Instrucciones de trabajo digitales para la industria

Las instrucciones de trabajo digitales para la industria reúnen información de varias fuentes y la presentan en una vista única y sencilla, para que los operarios puedan tomar decisiones con rapidez. Las instrucciones tradicionales en papel no son muy buenas. Un manual de instrucciones en papel es largo, engorroso y difícil de elaborar, y a menudo causa más problemas de los que resuelve. Es difícil de mantener al día, difícil de encontrar y fácil de ignorar. Las instrucciones de trabajo digitales ayudan a resolverlo. Bien hechas, contribuyen a mejorar la calidad, a reducir los rechazos y retrabajos y a trabajar de forma más segura.

¿Cómo se crean buenas instrucciones de trabajo digitales?

Unas buenas instrucciones de trabajo y estándares digitales evitan que se produzcan errores. Para redactar instrucciones de trabajo digitales (desde el punto de vista de la empresa) y para entenderlas (desde el punto de vista del usuario final), tenemos que darles una estructura clara y lógica. Para conseguirlo, deben ser:

• Centradas en el usuario y orientadas a la tarea
• Eficaces y fáciles de entender
• Fáciles de crear y publicar
• Disponibles y fáciles de encontrar al instante

Para crear unas buenas instrucciones de trabajo digitales, debe especificar el objetivo de las instrucciones. Después, diseñe los pasos para guiar a quien las ve hasta ese objetivo. Añada elementos visuales muy claros en cada paso. Cuando el movimiento importa, use vídeo, porque muestra la acción en lugar de describirla. Añada a cada paso un texto breve orientado a la acción. Es importante recordar que el usuario final será una persona que trabaja en un entorno potencialmente peligroso. A veces hay que añadir información adicional para garantizar un entorno de trabajo seguro y eficaz.

Ventajas de usar instrucciones de trabajo digitales en la industria

Unas buenas instrucciones de trabajo digitales son fundamentales para cualquier empresa industrial, porque explican la mejor forma de completar un procedimiento concreto de manera estandarizada. Traducen el procedimiento en una forma de trabajar centrada en las personas, que permite a cualquier empleado de planta completar la tarea de forma segura y eficiente. Si proporciona a su equipo instrucciones de trabajo digitales claras y concisas, puede esperar:

• procesos en mejora continua,
• más eficiencia operativa y seguridad,
• menos tiempo de cambio de formato y de paradas de las máquinas,
• procedimientos de formación más eficaces,
• capturar y compartir el conocimiento tácito,
• una plantilla más motivada.

Control de versiones, aprobación y firma

Una instrucción digital solo es útil si todos trabajan con la versión correcta. Aquí es donde se quedan cortos la mayoría de los sistemas «digitales» que en realidad son carpetas compartidas. Importan cuatro cosas:

• Control de versiones. Cada cambio crea una nueva versión y la antigua se conserva. Puede ver qué cambió, cuándo y por qué, y volver atrás si hace falta.
• Aprobación. Un cambio se revisa y se aprueba antes de llegar a planta. El autor no es la única persona que lo comprueba y no se publica nada a medio terminar.
• Una sola versión en vigor. En cuanto se aprueba una revisión, la versión anterior se retira de todas partes a la vez. No quedan impresiones antiguas ni copias locales en el puesto.
• Firma y registro. Los operarios confirman que han leído la nueva versión. Así obtiene un registro de quién vio qué versión de qué instrucción, y cuándo.

Ese registro es lo que piden los equipos de calidad y los auditores. Cuando aparece un defecto, responde a la pregunta «¿trabajaba este operario con la instrucción vigente?» sin que nadie tenga que rebuscar en los archivadores de formación.

¿Qué software de instrucciones de trabajo digitales elegir?

Si está convencido de que debe dejar atrás las instrucciones de trabajo en papel, tiene un par de opciones para implantar un sistema de instrucciones de trabajo digitales en su organización. La primera es simplemente convertir todas sus instrucciones en papel en PDF. Pero no es algo que recomendemos. Seguiría sin resolver los principales problemas de las instrucciones en papel: solo habría hecho que sus empleados leyeran lo mismo en una pantalla. Además, los PDF en una unidad compartida no le dan ningún flujo de aprobación ni un registro de quién ha leído qué.

Si de verdad quiere crear buenas instrucciones digitales, tiene que pensar de forma diferente. En nuestro trabajo con fabricantes hemos comprobado que el vídeo es un medio infrautilizado en el mundo de las instrucciones de trabajo. A diferencia del texto y las imágenes, un vídeo le muestra exactamente lo que debe hacer, lo que deja mucho menos margen a las malas interpretaciones.

Para crear instrucciones de trabajo en vídeo podría usar un editor de vídeo como Adobe Premiere, pero puede que sea demasiado para su redactor técnico. Tendría que formarle en gestión de medios y edición de vídeo. Una herramienta específica para instrucciones de trabajo simplifica la edición y se encarga por usted de las versiones, la aprobación y la distribución.

El papel de REWO

REWO Guides convierte vídeo, imágenes y texto en instrucciones paso a paso, con aprobación en dos pasos e historial completo de versiones. Los operarios confirman lo que han leído y REWO Analytics guarda el registro de quién ha visto y confirmado qué versión, con registro de auditoría y exportación a CSV. Si quiere verlo con sus propias instrucciones, solicite una demo.

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