Стандартни работни инструкции и стандартни оперативни процедури (SOP): каква е разликата?

Разходете се из който и да е производствен цех и ще забележите внимателно изготвени документи, които помагат на работниците да вършат работата си. Стандартните оперативни процедури и стандартните работни инструкции са ключови за успеха в производството. Те се подобряват чрез прегледи на документите, одити, дисциплиниран процес за решаване на проблеми и най-вече чрез приноса на хората, които изпълняват задачите. Актуалната документация трябва да бъде отправна точка за всяко подобрение. Винаги подобрявайте съществуващата документация, преди да създавате нов документ. Количеството не е равно на непрекъснато подобряване. Много хора смятат, че оперативните процедури и работните инструкции са взаимозаменяеми понятия, но това не е така.

Какво са стандартните работни инструкции?

Стандартните работни инструкции (SWI) са инструкции, създадени така, че производствените ви процеси да бъдат последователни, навременни и повторяеми. Те често се поставят близо до работното място на оператора. След това ръководителите на екипи и мениджърите трябва да проследят дали операторите използват инструкцията и могат да я следват – често това е най-трудната част от целия процес.

Изготвянето на SWI изисква време и усилия. Те трябва да описват най-добрите известни стъпки за изпълнение на даден процес. Стандартните работни инструкции са логичен резултат от други инициативи за подобряване на процесите и са полезни и в следващи проекти за подобрение. Без SWI операторите и техните ръководители трябва да разчитат на колективната памет, за да продължат да изпълняват процеса по най-добрия начин. SWI не заместват първоначалното обучение, но затвърждават наученото. Опитният оператор може да няма нужда да поглежда инструкцията всеки ден. Поставените на видно място инструкции помагат и на ръководителя, който може бързо да види разликите между действията на оператора и стандарта.

Важно е SWI за всяка задача да се преглеждат и актуализират редовно. Организация, която прилага кайзен подхода за непрекъснато подобряване, постоянно ще открива по-добри начини за изпълнение на задачите, а актуализирането на SWI е начинът тези подобрения да се затвърдят. На практика инструкциите започват да остаряват в момента, в който са създадени, затова се нуждаят от непрекъснато подобряване.

Какво са стандартните оперативни процедури?

Стандартните оперативни процедури (SOP) са писмени описания стъпка по стъпка на това как се извършва рутинна дейност. SOP описва дейностите, необходими за изпълнение на процес в съответствие с отрасловите разпоредби, законовите изисквания или просто вашите собствени стандарти за управление на бизнеса. Служителите трябва да ги следват по един и същ начин всеки път, така че бизнесът да работи последователно. SOP помагат за поддържане на безопасността и ефективността в производството, оперативната дейност, обучението, продажбите, финансите и другите отдели.

Стандартната оперативна процедура никога не бива да е трудна за четене или неясно формулирана. Тя трябва да е кратка, лесна за разбиране и да съдържа стъпки за действие, които се следват лесно. Добрата SOP ясно описва стъпките и информира служителя за всички рискове за безопасността.

SOP са неразделна част от контрола на качеството и намаляването на риска. От авиационното производство до фармацевтичното, добрите SOP са нещо повече от бюрокрация. Те определят кой какво прави, кога и къде. Ако SOP са лошо написани или въведени, последиците могат да бъдат сериозни. Стандартните оперативни процедури трябва да са основата за обучението на новите служители и трябва да се преглеждат редовно, за да отразяват реално начина, по който работи организацията.

Разлика между SWI и SOP

SOP са документи от по-високо ниво, които казват на служителите какви действия да предприемат в различни ситуации; работните инструкции описват тези действия подробно. Работните инструкции не са непременно дълги. Те трябва да са възможно най-ясни и кратки и да са насочени към отделна задача в рамките на една SOP.

Много компании организират документацията си на нива:

• Стандартните оперативни процедури са горното ниво. Те описват какви действия да се предприемат в различни ситуации.
• Стандартните работни инструкции са най-долното ниво. Те описват работата, която трябва да се извърши, с най-голяма степен на подробност. Както подсказва името им, те са инструкции за конкретна работа. Някои са по-малко от една страница – само кратък списък със стъпки.

Тази йерархия е обичайна практика, а не изискване. ISO 9001 изисква да поддържате документираната информация, необходима, за да протичат процесите ви според плана, и да я управлявате. Стандартът не предписва колко нива да имате и как да ги наричате.

	Стандартна оперативна процедура (SOP)	Стандартна работна инструкция (SWI)
Цел	Определя процеса: какво се случва, кой отговаря, при какви условия	Показва точно как се изпълнява една задача
Обхват	Цял процес, често обхващащ няколко роли или отдели	Една задача на едно работно място или машина
Аудитория	Ръководители, инженери, отдел „Качество“, одитори, всички участници в процеса	Операторът, който изпълнява задачата
Степен на подробност	Средна: стъпки, отговорности, препратки към други документи	Висока: всяко действие, инструмент, настройка, проверка и точка за безопасност
Кой я пише	Собственикът на процеса или отдел „Качество“, одобрява ръководството	Процесен инженер или инженер-технолог заедно с опитни оператори
Пример	Процедура за приемане и входящ контрол на материали	Как се измерва и записва диаметърът на отвора на детайл 4711

Мястото на REWO

REWO Guides е създаден за най-долното ниво: визуални работни инструкции стъпка по стъпка от видео, изображения и текст, с одобрение и история на версиите, които се отварят на работното място чрез QR код или от вашата MES (система за управление на производството).

Прочетете още: Стандартни работни инструкции и Lean производство · Работни инструкции срещу помощни материали за работа · REWO Guides