Standardowe instrukcje pracy a standardowe procedury operacyjne (SOP): czym się różnią?

Przejdź się po dowolnej hali produkcyjnej, a zauważysz starannie przygotowane dokumenty, które pomagają pracownikom w wykonywaniu ich pracy. Standardowe procedury operacyjne i standardowe instrukcje pracy są kluczem do sukcesu w produkcji. Doskonali się je dzięki przeglądom dokumentów, audytom, zdyscyplinowanemu procesowi rozwiązywania problemów i, co najważniejsze, uwagom osób, które wykonują daną pracę. Aktualna dokumentacja powinna być punktem wyjścia dla każdego usprawnienia. Zawsze najpierw ulepszaj istniejącą dokumentację, zanim stworzysz nowy dokument. Liczba dokumentów nie jest tym samym co ciągłe doskonalenie. Wiele osób uważa, że procedury operacyjne i instrukcje pracy to pojęcia zamienne, ale tak nie jest.

Czym są standardowe instrukcje pracy?

Standardowe instrukcje pracy (SWI) to instrukcje, które mają sprawić, że procesy produkcyjne będą spójne, terminowe i powtarzalne. Często wywiesza się je przy stanowisku operatora. Liderzy zespołów i kierownicy powinni potem sprawdzać, czy operatorzy korzystają z instrukcji i potrafią się do niej stosować – to często najtrudniejsza część całego procesu.

Przygotowanie SWI wymaga czasu i wysiłku. Powinny one opisywać najlepsze znane kroki wykonania procesu. Standardowe instrukcje pracy są naturalnym efektem innych inicjatyw doskonalenia procesów i przydają się też w późniejszych projektach usprawnień. Bez SWI operatorzy i ich przełożeni muszą polegać na zbiorowej pamięci, by nadal wykonywać proces w najlepszy sposób. SWI nie zastępują szkolenia wstępnego, ale utrwalają to, czego się nauczono. Doświadczony operator może nie potrzebować codziennie zaglądać do instrukcji. Wywieszone instrukcje pomagają też mistrzowi, który może szybko dostrzec różnice między działaniami operatora a standardem.

Ważne jest, by regularnie przeglądać i aktualizować SWI dla każdej czynności. Organizacja stosująca kaizen, czyli podejście ciągłego doskonalenia, będzie stale znajdować lepsze sposoby wykonywania pracy, a aktualizacja SWI sprawia, że te usprawnienia zostają na stałe. W praktyce instrukcje zaczynają się starzeć w chwili ich powstania, dlatego wymagają ciągłego doskonalenia.

Czym są standardowe procedury operacyjne?

Standardowe procedury operacyjne (SOP) to pisemne opisy krok po kroku, jak wykonać rutynową czynność. SOP opisuje działania potrzebne do przeprowadzenia procesu zgodnie z przepisami branżowymi, wymaganiami prawnymi lub po prostu własnymi standardami prowadzenia firmy. Pracownicy powinni za każdym razem stosować je w ten sam sposób, żeby firma działała spójnie. Procedury SOP pomagają utrzymać bezpieczeństwo i efektywność w produkcji, działalności operacyjnej, szkoleniach, sprzedaży, finansach i innych działach.

Standardowa procedura operacyjna nigdy nie powinna być trudna w czytaniu ani niejasno sformułowana. Powinna być zwięzła, łatwa do zrozumienia i zawierać kroki działania, które łatwo wykonać. Dobra procedura SOP jasno przedstawia kroki i informuje pracownika o wszelkich kwestiach bezpieczeństwa.

Procedury SOP są nieodłączną częścią kontroli jakości i ograniczania ryzyka. Od produkcji lotniczej po farmaceutyczną dobre procedury SOP to coś więcej niż biurokracja. Określają, kto co robi, kiedy i gdzie. Jeśli procedury SOP są źle napisane lub źle wdrożone, konsekwencje mogą być poważne. Standardowe procedury operacyjne powinny być podstawą szkolenia nowych pracowników i należy je regularnie przeglądać, by odpowiadały temu, jak organizacja faktycznie działa.

Różnica między SWI a SOP

Procedury SOP to dokumenty wyższego poziomu, które mówią pracownikom, jakie działania podjąć w różnych sytuacjach; instrukcje pracy opisują te działania szczegółowo. Instrukcje pracy nie muszą być długie. Powinny być możliwie jasne i zwięzłe oraz zawężone do pojedynczej czynności w ramach procedury SOP.

Wiele firm porządkuje dokumentację w warstwach:

• Standardowe procedury operacyjne to warstwa wyższa. Opisują, jakie działania podjąć w różnych sytuacjach.
• Standardowe instrukcje pracy to warstwa najniższa. Opisują pracę do wykonania na najbardziej szczegółowym poziomie. Jak wskazuje nazwa, to instrukcje dla konkretnej pracy. Niektóre mają mniej niż jedną stronę – to po prostu krótka lista kroków.

Taka hierarchia to powszechna konwencja, a nie wymóg. ISO 9001 wymaga utrzymywania udokumentowanych informacji potrzebnych do przebiegu procesów zgodnie z planem oraz ich nadzorowania. Nie określa, ile ma być warstw ani jak je nazywać.

	Standardowa procedura operacyjna (SOP)	Standardowa instrukcja pracy (SWI)
Cel	Określa proces: co się dzieje, kto odpowiada, w jakich warunkach	Pokazuje dokładnie, jak wykonać jedną czynność
Zakres	Cały proces, często obejmujący różne role lub działy	Jedna czynność na jednym stanowisku lub maszynie
Odbiorcy	Mistrzowie, inżynierowie, dział jakości, audytorzy, wszyscy zaangażowani w proces	Operator wykonujący czynność
Poziom szczegółowości	Średni: kroki, odpowiedzialności, odwołania do innych dokumentów	Wysoki: każde działanie, narzędzie, ustawienie, kontrola i punkt bezpieczeństwa
Kto ją pisze	Właściciel procesu lub dział jakości, zatwierdza kierownictwo	Inżynier procesu lub produkcji razem z doświadczonymi operatorami
Przykład	Procedura przyjęcia i kontroli materiału przychodzącego	Jak zmierzyć i zapisać średnicę otworu w części 4711

Gdzie pasuje REWO

REWO Guides powstało z myślą o najniższej warstwie: wizualne instrukcje pracy krok po kroku z wideo, zdjęć i tekstu, z zatwierdzaniem i historią wersji, otwierane przy stanowisku kodem QR lub z systemu MES.

Przeczytaj też: Standardowe instrukcje pracy i lean manufacturing · Instrukcje pracy a pomoce stanowiskowe · REWO Guides