Дигитални работни инструкции за производството

Дигиталните работни инструкции в производството събират информация от множество източници и я представят в един прост, единен изглед, така че операторите ви да могат бързо да вземат решения. Традиционните хартиени инструкции не са особено добри. Дълги, неудобни и трудни за изготвяне, хартиените ръководства често създават повече проблеми, отколкото решават. Трудно е да се поддържат актуални, трудно се намират и лесно се пренебрегват. Дигиталните работни инструкции в производството помагат за това. Когато са направени добре, те допринасят за по-добро качество, по-малко брак и преработка и по-безопасна работа.

Как да създадете отлични дигитални работни инструкции?

Добрите дигитални работни инструкции и стандарти предотвратяват грешките. За да се пишат дигиталните работни инструкции (от гледна точка на компанията) и за да се разбират (от гледна точка на крайния потребител), трябва да им дадем ясна и логична структура. За целта те трябва да бъдат:

• Ориентирани към потребителя и към задачата
• Ефективни и лесни за разбиране
• Лесни за създаване и публикуване
• Налични и откриваеми веднага

За да създадете отлична дигитална работна инструкция, трябва да определите целта ѝ. След това стъпките трябва да бъдат построени така, че да водят зрителя до тази цел. Добавете много ясни визуални материали към всяка стъпка. Там, където движението има значение, използвайте видео, защото то показва действието, вместо да го описва. Добавете към всяка стъпка кратък текст, насочен към действието. Важно е да помните, че крайният потребител ще бъде човек, който работи в потенциално опасна среда. Понякога трябва да се добави допълнителна информация, за да се осигури безопасна и ефективна работна среда.

Ползите от дигиталните работни инструкции в производството

Добрите дигитални работни инструкции са от ключово значение за всяка производствена компания, защото обясняват най-добрия начин за изпълнение на дадена процедура по стандартизиран начин. Те превръщат процедурата в ориентиран към човека начин на работа, който позволява на всеки служител в цеха да изпълни задачата безопасно и ефективно. Когато осигурите на екипа си ясни и точни дигитални работни инструкции, можете да очаквате:

• непрекъснато подобрявани процеси,
• по-висока оперативна ефективност и безопасност,
• по-кратко време за пренастройка и по-малко престои на машините,
• по-ефективни процедури за обучение,
• документиране и споделяне на неписаните знания,
• по-мотивирани служители.

Управление на версиите, одобрение и потвърждение с подпис

Дигиталната инструкция е полезна само ако всички работят по правилната версия. Точно тук повечето „дигитални“ системи, които всъщност са споделени папки, не се справят. Важни са четири неща:

• Управление на версиите. Всяка промяна създава нова версия, а старата се запазва. Виждате какво е променено, кога и защо и при нужда можете да се върнете назад.
• Одобрение. Промяната се преглежда и одобрява, преди да стигне до цеха. Авторът не е единственият, който я проверява, и нищо недовършено не влиза в употреба.
• Една действаща версия. След като ревизията бъде одобрена, предишната версия се изтегля навсякъде едновременно. На работното място не остават стари разпечатки или локални копия.
• Потвърждение с подпис и запис. Операторите потвърждават, че са прочели новата версия. Така получавате запис кой коя версия на коя инструкция е видял и кога.

Именно този запис искат екипите по качеството и одиторите. Когато се появи дефект, той отговаря на въпроса „работил ли е този оператор по актуалната инструкция?“, без някой да трябва да рови в папките с обученията.

Какъв софтуер за дигитални работни инструкции да изберете?

Ако сте убедени, че трябва да се откажете от хартиените работни инструкции, има няколко варианта как да въведете система за дигитални работни инструкции в организацията си. Първият вариант е просто да превърнете всички хартиени инструкции в PDF файлове. Но това не е нещо, което бихме препоръчали. Така все още не сте решили основните проблеми на хартиените инструкции – просто сте накарали служителите си да четат същото нещо на екран. PDF файловете в споделена папка също не ви дават нито процес на одобрение, нито запис кой какво е прочел.

Ако наистина искате да създадете отлични дигитални инструкции, трябва да мислите нестандартно. В работата си с производители установихме, че видеото е недостатъчно използван формат в света на работните инструкции. За разлика от текста и изображенията, видеото ви показва точно какво трябва да правите, което оставя много по-малко място за погрешно тълкуване.

За да създадете работни видеоинструкции, бихте могли да използвате видеоредактор като Adobe Premiere, но това може да се окаже малко прекалено за техническия ви автор. Ще трябва да го обучите да управлява медийни файлове и да монтира видео. Специализиран инструмент за работни инструкции запазва редактирането просто и поема вместо вас версиите, одобрението и разпространението.

Мястото на REWO

REWO Guides превръща видео, изображения и текст в инструкции стъпка по стъпка с двустепенно одобрение и пълна история на версиите. Операторите потвърждават какво са прочели, а REWO Analytics пази записа кой коя версия е видял и потвърдил, с одитна следа и експорт в CSV. Ако искате да го видите с вашите собствени инструкции, заявете демо.

Прочетете още: REWO Analytics · Работни инструкции по IATF 16949 на работното място · Пълно ръководство за работните инструкции