Instrucciones de trabajo frente a ayudas de trabajo (y directrices)

Si no utiliza con frecuencia términos como «SOP», «instrucciones de trabajo» y «ayudas de trabajo», es comprensible que piense que son lo mismo. En realidad, existen varios tipos de material orientativo que rigen la forma de trabajar de las empresas, los departamentos y cada empleado, y cada uno aporta valor de una manera distinta. A continuación vemos en qué se diferencian las ayudas de trabajo y las instrucciones de trabajo, y dónde encajan las directrices.

¿Qué son las instrucciones de trabajo?

Si los SOP establecen el «qué» y el «quién» de un trabajo, las instrucciones de trabajo indican el «cómo». Estas instrucciones paso a paso suelen ser específicas de un departamento o de un puesto, y explican cómo realizar una tarea concreta dentro de un SOP. Por ejemplo, una instrucción de trabajo explica cómo realizar una revisión de mantenimiento en una máquina. Son concretas, secuenciales e, idealmente, lo más visuales posible. La mayoría de las empresas tienen instrucciones de trabajo en alguna medida, pero muchas se beneficiarían de unas más completas y más fáciles de seguir.

Un ejemplo: una instrucción de trabajo de mantenimiento da instrucciones paso a paso para las revisiones semanales, mensuales y anuales de un equipo. La instrucción de trabajo se ajusta a un SOP de mantenimiento preventivo.

¿Qué son las ayudas de trabajo?

Una ayuda de trabajo es un material concreto destinado a ayudar a alguien a realizar una tarea con más eficacia. Unas ayudas de trabajo bien redactadas ahorran tiempo, aumentan la precisión y mejoran el rendimiento. En algunas situaciones, una instrucción de trabajo puede considerarse una ayuda de trabajo, pero las ayudas de trabajo abarcan más que indicaciones: listas de verificación, fotografías rotuladas de las piezas de un equipo, tablas de referencia, diagramas y cualquier otro material de apoyo que ayude a alguien a completar una tarea. La mayoría de las empresas ya tienen ayudas de trabajo, pero las tareas técnicas complejas suelen necesitar otras mejores.

Las ayudas de trabajo ofrecen justo la información necesaria en el momento adecuado. No sustituyen a la instrucción de trabajo; la complementan en el momento de hacer el trabajo.

Un ejemplo: un diagrama rotulado de una máquina es una ayuda de trabajo. Complementa la instrucción de trabajo que explica cómo llevar a cabo el SOP de mantenimiento preventivo.

¿Qué son las directrices?

Las directrices son recomendaciones generales que describen las buenas prácticas y establecen un marco sobre cómo abordar el trabajo. Ayudan a que las actuaciones de las personas sean más previsibles y coherentes, pero no van paso a paso.

• Una directriz no es obligatoria; es una buena práctica recomendada.
• Da una orientación en lugar de pasos exactos, y deja margen al criterio de cada persona.
• Puede cambiar con más frecuencia que las políticas y las normas, y debería revisarse más a menudo.

Mucha gente redacta instrucciones de trabajo y las llama directrices, o al revés. La prueba es sencilla: si el documento indica a alguien exactamente qué pasos debe seguir y en qué orden, es una instrucción de trabajo. Si describe principios y deja el método a criterio de la persona, es una directriz.

Conclusión

Su empresa necesita todos estos documentos, pero puede que no los tenga. Los SOP a menudo no llegan a redactarse o se quedan desactualizados porque nadie tiene tiempo de mantenerlos. Las instrucciones de trabajo suelen redactarse cuando a alguien se le pide que «documente lo que hace», y el resultado es incoherente o incompleto. Saber qué tipo de documento está redactando facilita que el personal sepa qué esperar y dónde buscar.

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