¿Qué es un Gemba walk y por qué es importante?

El Gemba walk, o recorrido por el gemba, es una de las herramientas más sencillas y eficaces del lean manufacturing. Es una parte esencial de la filosofía lean. Su objetivo es que los directivos y responsables observen el proceso de trabajo real, se relacionen con los empleados, conozcan mejor el proceso de trabajo y exploren oportunidades de mejora continua.

¿Qué es un Gemba walk?

El término japonés original se traduce como «el lugar real». También se conoce como «el lugar donde se crea el valor». En la práctica de lean y Six Sigma, significa dedicar tiempo a observar cómo se realiza un proceso y hablar con quienes hacen el trabajo. Así, un Gemba walk consiste en recorrer la empresa y la planta, dedicando tiempo a ver cómo funciona la compañía y cómo se llevan a cabo los procesos, y hablando en detalle con las personas y los miembros del equipo que hacen el trabajo. El Gemba walk suele atribuirse a Taiichi Ohno, considerado a menudo el padre de la producción justo a tiempo en Toyota.

Esta herramienta del lean manufacturing tiene 3 elementos importantes:

1. Ir a ver. La idea principal del Gemba walk es que los directivos y responsables de todos los niveles recorran la planta con regularidad y participen en la detección de actividades que generan desperdicio.
2. Preguntar por qué. El objetivo principal de un Gemba walk es examinar en detalle el flujo de valor y localizar sus puntos problemáticos mediante una comunicación activa. Un buen líder siempre está más dispuesto a escuchar que a hablar. Aquí es donde puede usar técnicas como los 5 porqués para identificar las partes problemáticas del proceso.
3. Respetar a las personas. Tenga en cuenta que un Gemba walk no es un «paseo del jefe». Señalar con el dedo y culpar a las personas es justo lo que no hay que hacer. No está ahí para juzgar ni para revisar resultados. Está ahí para colaborar con el equipo y encontrar juntos los problemas. Intente centrarse en encontrar los puntos débiles del proceso, no de las personas.

¿Cómo mejorar sus Gemba walks?

Paso 1: Defina el objetivo del Gemba walk

Antes de hacer cualquier Gemba walk, debe definir cuál es su objetivo y cuál es el tema. Puede que busque formas de mejorar la productividad, reducir costes, reducir errores, mejorar el flujo o facilitar ideas de mejora. Pero el objetivo tiene que estar claro; de lo contrario, se perderá y quedará atrapado en lo que esté ocurriendo en la planta, sin mejoras ni resultados claros.

Paso 2: Comprenda el proceso que va a observar

Si no conoce a grandes rasgos el proceso que va a observar, lo más probable es que no consiga captar del todo las oportunidades que existen. Así que, antes de empezar cualquier Gemba walk, asegúrese de entender lo que va a observar para poder ofrecer el apoyo, la orientación y las ideas necesarias.

Paso 3: Elija el momento en que va a observar

El Gemba walk se basa en el respeto mutuo y en el interés común por hacer que los procesos sean más rápidos, más seguros, más sencillos y, en definitiva, mejores; no se trata de pillar a nadie en falta. Fijar un momento garantiza que el equipo pueda estar al tanto y que los jefes de equipo puedan estar disponibles para participar en su parte del Gemba walk.

Paso 4: Vaya donde se hace el trabajo

El gemba es el lugar donde «se crea el valor», así que no haga subir a los miembros del equipo a la oficina para que le informen. Tiene que ir allí donde se hace el trabajo y donde se crea el valor. Un dicho lean que suele atribuirse a Ohno lo expresa así: un responsable debería estar en la planta con tanta frecuencia que tuviera que lavarse las manos varias veces al día.

Paso 5: Observe el proceso y la calidad de lo que produce

Durante el Gemba walk, el objetivo es centrarse siempre en el proceso y en lo que le impide alcanzar su meta de maximizar el valor para el cliente. Así que, mientras observa el proceso, tenga en cuenta las entradas del proceso y si son adecuadas para su finalidad. ¿Y cómo interactúan el proceso, las entradas y los equipos?

Paso 6: Reconozca cómo funciona el proceso en su estado actual

Antes de lanzarse a buscar soluciones u oportunidades, dedique tiempo a observar y a comprender bien cómo funciona el estado actual. ¿Funciona el proceso como se espera o hay retrasos, retrabajos, confusión, desplazamientos, etc.?

Paso 7: Visualice la brecha entre el estado ideal y lo que ocurre en realidad

Ahora que ha comprendido la situación actual, ¿cuál es el mejor estado ideal y dónde están las brechas? El estado ideal no tiene por qué ser un estado futuro perfecto, sino un estado ideal alcanzable (teniendo en cuenta una serie de restricciones). Lo que se trata de identificar aquí es la brecha que después se podrá cerrar.

Paso 8: Busque oportunidades de mejora para cerrar la brecha

Con una brecha clara entre el estado actual y el ideal, ¿qué actividades podrían llevar a cabo el equipo, los directivos y los jefes de equipo para ayudar a cerrarla? Implique al equipo, comente con él las opciones y elabore un plan de acción documentado para impulsar las mejoras. Si el recorrido muestra que la forma en que se hace realmente el trabajo difiere del estándar documentado, decida cuál de las dos es la correcta y actualice la otra, para que el próximo recorrido parta de una referencia exacta.

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