Czym są instrukcje pracy zgodne z ISO i jak je pisać?

Normy ISO kształtują sposób, w jaki większość producentów dokumentuje swoją pracę. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest zgodność z ISO, jak przejawia się w dokumentacji i co oznacza dla pisania instrukcji pracy. Na początek zdefiniujmy ISO. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna z siedzibą w Genewie w Szwajcarii opracowuje i publikuje normy międzynarodowe, w tym normy systemów zarządzania jakością (QMS) z rodziny ISO 9000. ISO 9001, najbardziej znana z nich, określa wymagania dla systemu QMS, który w sposób powtarzalny zapewnia wyroby spełniające wymagania klientów oraz wymagania prawne.

Czym jest zgodność z ISO?

Firma jest zgodna z ISO, jeśli spełnia wymagania normy, którą stosuje. Normy ISO są dobrowolne; żadne prawo nie zmusza firmy do ich wdrożenia.

Certyfikacja to formalne potwierdzenie tej zgodności. Nie wydaje jej samo ISO, lecz niezależne jednostki certyfikujące po przeprowadzeniu audytu, a daje ona pewność klientom i partnerom biznesowym. W rodzinie ISO 9000 normą, na zgodność z którą można uzyskać certyfikat, jest ISO 9001.

Audyt certyfikacyjny kosztuje czas i pieniądze, dlatego niektóre firmy, zwłaszcza mniejsze, decydują się działać zgodnie z ISO 9001 bez certyfikacji. W sektorach regulowanych i tych, w których wymagania dyktuje łańcuch dostaw, rzadko jest to możliwe. Od dostawców branży motoryzacyjnej klienci oczekują certyfikatu IATF 16949, a od producentów wyrobów medycznych – ISO 13485. Dla takich zakładów certyfikacja jest warunkiem dopuszczenia do dostaw.

Jak pisać instrukcje pracy zgodne z ISO

Normy ISO określają wymagania dla systemu QMS, ale nie definiują formatu dokumentów. Pisząc instrukcje pracy zgodne z ISO, skup się na czterech punktach:

1. Zrozum wymagania ISO

Uważnie przeczytaj normę i zapoznaj się z wymaganiami QMS, które cię dotyczą. System QMS może obejmować polityki, księgi, cele, procedury i schematy blokowe. Zanim zaczniesz pisać, upewnij się, że rozumiesz różnicę między procesem, procedurą a instrukcją pracy.

2. Formatuj dokumentację w spójny sposób

ISO nie dostarcza szablonów. Wyznacz osobę, zwykle kierownika ds. jakości, która będzie odpowiadać za strukturę dokumentacji: szablony, numerację, ścieżki zatwierdzania i miejsce przechowywania dokumentów.

3. Pomyśl o użytkownikach i pisz dla nich

Twoi użytkownicy to twoi współpracownicy. Wielu z nich nie przepada za czytaniem, więc dokumentacja powinna być możliwie wizualna i łatwa do zrozumienia. Używaj prostego języka i terminów, które wszyscy znają. Nie upychaj zbyt wiele w jednym dokumencie, ale nie twórz też wielu dokumentów na ten sam temat. To rodzi biurokrację i utrudnia znalezienie potrzebnych informacji.

4. Stosuj dobre praktyki pisania technicznego

Jeśli masz doświadczenie w pisaniu dokumentacji technicznej, wiesz, co działa. Jeśli nie, oto kilka zaleceń dotyczących instrukcji pracy zgodnych z ISO:

• długość: mniej znaczy więcej; najlepiej sprawdzają się krótkie zdania, z których każde zawiera jedną główną myśl
• struktura: stosuj jasną, logiczną strukturę; numerowane kroki zamiast akapitów, bez złożonych zdań
• tabele i rysunki: dodawaj zdjęcia, schematy, tabele i inne elementy wizualne wszędzie tam, gdzie pomagają
• rewizje: prowadź historię rewizji, która mówi, co się zmieniło i dlaczego, aby mieć jasny obraz wszystkich zmian

Na co zwracają uwagę audytorzy

Audytor rzadko ocenia sformułowania pojedynczej instrukcji. Sprawdza, czy instrukcje są nadzorowane i czy ludzie pracują według aktualnej wersji. Spodziewaj się pytań o:

• Nadzór nad dokumentacją. Punkt 7.5.3 normy ISO 9001 wymaga, by udokumentowane informacje były dostępne i przydatne do użycia tam i wtedy, gdzie i kiedy są potrzebne, a zmiany w nich były nadzorowane. W praktyce: instrukcja przy stanowisku jest aktualną wersją, a nieaktualne wersje nie są używane.
• Zatwierdzenia. Kto i kiedy zweryfikował i wydał instrukcję. Niezatwierdzony projekt na linii to niezgodność w raporcie z audytu.
• Historię rewizji. Co zmieniło się między wersjami i dlaczego, z możliwością powiązania ze zgłoszeniem zmiany, reklamacją lub usprawnieniem, które ją wywołało.
• Dowody przeszkolenia. Potwierdzenie, że osoby wykonujące pracę zostały przeszkolone z aktualnej wersji, a nie z tej sprzed dwóch rewizji. Punkt 7.2 normy ISO 9001 wymaga zachowania dowodów kompetencji.

W zakładach motoryzacyjnych IATF 16949 dodaje konkretne oczekiwania wobec instrukcji dla operatorów przy stanowisku. Zobacz instrukcje pracy przy stanowisku według IATF 16949.

Gdzie pasuje REWO

REWO utrzymuje instrukcje pracy pod nadzorem: dwuetapowe zatwierdzanie i historia wersji w module Guides oraz REWO Analytics jako rejestr tego, kto wyświetlił i potwierdził którą wersję i kiedy, ze ścieżką audytu i eksportem do CSV.

Dobre instrukcje pracy zgodne z ISO zaczynają się od jasnego zrozumienia normy. Więcej o pisaniu instrukcji pracy w ogóle znajdziesz w kompletnym przewodniku po instrukcjach pracy w produkcji.

Przeczytaj też: Instrukcje pracy przy stanowisku według IATF 16949 · REWO Analytics · REWO dla działów jakości i zgodności