Uno standard, più stabilimenti: estendere le istruzioni di lavoro a tutto il gruppo

Chiedi a un direttore operations di gruppo in quanti modi i suoi stabilimenti svolgono lo stesso lavoro e la risposta di solito è: «uno per stabilimento, a volte uno per turno». Il prodotto è lo stesso, spesso anche le macchine sono le stesse, ma il metodo ha iniziato a divergere il giorno in cui ogni stabilimento ha cominciato a formare il proprio personale.

Questa divergenza costa denaro in modi difficili da vedere dalla sede centrale: tassi di scarto diversi sullo stesso pezzo, un trasferimento di linea che richiede mesi in più del previsto, un audit del cliente in uno stabilimento che trova ciò che gli altri stabilimenti avrebbero intercettato.

Perché gli stabilimenti divergono

Nessuno decide di gestire cinque versioni di un processo. Succede perché:

• Ogni stabilimento scrive le proprie istruzioni, di solito nella propria lingua, spesso copiando e adattando una volta il documento di un altro stabilimento senza mai più riallinearlo.
• I miglioramenti restano locali. Un metodo migliore scoperto nel turno di notte di uno stabilimento non arriva mai agli altri.
• La sede centrale non riesce a leggere ciò che hanno scritto gli stabilimenti, e gli stabilimenti non riescono a leggere ciò che ha scritto la sede. Lo standard esiste in tedesco; le istruzioni in linea sono in polacco, ceco o ungherese, e nessuno può confrontare le une con le altre.
• Non esiste un registro condiviso. Ogni stabilimento sa dire chi è stato formato su cosa, nel proprio sistema. Nessuno sa rispondere alla domanda a livello di gruppo.

In MANN+HUMMEL il punto di partenza era proprio questo: tra stabilimenti e turni, lo stesso lavoro veniva imparato e svolto in modi diversi. Usando istruzioni video per la formazione, i cambi formato e la consultazione quotidiana in postazione, hanno ridotto del 15% le inefficienze nei cambi formato e fino al 50% il tempo di formazione su alcune competenze.

Decidi cosa è globale e cosa è locale

Un errore comune è cercare di rendere tutti gli stabilimenti identici. Le attrezzature sono diverse, i layout sono diversi, le normative locali sono diverse. Una suddivisione utile:

Globale: gestito centralmente, uguale ovunque:

• Il metodo per i passaggi critici per la qualità e la sicurezza
• Le caratteristiche di qualità e cosa fare quando sono fuori specifica
• Le regole di sicurezza dell’operazione
• La struttura e l’aspetto delle istruzioni, così un operatore che passa da uno stabilimento all’altro le riconosce

Locale: gestito dallo stabilimento, riconducibile allo standard globale:

• La lingua
• I passaggi specifici delle attrezzature, dove le macchine sono davvero diverse
• Layout, flusso dei materiali e riferimenti alle postazioni
• Le integrazioni normative locali

La regola che fa funzionare tutto questo: ogni versione locale mantiene un riferimento chiaro allo standard globale da cui deriva, e ogni versione locale viene rivista quando lo standard cambia, non al prossimo audit.

Una governance che non rallenta tutti

Uno standard di gruppo sopravvive solo se modificarlo è più facile che aggirarlo.

• Un responsabile per ogni standard, di solito un ingegnere di processo o industriale nello stabilimento capofila o a livello di gruppo.
• Un iter di approvazione definito (autore, revisore, rilascio), lo stesso in ogni stabilimento, così un’istruzione rilasciata significa la stessa cosa ovunque.
• Un modo per gli stabilimenti di proporre miglioramenti, così il miglior metodo locale diventa la prossima versione globale invece di un’eccezione locale.
• Traduzioni riviste localmente prima del rilascio.
• Un ritmo di revisione legato all’uso e alle modifiche, non un promemoria in calendario che nessuno segue.

Inizia con uno stabilimento e un processo

I rollout di gruppo falliscono quando partono da «tutti gli stabilimenti, tutti i processi». Funzionano quando partono in piccolo e in modo visibile:

1. Scegli un processo che crea problemi: un cambio formato frequente, una postazione che richiede molta formazione, un prodotto che passa da uno stabilimento all’altro.
2. Costruisci lo standard in uno stabilimento, con gli operatori che svolgono quel lavoro, e dimostrane l’efficacia lì: tempo di formazione, tempo di cambio formato, difetti, preparazione all’audit.
3. Trasforma ciò che ha funzionato nel modello: struttura, iter di approvazione, nomenclatura, flusso di traduzione.
4. Estendilo allo stabilimento successivo sullo stesso processo, con gli adattamenti locali, prima di allargare il perimetro.

Trasferimenti di linea: la prova del nove

Niente mette alla prova uno standard di gruppo come lo spostamento di una linea da uno stabilimento all’altro. Tutto ciò che lo stabilimento di origine sa ma non ha mai messo per iscritto deve arrivare in un luogo diverso, spesso in un’altra lingua, di solito con una scadenza.

Le istruzioni acquisite nello stabilimento di origine, in video, dalle persone che gestiscono la linea, diventano il materiale formativo nello stabilimento di destinazione. Coloplast ha usato le stesse istruzioni REWO che girano nel suo MES per supportare il trasferimento di una linea di produzione in Costa Rica. Per l’aspetto delle conoscenze in un trasferimento, leggi il trasferimento delle linee di produzione.

Cosa misurare a livello di gruppo

• Copertura: quali postazioni in quali stabilimenti lavorano con lo standard di gruppo e quali usano ancora documenti locali.
• Aggiornamento: per ogni standard, quali stabilimenti sono sulla revisione in vigore.
• Formazione: chi in ogni stabilimento è stato formato sulla versione attuale; un’unica vista su tutti gli stabilimenti, non cinque fogli di calcolo.
• Risultato: l’indicatore operativo scelto all’inizio (tempo di formazione, tempo di cambio formato, scarti), confrontato tra gli stabilimenti.

Dove si inserisce REWO

REWO offre a un gruppo un unico luogo per le sue istruzioni di lavoro: standard condivisi accanto ai contenuti specifici di ogni stabilimento, la stessa approvazione in due fasi in ogni stabilimento, la traduzione nelle lingue di ciascuno stabilimento e la distribuzione in postazione tramite codice QR o direttamente nel MES. Le operations di gruppo hanno visibilità su tutti gli stabilimenti: chi ha visto e confermato quale revisione, stabilimento per stabilimento.

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