Instructions de travail conformes ISO : définition et méthode de rédaction

Les normes ISO déterminent la façon dont la plupart des industriels documentent leur travail. Dans cet article, nous expliquons ce que signifie la conformité ISO, comment elle se traduit dans votre documentation et ce que cela implique pour la rédaction des instructions de travail. Pour commencer, définissons l’ISO. Basée à Genève, en Suisse, l’Organisation internationale de normalisation élabore et publie des normes internationales, dont les normes de système de management de la qualité (SMQ) de la famille ISO 9000. L’ISO 9001, la plus connue d’entre elles, définit les exigences d’un SMQ capable de fournir en permanence des produits conformes aux exigences des clients et aux exigences réglementaires.

Qu’est-ce que la conformité ISO ?

Une entreprise est conforme à l’ISO si elle satisfait aux exigences de la norme qu’elle applique. Les normes ISO sont d’application volontaire ; aucune loi n’oblige une entreprise à les adopter.

La certification est la confirmation formelle de cette conformité. Elle n’est pas délivrée par l’ISO elle-même, mais par des organismes de certification indépendants à l’issue d’un audit, et elle apporte une garantie aux clients et aux partenaires commerciaux. Au sein de la famille ISO 9000, l’ISO 9001 est la norme sur laquelle on peut être certifié.

L’audit de certification prend du temps et coûte de l’argent, et certaines entreprises, en particulier les plus petites, choisissent de s’aligner sur l’ISO 9001 sans se faire certifier. Dans les secteurs réglementés et ceux qui sont pilotés par la chaîne d’approvisionnement, c’est rarement envisageable. Les équipementiers automobiles doivent, à la demande de leurs clients, être certifiés IATF 16949, et les fabricants de dispositifs médicaux ISO 13485. Pour ces usines, la certification est une condition pour pouvoir livrer.

Comment rédiger des instructions de travail conformes ISO

Les normes ISO fixent des exigences pour votre SMQ, mais elles ne définissent pas le format de vos documents. Concentrez-vous sur quatre points pour rédiger des instructions de travail conformes ISO :

1. Comprendre les exigences ISO

Lisez attentivement la norme et familiarisez-vous avec les exigences du SMQ qui vous concernent. Votre SMQ peut comprendre des politiques, des manuels, des objectifs, des procédures et des logigrammes. Avant de rédiger, assurez-vous de bien comprendre la différence entre un processus, une procédure et une instruction de travail.

2. Mettre en forme votre documentation de manière homogène

L’ISO ne fournit pas de modèles. Désignez une personne, généralement le responsable qualité, pour gérer la structure documentaire : modèles, numérotation, circuits d’approbation et emplacement des documents.

3. Penser à vos utilisateurs et rédiger pour eux

Vos utilisateurs sont vos collègues. Beaucoup d’entre eux ne sont pas de grands lecteurs : rendez donc la documentation aussi visuelle et facile à comprendre que possible. Utilisez un langage simple et des termes connus de tous. N’entassez pas trop de choses dans un seul document, mais ne créez pas non plus de nombreux documents sur le même sujet. Cela crée de la bureaucratie et rend l’information plus difficile à trouver.

4. Appliquer les bonnes pratiques de rédaction technique

Si vous avez l’expérience de la rédaction de documentation technique, vous savez ce qui fonctionne. Sinon, voici quelques recommandations pour des instructions de travail conformes ISO :

longueur : moins, c’est mieux ; des phrases courtes avec une seule idée principale chacune fonctionnent le mieux
structure : utilisez une structure claire et logique ; des étapes numérotées plutôt que des paragraphes, pas de phrases complexes
tableaux et figures : ajoutez des photos, des schémas, des tableaux et d’autres visuels partout où ils aident
révisions : tenez un historique des révisions qui indique ce qui a changé et pourquoi, pour avoir une vue claire de toutes les modifications

Ce que vérifient les auditeurs

Un auditeur juge rarement la formulation d’une instruction en particulier. Il vérifie si vos instructions sont maîtrisées et si les personnes travaillent selon la version en vigueur. Attendez-vous à des questions sur :

La maîtrise documentaire. Le paragraphe 7.5.3 de l’ISO 9001 exige que les informations documentées soient disponibles et adaptées à l’utilisation, là où et quand elles sont nécessaires, et que les modifications soient maîtrisées. En pratique : l’instruction au poste de travail est la version en vigueur, et les versions obsolètes ne sont pas utilisées.
Les approbations. Qui a vérifié et diffusé l’instruction, et quand. Un brouillon non approuvé sur la ligne constitue un écart.
L’historique des révisions. Ce qui a changé d’une version à l’autre et pourquoi, avec un lien vers la demande de modification, la réclamation ou l’amélioration qui en est à l’origine.
Les preuves de formation. La preuve que les personnes qui réalisent le travail ont été formées sur la version en vigueur, et non sur une version antérieure de deux révisions. Le paragraphe 7.2 de l’ISO 9001 vous demande de conserver des preuves de compétence.

Pour les usines automobiles, l’IATF 16949 ajoute des attentes spécifiques concernant les instructions destinées aux opérateurs au poste de travail. Voir les instructions de travail IATF 16949 au poste de travail.

La place de REWO

REWO garde les instructions de travail sous maîtrise : approbation en deux étapes et historique des versions dans Guides, et REWO Analytics comme trace de qui a consulté et confirmé quelle version, et quand, avec piste d’audit et export CSV.

De bonnes instructions de travail conformes ISO commencent par une compréhension claire de la norme. Pour en savoir plus sur la rédaction des instructions de travail en général, consultez le guide complet des instructions de travail dans l’industrie.