Cos’è il Gemba walk e perché è importante?

Il Gemba walk è uno degli strumenti più semplici ed efficaci della lean manufacturing. È una parte essenziale della filosofia lean manufacturing. Il suo scopo è permettere a manager e responsabili di osservare il processo di lavoro reale, confrontarsi con i dipendenti, conoscere a fondo il processo di lavoro ed esplorare opportunità di miglioramento continuo.

Cos’è un Gemba walk?

Tradotto dalla parola giapponese originale, il termine significa «il luogo reale». È noto anche come «il luogo in cui si crea valore». Nella pratica Lean e Six Sigma significa prendersi il tempo di osservare come si svolge un processo e parlare con chi fa il lavoro. Un Gemba walk significa quindi percorrere la tua azienda e il reparto produttivo, prendendoti il tempo di vedere come funziona l’azienda e come si svolgono i processi, e parlando nel dettaglio con le persone e i membri del team che svolgono il lavoro. Il Gemba walk viene di solito attribuito a Taiichi Ohno, spesso considerato il padre della produzione Just-in-time in Toyota.

Questo strumento della lean manufacturing ha 3 elementi importanti:

1. Vai a vedere. L’idea principale del Gemba walk è che manager e responsabili di ogni livello facciano regolarmente giri in reparto e partecipino all’individuazione delle attività che generano sprechi.
2. Chiedi perché. L’obiettivo principale di un Gemba walk è esplorare nel dettaglio il flusso del valore e individuarne i punti problematici attraverso una comunicazione attiva. Un buon responsabile preferisce sempre ascoltare piuttosto che parlare. È qui che puoi usare tecniche come i 5 perché per individuare le parti problematiche del processo.
3. Rispetta le persone. Ricorda che un Gemba walk non è un «giro del capo». Puntare il dito e dare la colpa alle persone è esattamente ciò che non devi fare. Non sei lì per giudicare e valutare i risultati. Sei lì per collaborare con il team e trovare insieme i problemi. Cerca di concentrarti sui punti deboli del processo, non delle persone.

Come migliorare i tuoi Gemba walk?

Passaggio 1: definisci lo scopo del Gemba walk

Prima di qualsiasi Gemba walk devi definirne lo scopo e il tema. Potresti cercare modi per migliorare la produttività, ridurre i costi, ridurre gli errori, migliorare il flusso o favorire idee di miglioramento. Ma devi avere chiaro lo scopo, altrimenti ti perderai e resterai invischiato in qualunque cosa stia succedendo in reparto, senza miglioramenti e risultati chiari.

Passaggio 2: comprendi il processo che stai per osservare

Se non conosci a grandi linee il processo che stai per osservare, è probabile che non riuscirai a cogliere appieno le opportunità che esistono. Quindi, prima di iniziare qualsiasi Gemba walk, assicurati di capire cosa stai per osservare, così da poter offrire il supporto, la guida e gli spunti necessari.

Passaggio 3: scegli il momento in cui osserverai

Il Gemba walk si basa sul rispetto reciproco e sull’interesse comune a rendere i processi più veloci, più sicuri, più semplici e semplicemente migliori, quindi non si tratta di cogliere qualcuno in fallo. Fissare un orario fa sì che il team possa essere avvisato e che i team leader possano essere disponibili a fare la loro parte nel Gemba walk.

Passaggio 4: vai dove si svolge il lavoro

Gemba significa il luogo in cui «si crea valore», quindi non convocare i membri del team in ufficio per farti aggiornare. Devi andare dove il lavoro viene svolto e dove si crea il valore. Un detto lean spesso attribuito a Ohno lo dice così: un responsabile dovrebbe stare in reparto abbastanza spesso da doversi lavare le mani più volte al giorno.

Passaggio 5: osserva il processo e la qualità di ciò che produce

Durante il Gemba walk l’obiettivo è sempre concentrarsi sul processo e su ciò che gli impedisce di raggiungere il suo obiettivo di massimizzare il valore per il cliente. Mentre osservi il processo, considera quindi gli input del processo e se sono adatti allo scopo. E come interagiscono il processo, gli input e i team?

Passaggio 6: riconosci come si comporta il processo nello stato attuale

Prima di saltare a soluzioni o opportunità, assicurati di dedicare tempo all’osservazione e di capire bene come si comporta lo stato attuale. Il processo funziona come previsto oppure ci sono ritardi, rilavorazioni, confusione, spostamenti e così via?

Passaggio 7: visualizza il divario tra lo stato ideale e ciò che succede davvero

Ora che hai compreso la situazione attuale, qual è lo stato ideale migliore e dove sono i divari? Lo stato ideale non deve essere uno stato futuro perfetto, ma uno stato ideale raggiungibile (dati una serie di vincoli). Ciò che vuoi individuare qui è il divario che può poi essere colmato.

Passaggio 8: cerca opportunità di miglioramento per colmare il divario

Con un divario chiaro tra stato attuale e stato ideale, quali attività potrebbero svolgere il team, i manager e i team leader per aiutare a colmarlo? Confrontati con il team, discuti le opzioni e costruisci un piano d’azione documentato per portare avanti i miglioramenti. Se il giro mostra che il modo in cui il lavoro viene svolto davvero è diverso dallo standard documentato, decidi quale dei due è corretto e aggiorna l’altro, così il giro successivo parte da una base accurata.

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