Какво са работни инструкции в съответствие с ISO и как да ги напишете?

Стандартите ISO определят как повечето производители документират работата си. В тази статия обясняваме какво означава съответствие с ISO, как то личи в документацията ви и какво означава това за писането на работни инструкции. Да започнем с определение на ISO. Със седалище в Женева, Швейцария, Международната организация по стандартизация разработва и публикува международни стандарти, включително стандартите за системи за управление на качеството (QMS) от семейството ISO 9000. ISO 9001, най-известният от тях, определя изискванията към QMS, която последователно осигурява продукти, отговарящи на изискванията на клиентите и на нормативните изисквания.

Какво е съответствие с ISO?

Една фирма е в съответствие с ISO, ако изпълнява изискванията на стандарта, който следва. Стандартите ISO са доброволни; никой закон не задължава компанията да ги въведе.

Сертифицирането е официалното потвърждение на това съответствие. Сертификатът не се издава от самата ISO, а от независими органи по сертификация след одит, и дава увереност на клиентите и бизнес партньорите. В семейството ISO 9000 стандартът, по който можете да бъдете сертифицирани, е ISO 9001.

Сертификационният одит изисква време и пари и някои компании, особено по-малките, избират да следват ISO 9001, без да се сертифицират. В регулираните отрасли и в отраслите, водени от веригата на доставки, това рядко е възможно. Клиентите очакват доставчиците в автомобилната индустрия да са сертифицирани по IATF 16949, а производителите на медицински изделия — по ISO 13485. За тези заводи сертифицирането е част от условието изобщо да могат да доставят.

Как да напишете работни инструкции в съответствие с ISO

Стандартите ISO поставят изисквания към вашата QMS, но не определят формата на документите ви. Когато пишете работни инструкции в съответствие с ISO, се съсредоточете върху четири точки:

1. Разберете изискванията на ISO

Прочетете внимателно стандарта и се запознайте с изискванията към QMS, които се отнасят до вас. Вашата QMS може да включва политики, наръчници, цели, процедури и блок-схеми. Преди да започнете да пишете, се уверете, че разбирате разликата между процес, процедура и работна инструкция.

2. Оформяйте документацията си еднообразно

ISO не предоставя шаблони. Определете човек, обикновено мениджъра по качеството, който да отговаря за структурата на документацията: шаблони, номерация, маршрути за одобрение и къде се съхраняват документите.

3. Мислете за потребителите си и пишете за тях

Вашите потребители са колегите ви. Много от тях не обичат да четат, затова направете документацията възможно най-визуална и лесна за разбиране. Използвайте прост език и понятия, които всички познават. Не натъпквайте прекалено много в един документ, но и не създавайте много документи по една и съща тема. Това поражда бюрокрация и затруднява намирането на информацията.

4. Прилагайте добрите практики на техническото писане

Ако имате опит в писането на техническа документация, знаете какво работи. Ако нямате, ето няколко препоръки за работни инструкции в съответствие с ISO:

дължина: по-малкото е повече; най-добре работят кратки изречения с по една основна мисъл
структура: използвайте ясна, логична структура; номерирани стъпки вместо абзаци, без сложни изречения
таблици и фигури: добавяйте снимки, схеми, таблици и други визуални елементи навсякъде, където помагат
ревизии: водете история на ревизиите, в която е посочено какво е променено и защо, за да имате ясна представа за всички промени

Какво търсят одиторите

Одиторът рядко оценява формулировката на отделна инструкция. Той проверява дали инструкциите ви се управляват и дали хората работят по актуалната версия. Очаквайте въпроси за:

Управление на документите. Точка 7.5.3 на ISO 9001 изисква документираната информация да е налична и подходяща за използване там, където и когато е необходима, а промените в нея да се управляват. На практика: инструкцията на работното място е актуалната версия, а остарелите версии не се използват.
Одобрения. Кой е прегледал и пуснал инструкцията и кога. Неодобрена чернова на линията е несъответствие при одит.
История на ревизиите. Какво е променено между версиите и защо, проследимо до заявката за промяна, рекламацията или подобрението, което я е предизвикало.
Доказателства за обучение. Доказателство, че хората, които вършат работата, са обучени по актуалната версия, а не по версия отпреди две ревизии. Точка 7.2 на ISO 9001 изисква да съхранявате доказателства за компетентност.

За автомобилните заводи IATF 16949 добавя специфични очаквания към инструкциите за операторите на работното място. Вижте работни инструкции по IATF 16949 на работното място.

Мястото на REWO

REWO държи работните инструкции под контрол: двустепенно одобрение и история на версиите в Guides, а REWO Analytics е записът кой е видял и потвърдил коя версия и кога, с одитна следа и експорт в CSV.

Добрите работни инструкции в съответствие с ISO започват с ясно разбиране на стандарта. Повече за писането на работни инструкции като цяло ще намерите в пълното ръководство за работните инструкции в производството.

Прочетете още: Работни инструкции по IATF 16949 на работното място · REWO Analytics · REWO за качество и съответствие