Кои са признаците, че работните ви инструкции се нуждаят от надграждане?

Много грешки в цеха се дължат на системата, в която хората работят, а не на самите хора: инструкции, които са неясни, остарели или трудни за намиране. Като пишат ясни работни инструкции, компаниите могат да подобрят системите си и да намалят грешките и инцидентите. Подобряването на системите започва с преглед на работните инструкции и стандартните оперативни процедури (SOP) на компанията.

Признаци, че работните ви инструкции се нуждаят от актуализация

Актуализирането на работните ви инструкции е трудно

Документирането би трябвало да е ценена част от непрекъснатото подобряване. Много служители обаче активно избягват да документират процедури, защото системата им за създаване на работни инструкции е твърде досадна или трудна за работа. Документирането на стандартите създава изходна база за непрекъснатото подобряване, затова когато служителите са обезсърчени да записват нещата, това неизбежно се отразява негативно на непрекъснатото подобряване. Когато документирате и стандартизирате един процес, той по природа веднага започва да остарява. Операторите естествено откриват по-добри начини за изпълнение на задачите, въвеждат се нови методи, детайлите и инструментите се променят и т.н. Ако процесът за актуализиране на процедурите е бюрократичен и тромав, документите бързо остаряват и губят ефективността си.

Работните ви инструкции постоянно са остарели

Когато документите не отразяват реалността на работата, служителите прибягват до наследени навици и предположения вместо до одобрените стандарти. Резултатът е липса на стандартизация и по-слаб контрол на качеството. Ако постоянно имате усещането, че документите ви са остарели, това е сериозен сигнал, че системата ви за работни инструкции се нуждае от по-бърз начин за ревизиране и подобряване на документацията.

Работните ви инструкции са трудно достъпни

Намирането на правилния документ може да изглежда лесна задача, но ако сте като повечето компании, организацията ви е натрупала хиляди и хиляди файлове през годините. Големи класьори с плътни и вероятно остарели материали. Дори документите да са дигитализирани, когато използвате няколко системи за създаване, управление и съхранение на работните инструкции, намирането на правилните документи може да е също толкова трудно, колкото при хартиените им еквиваленти. Ако ви е трудно да намерите правилните работни инструкции, свързани с работата ви, може би е време да преминете към система с по-опростен подход към управлението и достъпността на документите.

Работните ви инструкции не се използват

Вероятно най-честият признак, че работните ви инструкции са неефективни — никой не ги използва. Често техническите писатели, инженерите или специалистите по обучение полагат усилия да създадат и документират стандартизирани процедури, но документите в крайна сметка събират прах, защото не са достатъчно ясни, неточни са, остарели са или са трудни за достъп и актуализиране.

Не можете да докажете кой коя версия е видял

Одитор или клиент пита по коя версия на дадена инструкция е работил операторът в определена смяна и дали е прочел последната промяна. Ако отговорът изисква ровене в подписани листове, класьори с обучения и имейли, или изобщо няма отговор, системата ви не върши работата си. При стандарти като IATF 16949 възможността да покажете, че актуалната инструкция е била налична на работното място и че хората са обучени по нея, е част от изискването. Добрата система поддържа този запис като страничен ефект от нормалната работа: всяка версия, всяко одобрение, всяко потвърждение, с дата и име.

Заключение

Работните инструкции са се превърнали в незаменима част от ежедневието в много компании. Те осигуряват структура, служат като посредник за знанията и подпомагат оптимизирането на бизнес процесите чрез стандартизация. С преминаването към дигитални работни инструкции получавате мощен инструмент, с който да направите знанията на служителите си видими. Дигитализацията прави инструкциите и много по-лесни за поддържане в актуален вид, а с REWO Analytics имате запис кой е видял и потвърдил коя версия и кога.

Прочетете още: REWO Analytics · Работни инструкции по IATF 16949 на работното място · Екипи по качество и съответствие