Czym jest Gemba Walk i dlaczego jest ważny?

Gemba Walk (spacer po gemba) to jedno z najprostszych i najskuteczniejszych narzędzi lean manufacturing. Jest istotną częścią filozofii lean manufacturing. Jego celem jest umożliwienie kierownikom i liderom obserwowania rzeczywistego procesu pracy, rozmowy z pracownikami, poznania procesu pracy i szukania możliwości ciągłego doskonalenia.

Czym jest Gemba Walk?

Japońskie słowo „gemba” oznacza dosłownie „rzeczywiste miejsce”. Określa się je też jako „miejsce, w którym powstaje wartość”. W praktyce lean i Six Sigma oznacza to poświęcenie czasu na obserwację, jak wykonywany jest proces, i rozmowę z tymi, którzy wykonują pracę. Gemba Walk to więc obchód firmy i hali produkcyjnej, w czasie którego spokojnie przyglądasz się, jak działa twoja firma i jak przebiegają procesy, oraz szczegółowo rozmawiasz z ludźmi i członkami zespołów, którzy wykonują pracę. Autorstwo Gemba Walk przypisuje się zwykle Taiichiemu Ohno, często uważanemu za ojca produkcji just-in-time w Toyocie.

To narzędzie lean manufacturing ma 3 ważne elementy:

1. Idź i zobacz. Główna idea Gemba Walk polega na tym, że kierownicy i liderzy na każdym szczeblu regularnie obchodzą halę produkcyjną i angażują się w wyszukiwanie czynności, które są marnotrawstwem.
2. Pytaj „dlaczego”. Głównym celem Gemba Walk jest szczegółowe zbadanie strumienia wartości i zlokalizowanie jego problematycznych miejsc dzięki aktywnej komunikacji. Dobry lider zawsze chętniej słucha, niż mówi. Tu możesz zastosować techniki takie jak 5 x dlaczego (5 Why), żeby wskazać problematyczne części procesu.
3. Szanuj ludzi. Pamiętaj, że Gemba Walk to nie „obchód szefa”. Wytykanie palcami i obwinianie ludzi to dokładnie to, czego nie musisz robić. Nie jesteś tam po to, żeby oceniać i rozliczać wyniki. Jesteś tam, żeby współpracować z zespołem i wspólnie znajdować problemy. Skup się na szukaniu słabych punktów procesu, a nie ludzi.

Jak usprawnić Gemba Walk?

Krok 1: Określ cel Gemba Walk

Zanim wyruszysz na jakikolwiek Gemba Walk, musisz określić jego cel i temat. Możesz szukać sposobów na poprawę wydajności, obniżenie kosztów, ograniczenie błędów, usprawnienie przepływu albo wsparcie pomysłów na usprawnienia. Musisz jednak mieć jasność co do celu, w przeciwnym razie zgubisz się i ugrzęźniesz w tym, co akurat dzieje się na hali, bez wyraźnych usprawnień i rezultatów.

Krok 2: Zrozum proces, który zamierzasz obserwować

Jeśli nie znasz ogólnego przebiegu procesu, który zamierzasz obserwować, najprawdopodobniej nie dostrzeżesz w pełni istniejących możliwości. Dlatego przed każdym Gemba Walk upewnij się, że rozumiesz, co będziesz obserwować, żeby móc zapewnić potrzebne wsparcie, wskazówki i spostrzeżenia.

Krok 3: Wybierz czas obserwacji

Gemba Walk opiera się na wzajemnym szacunku i wspólnym dążeniu do tego, by procesy były szybsze, bezpieczniejsze, łatwiejsze i po prostu lepsze, więc nie chodzi w nim o przyłapywanie ludzi. Ustalenie terminu sprawia, że zespół może zostać o nim poinformowany, a liderzy zespołów mogą być dostępni, żeby wziąć udział w swojej części obchodu.

Krok 4: Idź tam, gdzie wykonuje się pracę

Gemba oznacza miejsce, w którym „powstaje wartość”, więc nie wzywaj członków zespołu do biura, żeby zdali ci relację. Musisz pójść tam, gdzie wykonuje się pracę i gdzie powstaje wartość. Lean ma powiedzenie często przypisywane Ohno: lider powinien bywać na hali produkcyjnej na tyle często, żeby musieć myć ręce kilka razy dziennie.

Krok 5: Obserwuj proces i jakość tego, co daje

Podczas Gemba Walk celem jest zawsze skupienie się na procesie i na tym, co przeszkadza mu w osiąganiu celu, czyli maksymalizacji wartości dla klienta. Obserwując proces, zastanów się więc nad jego wejściami i nad tym, czy nadają się do swojego celu. I jak współdziałają ze sobą proces, wejścia i zespoły?

Krok 6: Rozpoznaj, jak proces działa w obecnym stanie

Zanim przejdziesz do rozwiązań lub możliwości, poświęć czas na obserwację i dokładnie zrozum, jak działa stan obecny. Czy proces działa zgodnie z oczekiwaniami, czy występują opóźnienia, poprawki, zamieszanie, zbędny ruch itp.?

Krok 7: Zwizualizuj lukę między stanem idealnym a tym, co faktycznie się dzieje

Skoro rozumiesz już stan obecny, jaki jest najlepszy stan idealny i gdzie są luki? Stan idealny nie musi być doskonałym stanem przyszłym, lecz osiągalnym stanem idealnym (przy szeregu ograniczeń). Chodzi o to, by wskazać lukę, którą potem będzie można zamknąć.

Krok 8: Szukaj możliwości usprawnień, które zamkną lukę

Mając wyraźną lukę między stanem obecnym a idealnym, zastanów się, jakie działania mogą podjąć zespół, kierownicy i liderzy zespołów, żeby pomóc ją zamknąć. Rozmawiaj z zespołem, omawiajcie opcje i przygotujcie udokumentowany plan działań prowadzących do usprawnień. Jeśli obchód pokaże, że praca faktycznie wykonywana jest inaczej niż w udokumentowanym standardzie, zdecyduj, która wersja jest właściwa, i zaktualizuj drugą, żeby kolejny obchód zaczynał się od rzetelnego punktu odniesienia.

Przeczytaj też: Kierownicy lean / CI · Standardowe instrukcje pracy i lean manufacturing · Czym jest wiedza plemienna?