Istruzioni di lavoro standard (SWI) e procedure operative standard (SOP): qual è la differenza?

Fai un giro in qualsiasi reparto produttivo e noterai documenti preparati con cura che aiutano le persone a svolgere il proprio lavoro. Le procedure operative standard e le istruzioni di lavoro standard sono fondamentali per il successo in produzione. Migliorano grazie alle revisioni dei documenti, agli audit, a un processo disciplinato di problem solving e, soprattutto, al contributo di chi svolge i compiti. La documentazione esistente dovrebbe essere il punto di partenza di ogni miglioramento. Migliora sempre la documentazione esistente prima di creare un nuovo documento. Più documenti non significa più miglioramento continuo. Molti pensano che procedure operative e istruzioni di lavoro siano termini intercambiabili, ma non è così.

Cosa sono le istruzioni di lavoro standard?

Le istruzioni di lavoro standard sono istruzioni pensate per rendere i processi produttivi coerenti, puntuali e ripetibili. Spesso sono affisse vicino alla postazione di lavoro dell’operatore. Team leader e responsabili dovrebbero poi verificare che gli operatori usino l’istruzione e siano in grado di seguirla: spesso è la parte più difficile dell’intero processo.

Preparare istruzioni di lavoro standard richiede tempo e impegno. Devono indicare i passaggi migliori conosciuti per eseguire un processo. Le istruzioni di lavoro standard sono il risultato logico di altre iniziative di miglioramento dei processi, e sono utili anche nei progetti di miglioramento successivi. Senza istruzioni standard, gli operatori e i loro capiturno devono affidarsi alla memoria collettiva per continuare a eseguire un processo nel modo migliore. Le istruzioni standard non sostituiscono la formazione iniziale, ma rafforzano ciò che è stato appreso. Un operatore esperto potrebbe non aver bisogno di consultare l’istruzione ogni giorno. Le istruzioni affisse aiutano anche il capoturno, che può vedere rapidamente le differenze tra le azioni dell’operatore e lo standard.

È importante rivedere e aggiornare regolarmente le istruzioni standard di ogni compito. Un’organizzazione che applica l’approccio kaizen al miglioramento continuo troverà sempre modi migliori di svolgere i compiti, e aggiornare le istruzioni standard è il modo per rendere stabili quei miglioramenti. In pratica, le istruzioni iniziano a invecchiare nel momento stesso in cui vengono create, quindi hanno bisogno di un miglioramento continuo.

Cosa sono le procedure operative standard?

Le procedure operative standard (SOP) sono descrizioni scritte, passo passo, di come svolgere un’attività di routine. Una SOP descrive le attività necessarie per completare un processo in conformità alle normative di settore, ai requisiti di legge o semplicemente agli standard con cui gestisci la tua azienda. Il personale dovrebbe seguirle ogni volta allo stesso modo, così che l’azienda resti coerente. Le SOP aiutano a mantenere sicurezza ed efficienza in produzione, nelle attività operative, nella formazione, nelle vendite, nella finanza e in altri reparti.

Una procedura operativa standard non dovrebbe mai essere difficile da leggere o formulata in modo vago. Dovrebbe essere breve, facile da capire e contenere azioni semplici da seguire. Una buona SOP descrive chiaramente i passaggi e informa il personale di eventuali rischi per la sicurezza.

Le SOP sono parte integrante del controllo qualità e della riduzione dei rischi. Dalla produzione aerospaziale a quella farmaceutica, le buone SOP sono molto più che burocrazia. Definiscono chi fa cosa, quando e dove. Se le SOP sono scritte o applicate male, le conseguenze possono essere gravi. Le procedure operative standard dovrebbero essere la base per la formazione dei nuovi assunti e andrebbero riviste regolarmente, così da restare aderenti al modo in cui l’organizzazione lavora davvero.

Differenza tra istruzioni di lavoro standard e SOP

Le SOP sono documenti di livello superiore che indicano al personale quali azioni intraprendere in una serie di circostanze; le istruzioni di lavoro descrivono quelle azioni nel dettaglio. Le istruzioni di lavoro non sono necessariamente lunghe. Dovrebbero essere il più possibile chiare e concise, e limitate a un singolo compito all’interno di una SOP.

Molte aziende organizzano la propria documentazione a livelli:

• Le procedure operative standard sono il livello superiore. Descrivono quali azioni intraprendere in una serie di circostanze.
• Le istruzioni di lavoro standard sono il livello più basso. Descrivono il lavoro da svolgere al massimo livello di dettaglio. Come dice il nome, sono istruzioni per un lavoro specifico. Alcune occupano meno di una pagina: solo un breve elenco di passaggi.

Questa gerarchia è una convenzione diffusa, non un requisito. La ISO 9001 chiede di mantenere le informazioni documentate di cui i processi hanno bisogno per funzionare come pianificato, e di tenerle sotto controllo. Non prescrive quanti livelli avere né come chiamarli.

	Procedura operativa standard (SOP)	Istruzione di lavoro standard
Scopo	Definisce un processo: cosa succede, chi è responsabile, in quali condizioni	Mostra esattamente come svolgere un compito
Ambito	Un intero processo, spesso trasversale a ruoli o reparti	Un compito su una postazione o macchina
Destinatari	Capiturno, ingegneri, qualità, auditor, tutti i soggetti coinvolti nel processo	L’operatore che svolge il compito
Livello di dettaglio	Medio: passaggi, responsabilità, rimandi ad altri documenti	Alto: ogni azione, utensile, impostazione, controllo e punto di sicurezza
Chi la scrive	Il process owner o la qualità, con approvazione della direzione	L’ingegnere di processo o di produzione insieme agli operatori esperti
Esempio	Procedura di ricevimento e controllo dei materiali in ingresso	Come misurare e registrare il diametro del foro sul pezzo 4711

Dove si inserisce REWO

REWO Guides è pensato per il livello più basso: istruzioni di lavoro visive, passo passo, create a partire da video, immagini e testo, con approvazione e storico delle versioni, aperte in postazione tramite codice QR o dal tuo MES.

Leggi anche: Istruzioni di lavoro standard e lean manufacturing · Istruzioni di lavoro e job aid a confronto · REWO Guides