IATF 16949 en el puesto de trabajo: qué revisan los auditores en sus instrucciones de trabajo

La mayoría de los proveedores de automoción tienen un procedimiento de control documental que aguantaría cualquier examen sobre el papel. Las revisiones están numeradas, las aprobaciones firmadas y la lista maestra al día. Después, el auditor sale de la sala de reuniones, va a un puesto del segundo turno y le pide al operario que le enseñe la instrucción del trabajo que tiene delante.

De ahí suelen salir las no conformidades de IATF 16949 relacionadas con las instrucciones de trabajo: de la distancia entre el procedimiento y el puesto de trabajo.

Qué exige la norma en el puesto de trabajo

Tres apartados de IATF 16949 (además de ISO 9001) confluyen en el puesto de trabajo.

Trabajo estandarizado (8.5.1.2). Los documentos de trabajo estandarizado —instrucciones para el operario y estándares visuales— deben comunicarse a las personas que hacen el trabajo y ser comprendidos por ellas, ser legibles, presentarse en el idioma o idiomas que esas personas entienden y estar accesibles en la zona de trabajo designada. También deben incluir las normas de seguridad para el operario.

Formación en el puesto de trabajo (7.2.2). Toda persona que asuma responsabilidades nuevas o modificadas que afecten a la conformidad con los requisitos de calidad recibe formación en el puesto de trabajo, y esto incluye expresamente al personal subcontratado y temporal. La profundidad de la formación debe ajustarse a la formación previa de la persona y a la complejidad de la tarea, y a quienes realizan trabajos que pueden afectar a la calidad hay que informarles de las consecuencias de no cumplir los requisitos del cliente.

Control de la información documentada (ISO 9001 7.5.3). Los documentos deben estar disponibles y ser idóneos para su uso donde y cuando se necesiten, y los cambios deben estar controlados, lo que en la práctica significa que el operario debe trabajar con la revisión vigente, no con la que se imprimió la primavera pasada.

Nada de esto es nuevo. Lo difícil es que cada uno de estos requisitos se refiere a lo que ocurre en el puesto, en cada turno y con cada persona, incluido el trabajador temporal que empezó el lunes.

(Los resúmenes de los apartados están parafraseados. Compruebe la redacción exacta en su ejemplar de la norma y en los requisitos específicos de sus clientes).

Las preguntas que oirá en planta

Cada auditor es distinto, pero las preguntas a pie de puesto siguen un patrón. Cada una pone a prueba un requisito diferente.

1. «Enséñeme la instrucción de lo que está haciendo ahora». ¿Está accesible en la zona de trabajo y puede encontrarla el operario sin ayuda?
2. «¿Es esta la revisión vigente? ¿Cómo lo sabe?». ¿Coincide la copia del puesto con la versión publicada? ¿Hay alguna posibilidad de que todavía se use una hoja antigua del archivador?
3. «¿Puede leer esto?». ¿Está la instrucción en un idioma que el operario entiende? Y si se tradujo, ¿se actualizó la traducción cuando cambió el original?
4. «¿Quién le formó en esto, y cuándo?». ¿Hay un registro que vincule a esta persona con esta tarea antes de que empezara a hacerla?
5. «¿Qué pasa si esta característica está fuera de especificación?». ¿Conoce el operario la consecuencia para el cliente, y no solo el paso?
6. «Esta instrucción cambió el mes pasado. ¿Quién ha visto el cambio?». ¿Puede demostrar qué operarios fueron informados de la nueva revisión y cuáles todavía no?

Las preguntas 4 y 6 son las que duelen. Una matriz de formación firmada durante la semana de incorporación no responde a «quién ha visto el cambio del mes pasado», y una hoja de firmas en el puesto no demuestra que quien firmó comprendiera lo que cambió.

Dónde fallan los sistemas en papel y en carpetas compartidas

Los fallos son conocidos para cualquiera que haya preparado una auditoría de seguimiento:

• Desfase de revisiones. Se publica un cambio en el sistema documental, pero el archivador del puesto 14 sigue conteniendo la página anterior. Nadie se da cuenta hasta que alguien la saca delante de un auditor.
• Las traducciones se quedan atrás. Se actualiza el original en alemán o en esloveno; la versión en ucraniano o en nepalí que usa la mitad del turno de noche, no.
• Los registros de formación están en otro sitio. RR. HH. guarda la firma de la incorporación, el jefe de línea tiene una hoja de cálculo, y el vínculo entre esta revisión y esta persona solo existe en la memoria de alguien.
• El personal temporal se queda fuera. Están en la línea, les aplica el 7.2.2, pero a menudo no figuran en los mismos registros que la plantilla.
• Las normas de seguridad están en un documento aparte. El 8.5.1.2 espera que estén en los documentos de trabajo estandarizado. En algunas plantas están en un cartel a la entrada de la nave.

Cómo son unas buenas evidencias

No necesita más papeleo para responder a las preguntas en planta. Necesita un único registro conectado:

• Una sola versión publicada por instrucción, con historial de aprobaciones y cambios, y nada más accesible en el puesto.
• Acceso en el punto de uso: un código QR en el puesto o la instrucción abierta desde el MES con la orden de fabricación, para que el operario nunca tenga que buscar.
• Traducciones revisadas y publicadas de nuevo con cada cambio del original, para que ninguna versión lingüística se quede atrás.
• Un registro por persona y revisión: quién abrió la instrucción, quién la confirmó y cuándo. Plantilla y personal temporal en el mismo registro.
• Una breve comprobación de la comprensión para los pasos críticos o modificados (unas pocas preguntas en el idioma del operario) en lugar de una simple firma.
• Recualificación cuando toca renovar un certificado, y una nueva comprobación de la comprensión cuando cambia un paso crítico.

Con esto, la pregunta 6 se convierte en un filtro: revisión 7 de esta instrucción, publicada en esta fecha, vista y confirmada por estas personas, pendiente para estas otras.

Una comprobación previa a la auditoría que puede hacer esta semana

Elija tres puestos, incluido uno de un turno de noche o de fin de semana, y compruebe:

1. ¿Puede un operario abrir la instrucción vigente en menos de un minuto, sin preguntar a nadie?
2. ¿Coincide la revisión del puesto con la revisión publicada en su sistema documental?
3. ¿Están todas las versiones lingüísticas del puesto en la misma revisión que el original?
4. ¿Incluyen las instrucciones las normas de seguridad para el operario de ese puesto?
5. Para el último cambio de cada instrucción, ¿puede enumerar quién ha sido informado y quién no?
6. ¿Puede mostrar los registros de formación de un trabajador temporal que esté ahora en esa línea?
7. ¿Sabe explicar el operario qué supondría para el cliente un defecto en su puesto?

Si alguna respuesta es «tardaríamos un día en encontrarlo», ahí es donde estará la no conformidad.

El papel de REWO

REWO cierra esta brecha. Las instrucciones se crean como guías visuales paso a paso, con una aprobación en dos pasos y el historial completo de versiones, se traducen a los idiomas que leen sus operarios y se entregan en el puesto mediante un código QR o dentro de su MES. Cada visualización y cada confirmación quedan registradas con la persona y la revisión, y unas breves evaluaciones creadas con Forms comprueban la comprensión después de un cambio.

En VHIT, las instrucciones impresas se sustituyeron por una capa documental dentro del MES: las actualizaciones aprobadas llegan de inmediato a todos los turnos y cada consulta queda registrada con la tarjeta del operario. Hidria gestiona su trabajo estandarizado en vídeo, que se abre desde los terminales del MES.

Hay un límite que importa a los auditores: REWO registra cómo se comunicaron, comprobaron y firmaron las instrucciones. Si el par de apriete fue correcto es algo que sigue quedando en su MES y en sus controles de proceso.

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