Quali sono i segnali che le tue istruzioni di lavoro vanno rinnovate?

Molti errori in reparto nascono dal sistema in cui le persone lavorano più che dalle persone stesse: istruzioni poco chiare, superate o difficili da trovare. Scrivendo istruzioni di lavoro chiare, le aziende possono migliorare i propri sistemi e ridurre errori e infortuni. Migliorare i sistemi inizia dall’esame delle istruzioni di lavoro e delle procedure operative standard (SOP) dell’azienda.

I segnali che le tue istruzioni di lavoro vanno aggiornate

Aggiornare le istruzioni di lavoro è difficile

La documentazione dovrebbe essere un aspetto valorizzato del miglioramento continuo. Tuttavia molti dipendenti evitano attivamente di documentare le procedure perché il loro sistema per creare istruzioni di lavoro è troppo noioso o difficile da usare. Documentare gli standard crea una base di partenza per il miglioramento continuo, quindi quando i dipendenti sono scoraggiati dal mettere le cose per iscritto, il miglioramento continuo ne risente. Quando documenti e standardizzi un processo, per sua natura inizia subito a diventare superato. Gli operatori trovano spontaneamente modi migliori di svolgere le attività, vengono introdotti nuovi metodi, cambiano componenti e utensili, e così via. Se il processo per aggiornare le procedure è burocratico e macchinoso, i documenti diventeranno presto superati e inefficaci.

Le tue istruzioni di lavoro sono sempre superate

Quando i documenti non rispecchiano la realtà del lavoro, i dipendenti ricorrono a conoscenze tramandate e a stime a occhio, invece che agli standard approvati. Il risultato è una mancanza di standardizzazione e un controllo qualità più debole. Se hai costantemente l’impressione che i tuoi documenti siano superati, è un segnale importante che il tuo sistema di istruzioni di lavoro ha bisogno di un metodo più rapido per revisionare e migliorare la documentazione.

Le tue istruzioni di lavoro sono difficili da consultare

Trovare il documento corretto può sembrare un compito semplice, ma se sei come la maggior parte delle aziende, la tua organizzazione ha accumulato nel corso degli anni migliaia e migliaia di file. Grossi raccoglitori di materiale fitto e probabilmente superato. Anche se i documenti sono digitalizzati, quando si usano più sistemi per creare, gestire e archiviare le istruzioni di lavoro, trovare i documenti giusti può essere difficile quanto con le loro controparti cartacee. Se fai fatica a trovare le istruzioni di lavoro giuste per il tuo lavoro, forse è il momento di passare a un sistema con un approccio più snello alla gestione dei documenti e alla loro accessibilità.

Le tue istruzioni di lavoro non vengono usate

Probabilmente il segnale più comune che le tue istruzioni di lavoro sono inefficaci — nessuno le usa. Molte volte redattori tecnici, ingegneri o specialisti della formazione si impegnano a creare e documentare procedure standardizzate, ma i documenti finiscono per prendere polvere perché non sono abbastanza chiari, sono imprecisi, superati o difficili da consultare e da tenere aggiornati.

Non puoi dimostrare chi ha visto quale versione

Un auditor o un cliente chiede da quale versione di un’istruzione stava lavorando un operatore in un certo turno e se aveva letto l’ultima modifica. Se la risposta richiede di scavare tra fogli firmati, raccoglitori della formazione e catene di email, o se una risposta non c’è proprio, il tuo sistema non sta facendo il suo lavoro. Per standard come la IATF 16949, poter dimostrare che l’istruzione in vigore era disponibile in postazione e che le persone erano state formate su di essa fa parte del requisito. Un buon sistema conserva questa registrazione come effetto collaterale del normale lavoro: ogni versione, ogni approvazione, ogni conferma, con data e nome.

Conclusione

Le istruzioni di lavoro sono diventate una parte indispensabile della quotidianità in molte aziende. Danno struttura, fanno da tramite per le conoscenze e supportano l’ottimizzazione dei processi aziendali attraverso la standardizzazione. Passando a istruzioni di lavoro digitali hai uno strumento potente per rendere visibili le conoscenze dei tuoi dipendenti. Il passaggio al digitale le rende anche molto più facili da tenere aggiornate, e con REWO Analytics hai una registrazione di chi ha visualizzato e confermato quale versione, e quando.

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