¿Qué son las instrucciones de trabajo conformes con ISO y cómo redactarlas?

Las normas ISO determinan cómo documentan su trabajo la mayoría de los fabricantes. En este artículo explicamos qué significa la conformidad con ISO, cómo se refleja en su documentación y qué implica a la hora de redactar instrucciones de trabajo. Para empezar, definamos qué es ISO. Con sede en Ginebra (Suiza), la Organización Internacional de Normalización elabora y publica normas internacionales, entre ellas las normas de sistemas de gestión de la calidad (QMS) de la familia ISO 9000. ISO 9001, la más conocida, establece los requisitos de un QMS capaz de proporcionar de forma coherente productos que cumplen los requisitos del cliente y los reglamentarios.

¿Qué es la conformidad con ISO?

Una empresa es conforme con ISO si cumple los requisitos de la norma que aplica. Las normas ISO son voluntarias; ninguna ley obliga a una empresa a adoptarlas.

La certificación es la confirmación formal de esa conformidad. No la emite la propia ISO, sino organismos de certificación independientes tras una auditoría, y ofrece garantías a los clientes y socios comerciales. Dentro de la familia ISO 9000, ISO 9001 es la norma con respecto a la cual se puede obtener la certificación.

La auditoría de certificación cuesta tiempo y dinero, y algunas empresas, sobre todo las más pequeñas, optan por alinearse con ISO 9001 sin certificarse. En los sectores regulados y en los que dependen de la cadena de suministro, rara vez es una opción. Los clientes de los proveedores de automoción esperan que estén certificados según IATF 16949, y los de los fabricantes de productos sanitarios, según ISO 13485. Para estas plantas, la certificación es una condición para poder suministrar.

Cómo redactar instrucciones de trabajo conformes con ISO

Las normas ISO establecen requisitos para su QMS, pero no definen el formato de sus documentos. Al redactar instrucciones de trabajo conformes con ISO, céntrese en cuatro puntos:

1. Comprenda los requisitos de ISO

Lea la norma con atención y familiarícese con los requisitos del QMS que le son aplicables. Su QMS puede incluir políticas, manuales, objetivos, procedimientos y diagramas de flujo. Antes de redactar, asegúrese de entender la diferencia entre un proceso, un procedimiento y una instrucción de trabajo.

2. Dé un formato coherente a su documentación

ISO no proporciona plantillas. Designe a una persona, normalmente el responsable de calidad, para que se encargue de la estructura documental: plantillas, numeración, circuitos de aprobación y dónde se guardan los documentos.

3. Piense en sus usuarios y escriba para ellos

Sus usuarios son sus compañeros de trabajo. Muchos de ellos no son aficionados a la lectura, así que haga que la documentación sea lo más visual y fácil de entender posible. Utilice un lenguaje sencillo y términos que todo el mundo conozca. No meta demasiado en un solo documento, pero tampoco cree muchos documentos sobre el mismo tema. Eso genera burocracia y hace que las cosas sean más difíciles de encontrar.

4. Aplique buenas prácticas de redacción técnica

Si tiene experiencia redactando documentación técnica, ya sabe lo que funciona. Si no, estas son algunas recomendaciones para instrucciones de trabajo conformes con ISO:

• extensión: menos es más; lo que mejor funciona son frases cortas con una sola idea principal cada una
• estructura: utilice una estructura clara y lógica; pasos numerados en lugar de párrafos, sin frases complejas
• tablas y figuras: incluya fotos, diagramas, tablas y otros elementos visuales siempre que ayuden
• revisiones: mantenga un historial de revisiones que indique qué ha cambiado y por qué, para tener una visión clara de todos los cambios

Qué buscan los auditores

Un auditor rara vez juzga la redacción de una instrucción concreta. Comprueba si sus instrucciones están controladas y si las personas trabajan con la versión vigente. Cuente con preguntas sobre:

• Control documental. El apartado 7.5.3 de ISO 9001 exige que la información documentada esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite, con los cambios controlados. En la práctica: la instrucción del puesto de trabajo es la versión vigente y no se utilizan versiones obsoletas.
• Aprobaciones. Quién revisó y publicó la instrucción, y cuándo. Un borrador sin aprobar en la línea es un hallazgo.
• Historial de revisiones. Qué cambió entre versiones y por qué, trazable hasta la solicitud de cambio, la reclamación o la mejora que lo originó.
• Evidencias de la formación. Prueba de que las personas que hacen el trabajo recibieron formación en la versión vigente, no en una de hace dos revisiones. El apartado 7.2 de ISO 9001 pide conservar evidencias de la competencia.

En las plantas de automoción, IATF 16949 añade expectativas específicas para las instrucciones del operario en el puesto de trabajo. Consulte instrucciones de trabajo IATF 16949 en el puesto de trabajo.

El papel de REWO

REWO mantiene las instrucciones de trabajo bajo control: aprobación en dos pasos e historial de versiones en REWO Guides, y REWO Analytics como registro de quién ha visto y confirmado cada versión y cuándo, con registro de auditoría y exportación a CSV.

Unas buenas instrucciones de trabajo conformes con ISO empiezan por comprender bien la norma. Para saber más sobre cómo redactar instrucciones de trabajo en general, consulte la guía completa de instrucciones de trabajo en la industria.

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