Istruzioni di lavoro e job aid (e linee guida) a confronto

Se non usi abitualmente termini come «SOP», «istruzioni di lavoro» e «job aid», è comprensibile pensare che siano tutti la stessa cosa. In realtà esistono diversi tipi di documenti di indirizzo che regolano il modo in cui lavorano le aziende, i reparti e i singoli dipendenti, e ognuno è utile in modo diverso. Qui di seguito vediamo in cosa differiscono i job aid (supporti operativi) e le istruzioni di lavoro, e dove si collocano le linee guida.

Cosa sono le istruzioni di lavoro?

Se le procedure operative standard (SOP) definiscono il «cosa» e il «chi» di un lavoro, le istruzioni di lavoro ti dicono il «come». Queste istruzioni passo passo tendono a essere specifiche per un reparto o una mansione e spiegano come svolgere un determinato compito all’interno di una SOP. Ad esempio, un’istruzione di lavoro spiega come eseguire un controllo di manutenzione su una macchina. Sono specifiche, sequenziali e, idealmente, il più visive possibile. La maggior parte delle aziende ha in qualche misura delle istruzioni di lavoro, ma molte avrebbero bisogno di istruzioni più complete e più facili da seguire.

Un esempio: un’istruzione di lavoro di manutenzione fornisce le indicazioni passo passo per i controlli settimanali, mensili e annuali su un’attrezzatura. L’istruzione di lavoro è allineata a una SOP di manutenzione preventiva.

Cosa sono i job aid?

Un job aid è un materiale specifico pensato per aiutare qualcuno a svolgere un compito in modo più efficace. Job aid ben fatti fanno risparmiare tempo, aumentano la precisione e migliorano le prestazioni. In alcune situazioni un’istruzione di lavoro può valere come job aid, ma i job aid vanno oltre le indicazioni operative: checklist, fotografie con didascalie delle parti di un’attrezzatura, tabelle di riferimento, schemi e qualsiasi altro materiale di supporto che aiuti qualcuno a completare un compito. La maggior parte delle aziende ha già dei job aid, ma i compiti tecnici complessi spesso ne richiedono di migliori.

I job aid forniscono proprio l’informazione giusta al momento giusto. Non sostituiscono l’istruzione di lavoro; la supportano nel momento in cui si svolge il lavoro.

Un esempio: uno schema di una macchina con le parti indicate è un job aid. Integra l’istruzione di lavoro che spiega come eseguire la SOP di manutenzione preventiva.

Cosa sono le linee guida?

Le linee guida sono raccomandazioni generali che descrivono le buone pratiche e definiscono un quadro di riferimento per affrontare il lavoro. Aiutano a rendere le azioni delle persone più prevedibili e coerenti, ma non sono istruzioni passo passo.

• Una linea guida non è obbligatoria; è una buona pratica raccomandata.
• Dà un orientamento più che passaggi esatti, lasciando spazio al giudizio.
• Può cambiare più spesso di politiche e standard, e va rivista con maggiore frequenza.

Molti scrivono istruzioni di lavoro e le chiamano linee guida, o viceversa. Il test è semplice: se il documento dice a qualcuno esattamente quali passaggi seguire e in quale ordine, è un’istruzione di lavoro. Se descrive principi e lascia il metodo alla persona, è una linea guida.

Conclusione

La tua azienda ha bisogno di tutti questi documenti, ma potrebbe non averli. Le SOP spesso non vengono scritte o non sono aggiornate perché nessuno ha il tempo di mantenerle. Le istruzioni di lavoro vengono spesso abbozzate quando a qualcuno si chiede di «documentare quello che fa», e i risultati sono incoerenti o incompleti. Sapere quale tipo di documento stai scrivendo aiuta il personale a capire cosa aspettarsi e dove cercare.

Dove si inserisce REWO

REWO Guides trasforma video, immagini e testo in istruzioni di lavoro passo passo con approvazione e storico delle versioni, e REWO Forms copre le checklist. Prenota una demo se vuoi vedere come funziona.

Leggi anche: Istruzioni di lavoro standard e SOP · La guida completa alle istruzioni di lavoro · Cosa sono le checklist qualità?