¿Qué señales indican que sus instrucciones de trabajo necesitan una mejora?

Muchos errores en planta se deben al sistema en el que trabajan las personas más que a las propias personas: instrucciones poco claras, obsoletas o difíciles de encontrar. Redactando instrucciones de trabajo claras, las empresas pueden mejorar sus sistemas y reducir errores y accidentes. Mejorar los sistemas empieza por revisar las instrucciones de trabajo y los procedimientos operativos estándar (SOP) de la empresa.

Señales de que sus instrucciones de trabajo necesitan actualizarse

Actualizar las instrucciones de trabajo resulta difícil

La documentación debería ser una parte reconocida de la mejora continua. Sin embargo, muchos empleados evitan deliberadamente documentar procedimientos porque su sistema para crear instrucciones de trabajo es demasiado tedioso o difícil de usar. Documentar los estándares crea una base de partida para la mejora continua, así que, cuando se desanima a los empleados a poner las cosas por escrito, la mejora continua se resiente. Cuando se documenta y estandariza un proceso, por su propia naturaleza, empieza a quedarse obsoleto de inmediato. Los operarios encuentran de forma natural mejores maneras de hacer las tareas, se introducen métodos nuevos, cambian las piezas y las herramientas, etc. Si el proceso para actualizar los procedimientos es burocrático y engorroso, los documentos se quedarán obsoletos enseguida y dejarán de ser eficaces.

Sus instrucciones de trabajo están siempre desactualizadas

Cuando los documentos no reflejan la realidad del trabajo, los empleados recurren a lo que «siempre se ha hecho así» y a suposiciones, en lugar de a los estándares aprobados. El resultado es falta de estandarización y un control de calidad más débil. Si tiene la sensación constante de que sus documentos están desactualizados, es un indicio claro de que su sistema de instrucciones de trabajo necesita un método más rápido para revisar y mejorar la documentación.

Sus instrucciones de trabajo son difíciles de consultar

Encontrar el documento correcto puede parecer una tarea sencilla, pero si su empresa es como la mayoría, habrá acumulado miles y miles de archivos a lo largo de los años. Grandes archivadores con material denso y probablemente obsoleto. Aunque los documentos estén digitalizados, si se usan varios sistemas para crear, gestionar y almacenar las instrucciones de trabajo, encontrar los documentos correctos puede ser tan difícil como con sus equivalentes en papel. Si le cuesta encontrar las instrucciones de trabajo que corresponden a su trabajo, quizá sea el momento de pasar a un sistema con un enfoque más ágil de la gestión documental y la accesibilidad.

Sus instrucciones de trabajo no se usan

Probablemente el indicio más habitual de que sus instrucciones de trabajo no son eficaces: nadie las usa. Muchas veces, los redactores técnicos, los ingenieros o los especialistas en formación se esfuerzan en crear y documentar procedimientos estandarizados, pero los documentos acaban acumulando polvo porque no son lo bastante claros, son inexactos, están obsoletos o son difíciles de consultar y de mantener al día.

No puede demostrar quién vio qué versión

Un auditor o un cliente pregunta con qué versión de una instrucción trabajaba un operario en un turno determinado y si había leído el último cambio. Si la respuesta obliga a rebuscar entre hojas firmadas, archivadores de formación e hilos de correo electrónico, o si directamente no hay respuesta, su sistema no está cumpliendo su función. En normas como IATF 16949, poder demostrar que la instrucción vigente estaba disponible en el puesto de trabajo y que las personas recibieron formación sobre ella forma parte del requisito. Un buen sistema mantiene ese registro como efecto secundario del trabajo normal: cada versión, cada aprobación, cada confirmación, con fecha y nombre.

Conclusión

Las instrucciones de trabajo se han convertido en una parte indispensable del día a día de muchas empresas. Aportan estructura, sirven de vehículo para transmitir el conocimiento y contribuyen a optimizar los procesos de negocio mediante la estandarización. Al pasar a instrucciones de trabajo digitales, dispone de una herramienta eficaz para hacer visible el conocimiento de sus empleados. La digitalización también hace mucho más fácil mantenerlas al día, y con REWO Analytics tiene un registro de quién ha visto y confirmado cada versión, y cuándo.

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