Какво е обход на гемба (Gemba walk) и защо е важен?

Обходът на гемба (Gemba walk) е един от най-простите и най-ефективни инструменти в Lean производството. Той е съществена част от философията на Lean производството. Целта му е да позволи на мениджърите и ръководителите да наблюдават реалния работен процес, да общуват със служителите, да научат повече за работния процес и да търсят възможности за непрекъснато подобряване.

Какво е обход на гемба?

Преводът на японската дума е „реалното място“. Известна е и като „мястото, където се създава стойност“. В практиката на Lean и Six Sigma това означава да отделите време, за да видите как се изпълнява даден процес, и да говорите с хората, които вършат работата. Така обходът на гемба означава да обиколите предприятието и цеха си, да отделите време, за да видите как работи компанията ви и как се изпълняват процесите, и да разговаряте подробно с хората и членовете на екипа, които вършат работата. Обходът на гемба обикновено се приписва на Тайичи Оно, когото често смятат за баща на производството точно навреме (Just-in-time) в Toyota.

Този инструмент на Lean производството има 3 важни елемента:

1. Отидете и вижте. Основната идея на обхода на гемба е мениджърите и ръководителите на всяко ниво редовно да обикалят цеха и да участват в откриването на дейности, които носят загуби.
2. Питайте защо. Основната цел на обхода на гемба е да се проучи подробно потокът на стойността и чрез активна комуникация да се открият проблемните му части. Добрият ръководител винаги предпочита да слуша, а не да говори. Тук можете да използвате техники като „5 защо“, за да откриете проблемните части на процеса.
3. Уважавайте хората. Имайте предвид, че обходът на гемба не е „обиколка на шефа“. Да сочите с пръст и да обвинявате хората е точно това, което не бива да правите. Не сте там, за да съдите и да оценявате резултати. Там сте, за да работите заедно с екипа и да откривате проблемите заедно. Опитайте се да се съсредоточите върху слабите места на процеса, а не на хората.

Как да подобрите обходите на гемба?

Стъпка 1: Определете целта на обхода на гемба

Преди всеки обход на гемба трябва да определите каква е неговата цел и каква е темата. Може да търсите начини да повишите производителността, да намалите разходите, да намалите грешките, да подобрите потока или да помогнете за реализирането на идеи за подобрение. Но целта трябва да е ясна, в противен случай ще се изгубите и ще се оплетете в това, което се случва в цеха, без ясни подобрения и резултати.

Стъпка 2: Разберете процеса, който ще наблюдавате

Ако не познавате в общи линии процеса, който ще наблюдавате, вероятно няма да успеете да видите напълно възможностите, които съществуват. Затова преди всеки обход на гемба се уверете, че разбирате какво ще наблюдавате, за да можете да осигурите нужната подкрепа, насоки и наблюдения.

Стъпка 3: Изберете времето, в което ще наблюдавате

Обходът на гемба е въпрос на взаимно уважение и общ интерес процесите да станат по-бързи, по-безопасни, по-лесни и просто по-добри, така че не става дума да хващате хората в грешка. Определеното време гарантира, че екипът може да бъде уведомен и че ръководителите на екипи могат да бъдат на разположение, за да участват в своята част от обхода.

Стъпка 4: Отидете там, където се върши работата

Гемба означава мястото, където „се създава стойност“, затова не викайте членовете на екипа в офиса, за да ви докладват. Трябва да отидете там, където се върши работата и където се създава стойността. Една Lean поговорка, която често се приписва на Оно, го казва така: ръководителят трябва да е в цеха толкова често, че да му се налага да си мие ръцете по няколко пъти на ден.

Стъпка 5: Наблюдавайте процеса и качеството на това, което той дава

По време на обхода на гемба целта винаги е да сте фокусирани върху процеса и върху това, което му пречи да постигне целите си за максимална стойност за клиента. Затова, докато наблюдавате процеса, преценете входящите ресурси на процеса и дали са подходящи за целта. И как си взаимодействат процесът, входящите ресурси и екипите?

Стъпка 6: Разберете как се представя процесът в текущото си състояние

Преди да преминете към решения или възможности, отделете време да наблюдавате и внимателно да разберете как се представя текущото състояние. Работи ли процесът според очакванията, или има забавяния, преработка, объркване, излишно движение и т.н.?

Стъпка 7: Визуализирайте разликата между идеалното състояние и това, което реално се случва

След като сте разбрали текущото състояние, кое е най-доброто идеално състояние и къде са разликите? Идеалното състояние не е задължително да е съвършено бъдещо състояние, а постижимо идеално състояние (при определени ограничения). Това, което искате да откриете тук, е разликата, която след това потенциално може да бъде преодоляна.

Стъпка 8: Търсете възможности за подобрения, които да преодолеят разликата

При ясна разлика между текущото и идеалното състояние какви дейности могат да предприемат екипът, мениджърите и ръководителите на екипи, за да помогнат тази разлика да бъде преодоляна? Ангажирайте екипа, обсъдете възможностите и изгответе документиран план за действие за постигане на подобренията. Ако обходът покаже, че начинът, по който работата реално се върши, се различава от документирания стандарт, решете кое е правилното и актуализирайте другото, така че следващият обход да започне от точна изходна база.

Прочетете още: Lean / CI мениджъри · Стандартни работни инструкции и Lean производство · Какво са неписаните знания?