Instrucciones de trabajo estándar y procedimientos operativos estándar (SOP): ¿en qué se diferencian?

Si recorre cualquier planta de producción, verá documentos cuidadosamente elaborados que ayudan a los trabajadores a hacer su trabajo. Los procedimientos operativos estándar y las instrucciones de trabajo estándar son clave para el éxito en la industria. Mejoran gracias a las revisiones de documentos, las auditorías, un proceso disciplinado de resolución de problemas y, sobre todo, las aportaciones de las personas que realizan las tareas. La documentación vigente debería ser el punto de partida de cualquier mejora. Mejore siempre la documentación existente antes de crear un documento nuevo. Más volumen no equivale a mejora continua. Mucha gente cree que procedimiento operativo e instrucción de trabajo son términos intercambiables, pero no lo son.

¿Qué son las instrucciones de trabajo estándar?

Las instrucciones de trabajo estándar (SWI) son instrucciones diseñadas para que sus procesos de fabricación sean coherentes, puntuales y repetibles. A menudo se colocan cerca del puesto de trabajo del operario. Después, los jefes de equipo y los responsables deben comprobar si los operarios utilizan la instrucción y son capaces de seguirla, que a menudo es la parte más difícil de todo el proceso.

Elaborar SWI requiere tiempo y esfuerzo. Deben recoger los mejores pasos conocidos para realizar un proceso. Las instrucciones de trabajo estándar son un resultado lógico de otras iniciativas de mejora de procesos, y también resultan útiles en proyectos de mejora posteriores. Sin SWI, los operarios y sus supervisores tienen que confiar en la memoria colectiva para seguir realizando un proceso de la mejor manera. Las SWI no sustituyen a la formación inicial, pero refuerzan lo aprendido. Puede que un operario experimentado no necesite consultar la instrucción cada día. Las instrucciones expuestas también ayudan al supervisor, que puede ver rápidamente las diferencias entre lo que hace el operario y el estándar.

Es importante revisar y actualizar con regularidad las SWI de cada tarea. Una organización que aplica el enfoque kaizen de mejora continua seguirá encontrando mejores formas de hacer las tareas, y actualizar las SWI es lo que hace que esas mejoras perduren. En la práctica, las instrucciones empiezan a quedarse anticuadas en el momento en que se crean, así que necesitan mejora continua.

¿Qué son los procedimientos operativos estándar?

Los procedimientos operativos estándar (SOP) son descripciones escritas, paso a paso, de cómo realizar una actividad rutinaria. Un SOP describe las actividades necesarias para completar un proceso conforme a la normativa del sector, los requisitos legales o simplemente sus propios estándares de funcionamiento de la empresa. Los empleados deben seguirlos siempre de la misma manera para que la empresa mantenga la coherencia. Los SOP ayudan a mantener la seguridad y la eficiencia en producción, operaciones, formación, ventas, finanzas y otros departamentos.

Un procedimiento operativo estándar nunca debería ser difícil de leer ni estar redactado de forma imprecisa. Debe ser breve, fácil de entender y contener pasos de acción sencillos de seguir. Un buen SOP describe con claridad los pasos e informa al empleado de cualquier aspecto de seguridad.

Los SOP son una parte esencial del control de calidad y de la reducción de riesgos. De la fabricación aeroespacial a la producción farmacéutica, unos buenos SOP son mucho más que burocracia. Definen quién hace qué, cuándo y dónde. Si los SOP están mal redactados o mal implantados, las consecuencias pueden ser graves. Los procedimientos operativos estándar deberían ser la base de la formación de los nuevos empleados, y deberían revisarse con regularidad para que sigan reflejando cómo funciona realmente la organización.

Diferencia entre SWI y SOP

Los SOP son documentos de nivel superior que indican a los empleados qué acciones deben realizar en distintas circunstancias; las instrucciones de trabajo describen esas acciones en detalle. Las instrucciones de trabajo no tienen por qué ser largas. Deben ser lo más claras y concisas posible, y limitarse a una tarea concreta dentro de un SOP.

Muchas empresas organizan su documentación en niveles:

• Los procedimientos operativos estándar son el nivel superior. Describen qué acciones realizar en distintas circunstancias.
• Las instrucciones de trabajo estándar son el nivel inferior. Describen el trabajo que hay que realizar con el máximo nivel de detalle. Como su nombre indica, son instrucciones para un trabajo concreto. Algunas ocupan menos de una página: solo una breve lista de pasos.

Esta jerarquía es una convención habitual, no un requisito. ISO 9001 le pide mantener la información documentada que sus procesos necesitan para funcionar según lo previsto, y controlarla. No establece cuántos niveles debe tener ni cómo debe llamarlos.

	Procedimiento operativo estándar (SOP)	Instrucción de trabajo estándar (SWI)
Finalidad	Define un proceso: qué ocurre, quién es responsable, en qué condiciones	Muestra exactamente cómo realizar una tarea
Alcance	Un proceso completo, a menudo entre varios puestos o departamentos	Una tarea en un puesto de trabajo o una máquina
Destinatarios	Supervisores, ingenieros, calidad, auditores, todos los implicados en el proceso	El operario que realiza la tarea
Nivel de detalle	Medio: pasos, responsabilidades, referencias a otros documentos	Alto: cada acción, herramienta, ajuste, comprobación y punto de seguridad
Quién lo redacta	El responsable del proceso o calidad, con aprobación de la dirección	El ingeniero de procesos o de fabricación, con operarios experimentados
Ejemplo	Procedimiento de recepción e inspección de material entrante	Cómo medir y registrar el diámetro del taladro en la pieza 4711

El papel de REWO

REWO Guides está pensado para el nivel inferior: instrucciones de trabajo visuales, paso a paso, a partir de vídeo, imágenes y texto, con aprobación e historial de versiones, que se abren en el puesto de trabajo mediante un código QR o desde su MES.

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