Отсъствие. Ключов човек излиза в отпуск или се разболява и едно работно място се забавя или спира, защото никой друг не знае трика.
• Преместване на линии. Когато една линия се мести в друг завод или друга държава, документите се местят с нея. Неписаните знания остават с хората. Тук много премествания срещат трудности. Вижте повече в статията за преместването на производствени линии. Coloplast използва същите инструкции в REWO, за да подкрепи преместването на производствена линия в Коста Рика.
• Скрити проблеми. Заобиколно решение, което знае само една смяна, може да прикрива истински дефект в оборудването или в конструкцията. Инженерите не могат да отстранят нещо, за което не знаят, че съществува.

Как да откриете кой ги притежава

Рядко ви е нужен формален одит на знанията. Няколко практични въпроса обикновено бързо насочват към правилните хора:

• На кого се звъни? Попитайте ръководителите на смени и операторите: „Когато тази машина спре и никой не може да я пусне, на кого звъните?“ Едни и същи няколко имена се повтарят отново и отново.
• Какво се забавя, когато някой отсъства? Вижте кои работни места губят производителност или качество, когато определен човек е в отпуск.
• Къде в матрицата на уменията ви има само едно име? Работно място, на което само един човек може да се справи с проблемите, е единична точка на отказ. Матрицата на уменията прави тези места видими.
• Какво е различното между смените? Ако една смяна има по-малко спирания или по-малко брак на същата линия, тя вероятно прави нещо, което другите не правят.
• Какво липсва в инструкцията? Помолете опитни оператори да минат през актуалната инструкция и да ви кажат какво липсва. Обикновено знаят веднага.

След това приоритизирайте. Започнете със знанията, които притежава само един човек, които влияят на безопасността, качеството или времето на работа на оборудването и които има риск скоро да напуснат завода.

Как да ги документирате

Да помолите експертите да запишат това, което знаят, рядко дава резултат. Те са заети, а голяма част от нещата правят, без да мислят. Ще пропуснат точно детайлите, които са най-важни. Много по-добре работи да ги наблюдавате и да ги запишете, докато вършат работата.

1. Изберете една задача. Не „всичко, което знае старшият настройчик“, а една настройка, една пренастройка, едно възстановяване след засядане.
2. Запишете експерта, докато върши работата. Използвайте телефон. Снимайте истинската задача на истинското работно място. Помолете го да казва какво прави и защо, докато работи, особено в моментите, в които проверява, ослушва се или донастройва. Кратките клипове за всяка стъпка са по-лесни за използване после, отколкото един дълъг запис. Нашият наръчник за видеозапис в цеха разглежда кадрирането, звука и осветлението.
3. Задайте въпросите „ами ако“. След записа попитайте: „Какво правите, ако не легне на място? Ако материалът е от другия доставчик? Ако чуете онзи шум?“ Тези отговори често са най-ценната част.
4. Разделете го на стъпки. Превърнете записа в инструкция стъпка по стъпка: по един клип или снимка на стъпка, кратък ред текст, изписани ключови стойности и причината за всяка неочевидна стъпка.
5. Дайте на друг човек да я изпълни. Дайте черновата на някого, който не е правил задачата, и го наблюдавайте как я следва без помощ. Там, където се поколебае или сгреши, в инструкцията липсва нещо. Този тест открива повече пропуски от всяка среща за преглед.
6. Прегледайте я. Минете през резултата с експерта и с процесните инженери или отдела по качество. Решете кои трикове стават стандартен метод, кои заобиколни решения трябва да отидат при инженерите като проблеми за отстраняване и кои стъпки се нуждаят от проверка за безопасност или качество.

Направете това, докато експертът все още е тук, за да отговаря на въпроси. Да документирате знанията на някого в последните му две седмици е много по-трудно, отколкото да го правите постепенно в продължение на година.

Как да ги поддържате живи

Документираните знания остаряват като всеки друг документ. Машините се модифицират, материалите се сменят, а трикът, който е работил миналата година, може вече да не е нужен. За да останат полезни:

• Дайте на всяка инструкция собственик. Обикновено процесният инженер или ръководителят на смяна за съответната зона. Собственикът е човекът, който я актуализира, когато нещо се промени.
• Позволете на операторите да сигнализират за проблеми. Хората, които използват инструкцията всеки ден, първи забелязват, когато тя е грешна. Дайте им бърз начин да го кажат направо от работното място и се погрижете някой да предприеме действие.
• Преглеждайте по график. Проверявайте високорисковите инструкции на определен интервал и винаги след промяна в процеса, инцидент с качеството или нова машина.
• Дръжте експерта ангажиран. Помолете първоначалния експерт да проверява актуализациите, докато все още е при вас. След като напусне, тази роля поемат хората, които е обучил.
• Знайте кой какво е видял. Когато една стъпка се промени, трябва да знаете кои оператори са видели новата версия и кой все още работи по спомен от старата.

Мястото на REWO

REWO Guides превръща записите на експертите в инструкции стъпка по стъпка от видео, изображения и текст, с одобрение в две стъпки и история на версиите. Операторите могат да сигнализират за проблем в инструкция направо от работното място, а Analytics показва кой е видял или потвърдил коя версия. За директора на завода това означава, че линията зависи по-малко от няколко души. Вижте REWO за директори на заводи.

Прочетете още: Преместване на производствени линии · Матрица на уменията в производството · REWO за директори на заводи