Cosa sono le istruzioni di lavoro conformi alla ISO e come scriverle?

Le norme ISO determinano il modo in cui la maggior parte delle aziende manifatturiere documenta il proprio lavoro. In questo articolo spieghiamo cosa significa la conformità ISO, come si riflette nella documentazione e cosa comporta per la stesura delle istruzioni di lavoro (o istruzioni operative, come si dice spesso nei sistemi qualità). Per cominciare, definiamo la ISO. Con sede a Ginevra, in Svizzera, l’International Organization for Standardization sviluppa e pubblica norme internazionali, tra cui le norme sui sistemi di gestione per la qualità (QMS) della famiglia ISO 9000. La ISO 9001, la più conosciuta, stabilisce i requisiti di un QMS in grado di fornire con regolarità prodotti conformi ai requisiti del cliente e a quelli cogenti.

Che cos’è la conformità ISO?

Un’azienda è conforme alla ISO se soddisfa i requisiti della norma che adotta. Le norme ISO sono volontarie; nessuna legge obbliga un’azienda ad adottarle.

La certificazione è la conferma formale di tale conformità. Non è rilasciata dalla ISO stessa, ma da organismi di certificazione indipendenti dopo un audit, e dà garanzie a clienti e partner commerciali. All’interno della famiglia ISO 9000, la ISO 9001 è la norma rispetto a cui ci si può certificare.

L’audit di certificazione richiede tempo e denaro, e alcune aziende, soprattutto le più piccole, scelgono di allinearsi alla ISO 9001 senza certificarsi. Nei settori regolamentati e in quelli trainati dalla filiera, questa è raramente un’opzione. I clienti si aspettano che i fornitori automotive siano certificati IATF 16949 e che i produttori di dispositivi medici siano certificati ISO 13485. Per questi stabilimenti, la certificazione è una condizione per poter fornire.

Come scrivere istruzioni di lavoro conformi alla ISO

Le norme ISO stabiliscono requisiti per il tuo QMS, ma non definiscono il formato dei documenti. Quando scrivi istruzioni di lavoro conformi alla ISO, concentrati su quattro punti:

1. Comprendi i requisiti ISO

Leggi attentamente la norma e familiarizza con i requisiti del QMS che si applicano alla tua realtà. Il tuo QMS può includere politiche, manuali, obiettivi, procedure e diagrammi di flusso. Prima di scrivere, assicurati di aver capito la differenza tra un processo, una procedura e un’istruzione di lavoro.

2. Dai alla documentazione un formato coerente

La ISO non fornisce modelli. Affida a una persona, di solito il responsabile qualità, la struttura della documentazione: modelli, numerazione, iter di approvazione e dove sono archiviati i documenti.

3. Pensa ai tuoi utenti e scrivi per loro

I tuoi utenti sono i tuoi colleghi. Molti di loro non amano leggere, quindi rendi la documentazione il più visiva e comprensibile possibile. Usa un linguaggio semplice e termini che tutti conoscono. Non concentrare troppo in un solo documento, ma non creare nemmeno tanti documenti sullo stesso argomento. Questo genera burocrazia e rende le informazioni più difficili da trovare.

4. Applica le buone pratiche della scrittura tecnica

Se hai esperienza nella stesura di documentazione tecnica, sai cosa funziona. In caso contrario, ecco alcuni consigli per istruzioni di lavoro conformi alla ISO:

lunghezza: meno è meglio; funzionano meglio frasi brevi con un’idea principale ciascuna
struttura: usa una struttura chiara e logica; passaggi numerati invece di paragrafi, niente frasi complesse
tabelle e figure: inserisci foto, schemi, tabelle e altri elementi visivi ovunque siano utili
revisioni: tieni uno storico delle revisioni che indichi cosa è cambiato e perché, così hai una visione chiara di tutte le modifiche

Cosa guardano gli auditor

Un auditor raramente valuta la formulazione di una singola istruzione. Verifica se le istruzioni sono tenute sotto controllo e se le persone lavorano sulla versione in vigore. Aspettati domande su:

Gestione documentale. Il punto 7.5.3 della ISO 9001 richiede che le informazioni documentate siano disponibili e idonee all’utilizzo dove e quando necessario, con le modifiche tenute sotto controllo. In pratica: l’istruzione in postazione è la versione in vigore e le versioni obsolete non sono in uso.
Approvazioni. Chi ha riesaminato e rilasciato l’istruzione, e quando. Una bozza non approvata in linea è un rilievo.
Storico delle revisioni. Cosa è cambiato tra una versione e l’altra e perché, riconducibile alla richiesta di modifica, al reclamo o al miglioramento che l’ha originato.
Evidenze della formazione. La prova che le persone che svolgono il lavoro sono state formate sulla versione in vigore, non su una di due revisioni prima. Il punto 7.2 della ISO 9001 chiede di conservare evidenze della competenza.

Per gli stabilimenti automotive, la IATF 16949 aggiunge aspettative specifiche per le istruzioni per l’operatore in postazione. Leggi istruzioni di lavoro IATF 16949 in postazione.

Dove si inserisce REWO

REWO tiene sotto controllo le istruzioni di lavoro: approvazione in due fasi e storico delle versioni in Guides, e REWO Analytics come registro di chi ha visualizzato e confermato quale versione, e quando, con audit trail ed esportazione CSV.

Buone istruzioni di lavoro conformi alla ISO partono da una chiara comprensione della norma. Per approfondire la stesura delle istruzioni di lavoro in generale, leggi la guida completa alle istruzioni di lavoro.