Работни инструкции срещу помощни материали за работа (и насоки)

Ако не използвате редовно понятия като „SOP“, „работни инструкции“ и „помощни материали за работа“, е съвсем разбираемо да смятате, че всички те означават едно и също. В действителност има няколко вида насочващи материали, които определят как работят компаниите, отделите и отделните служители, и всеки от тях носи стойност по различен начин. По-долу разглеждаме по какво се различават помощните материали за работа и работните инструкции и къде се вписват насоките.

Какво са работните инструкции?

Ако стандартните оперативни процедури (SOP) определят „какво“ и „кой“ при дадена работа, работните инструкции ви казват „как“. Тези инструкции стъпка по стъпка обикновено са специфични за отдел или длъжност и обясняват как се изпълнява конкретна задача в рамките на една SOP. Например работната инструкция обяснява как се извършва проверка по поддръжката на машина. Те са конкретни, последователни и в идеалния случай възможно най-визуални. Повечето компании имат работни инструкции в някаква степен, но много от тях биха имали полза от по-изчерпателни инструкции, които са по-лесни за следване.

Пример: Работната инструкция за поддръжка дава указания стъпка по стъпка за седмичните, месечните и годишните проверки на дадено оборудване. Работната инструкция е съгласувана със SOP за превантивна поддръжка.

Какво са помощните материали за работа?

Помощният материал за работа е конкретен материал, предназначен да помогне на някого да изпълни задача по-ефективно. Добре изготвените помощни материали спестяват време, повишават точността и подобряват резултатите. В някои ситуации работната инструкция може да се смята за помощен материал, но помощните материали обхващат повече от указания: чек листове, снимки на части от оборудването с надписи, справочни таблици, схеми и всякакви други спомагателни материали, които помагат на някого да изпълни задачата. Повечето фирми вече имат помощни материали за работа, но сложните технически задачи често се нуждаят от по-добри.

Помощните материали за работа дават точно нужната информация в точния момент. Те не заместват работната инструкция; те я подкрепят в момента на извършване на работата.

Пример: Схема на машина с надписи е помощен материал за работа. Тя допълва работната инструкция, която обяснява как се изпълнява SOP за превантивна поддръжка.

Какво са насоките?

Насоките са общи препоръки, които описват добрата практика и задават рамка за подхода към работата. Те помагат действията на хората да бъдат по-предвидими и последователни, но не са инструкции стъпка по стъпка.

• Насоката не е задължителна; тя е препоръчителна добра практика.
• Тя дава посока, а не точни стъпки, и оставя място за преценка.
• Тя може да се променя по-често от политиките и стандартите и трябва да се преглежда по-често.

Много хора пишат работни инструкции и ги наричат насоки или обратното. Проверката е проста: ако документът казва на човека точно кои стъпки да следва и в какъв ред, това е работна инструкция. Ако описва принципи и оставя метода на човека, това е насока.

Заключение

Вашата компания има нужда от всички тях, но може да не ги притежава. SOP често остават ненаписани или остарели, защото никой няма време да ги поддържа. Работните инструкции често се съставят, когато някого помолят да „документира какво прави“, а резултатът е непоследователен или непълен. Когато знаете какъв вид документ пишете, служителите по-лесно разбират какво да очакват и къде да търсят.

Мястото на REWO

REWO Guides превръща видео, изображения и текст в работни инструкции стъпка по стъпка с одобрение и история на версиите, а REWO Forms покрива чек листовете. Заявете демо, ако искате да видите как работи.

Прочетете още: Стандартни работни инструкции и SOP · Пълно ръководство за работните инструкции · Какво са чек листовете за качество?